构建高校档案信息资源共享管理机制的思考.docx

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1、构建高校档案信息资源共享管理机制的思 考要保障高校档案的管理的高效率和高质量，就要注重现 代化的信息技术的运用。高校档案信息资源建设，把书面档 案资料进行适当加工成为电子文本资料，建立网上档案资料 数据库，建立健全档案信息共享机制，建立健全各部门的档 案信息联动机制，同时推动高中学校档案管理工作科学发展, 逐步实现现代档案资料管理信息化与自动化。但是，在现实 中，高校档案信息资源共享还存在一些列的问题，诸如档案 管理人员的缺失、重视程度不够、各部么不配合等问题。只 有将这些问题加以解决才能保证高校档案的可持续发展，一、高校档案信息资源共享的管理存在的问题1 .档案资料难以收集，高校的重视程度严

2、重不足档案作为高校各种文件的集合体，是高校建设和发展的 有力凭证。但是在实践中，高校对于档案管理的重视程度不 高，主要经费侧重于高校建设和学科建设，对于内部管理制 度的建设一笔带过。从档案管理工作实践中，可以看著学校 管理层比较注重教学管理和高校建设，学科管理和校园建设 的文件较多，而对于档案管理的相关文件非常至少，同时忽 视档案管理对教学管理的辅助作用，错误地认为档案管理工 作就是纯属于保管事务，而没有探知档案的历史性价值、指导性价值等，导致高校没有投入过多的人力物力。管理层普 遍认为保证方案不丢失、不损坏、不泄密，能够用于外调、 查档、分配等工作便可。由于高校不重视档案管理工作，所 以档案

3、管理工作人员多为兼职，专业人才缺乏，兼职人员要 么来自校内的任课教师要么来自于校外大学生，学校的任课 教师在承担大工作量教学后，难以投入精力于档案管理工作 中，而校外大学生自身经验不多，对该学校也不熟悉，所以 才会导致档案管理工作进展不顺。2 .信息化管理系统不完善，各部门配合度较低由于管理人员信息化系统不完善、缺乏现代计算机知识 以及缺少管理制度的约束，导致档案管理工作的效率及安全 性在不同程度上受到制约。此外，受学校资金的限制，学校 资金投入主要集中在教学管理上，对档案室的资金投入少之 又少，导致档案室硬件环境设施不齐全。档案管理部门配备 的扫描仪、电脑、打印机、复印机等设备非常有限，而且

4、经 久未更换，导致一些设备超负荷运转，严重影响工作效率和 质量。在以往的工作中，高校管理层主要将将档案管理工作 全权交由档案管理部门进行管理，导致档案管理的相关部门 对档案管理工作不上心，不注重对档案管理工作的配合。事 实上，档案管理工作的系统性很强，需要学校各部门间通力 合作、密切沟通才行。二、高校档案信息资源共享的管理对策1 .提升档案管理人员的职业素养和职业技能，建立专业 化的档案工作队伍做档案管理工作，不是一项简单工作，而是一项系统化 的工作，涉及到档案收集、档案修订、档案整理、等各项工 作。为了提高档案管理工作的效率和质量，高校就应该从实 际出发注重定期组织档案管理人员进行专业培训，

5、不断优化 档案管理人员的专业知识和专业技能，根据培训内容设定相 应的奖励机制，从而调动档案管理人员的工作积极性和主动 性，激发档案管理人员的工作兴趣，保证档案管理人员的工 作质量和效率。通过培训，让每一个档案管理人员能够熟悉 地掌握校史档案、了解学校档案的内容和开放策略、掌握学 校的历史和文化名人、熟悉已有的档案编研成果等。培训的 方式应该要多种，既可以邀请相应的专家进行专业讲座，也 可以将相应的档案管理人员送到专门的学校去学习，还可以 由内部组织形成相应的培训小组，从而帮助档案管理人员具 有较好的业务技巧和职业能力。管理人员能够利用培训所学 的技能技巧，运用到档案管理工作中，能够更好地对各种

6、档 案档案进行整理、分类、排序、补充等，保证档案材料更加 真实、可靠、全面，使得档案管理工作有条理、全面、系统。2 .推进档案管理工作的信息化建设，打造档案信息网络 共享平台随着科学技术的不断发展和进步，计算机网络技术已经融入进各行各业。为了档案管理工作更加先进、科学，就应 该注重运用计算机网络技术在档案管理中的运用。要推动现 代化的档案管理工作改革，实现高校档案信息资源的网络化、 数字化、信息化的目标，运用计算机网络技术不可或缺。在 档案储存方面，需要借助海量存储，保证档案信息的安全， 诸如数字光盘、移动硬盘、芯片等现代信息载体在档案管理 中已经被普遍运用。在档案查询和登记方面，运用计算机网

7、 络技术可以更加便捷、快速。在档案备份方面，运用计算机 网络计算能够解决档案的遗失所带来的一些问题，从而有效 地维护档案数据的完整性。在档案联系方面，档案管理人员 可以借助计算机网络促进不同领域、不同部门之间的信息沟 通。在高校档案信息服务上，运用计算机建立相应的服务平 台，可以有效地实现在想查询、网上等。由此可见，在档案 管理工作中，运用好计算机网络技术，能够使得工作更加有 序、合理、科学。3 .建立健全收集工作的联系制度，使档案材料更加齐全 档案整理工作作为一项系统性工作，是对高校各种工作 的文件管理工作，因而就决定了档案管理工作不只是局限在 档案管理部门之中，强调档案管理部门与其他部门之

8、间联系。 因而，高校的管理人员应该根据实际情况，加强档案材料收 集联系制度的建设。根据档案管理的自己需求，建立健全统 一性的档案管理网络系统，加强对各个部门的文件管理和收集。、建立健全各个部门之间的档案联系制度的同时，还应该 要严格做好档案材料审查工作，对不符合归档要求的材料绝 对禁止归档。对于需要归档的材料应该严格按照归档要求操 作，注重对毕业证书、学历证明等关键材料的复印件的管理。 同时，对材料书写的规范性进行审查，避免墨迹不规范影响 档案保存的年限。三、结束语随着科学技术的不断发展和进步，建立健全信息化的高 校档案管理，实现现代化的档案分享是智能化、高效化、现 代化高校建设的重要指标。所以在档案管理工作中，高校管 理人员应该从实际出发，重视档案管理的作用，建立健全档 案信息管理制度，加大档案管理人才的培养，注重信息化档 案系统建设，从而保证档案管理工作的质量和效率。