金湾公司文件和资料控制程序 C02.docx

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1、金湾有限公司文件名称文件资料控制程序文件编号JW-QP-001编制部门质管部修订日期2015年03月19日版 本C/03页 码第1页，共10页制订日期2002年05月10日日 期制订修订履历作成页码主要制订修订内容改废版次发行 版次2012-07-24P21.修改 、4. 7. 1 条款B/03C/012013-04-19全页L编号规则更改2 .文件适用范围修改为所有相关文件的管理3 增加流程图4 .修改文件格式C/01C/022015-03-191.受控文件的发放、更改和存放监督管理由监察室变更为 质管部C/02C/03发行管制章:制定审 核批准文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-1

2、0-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次10/10附近2：流程图文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次2/101 .目的对公司管理体系文件进行科学管理，保证文件的充分性、适宜性，确保各有关场所所使用文件是有效版本。2 .适用范围用于本公司管理体系所有相关文件管理，包含电脑作业资料。3 .职责3.1 1总经理：负责管理手册的批准和发行审批。3.2 管理者代表：负责编制和制订管理手册及体系内所有程序文件的批准。3.3 质管部：负责所有受控文件的发放、更改和存放监督管理。3.4 技

3、术部：负责公司内技术资料的制订、监督、更改、发放、存档管理。3.5 各部门：负责本部门相关文件的编写、修订、审核、培训和保管。4 .定义4. 1内部文件：分为体系文件和行政文件。4. L 1体系文件分为：4. L 1. 1管理手册：质量、环境、职业安全健康等。4. 1. 1.2程序文件：某一过程控制或一组管理活动控制的文件。4. 1.1.2. 1当程序成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件程序”，含有程序的文件可称为“程 序文件”。程序文件是质量、职业健康的支持文件，它规定了开展各类质量、健康安全等活动的方法 和步骤。它是对相关体系要素或某一方面活动规定其控制要点，使其程序化、文件受控状

4、态，保证体系的有效实施。4. 1. 1. 3工作文件：有关任务如何实施和记录的详细描述。作业指导书可以是详细的书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术注释、规范、设 备操作手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。作业指导书应当对使用的任 何材料、设备和文件进行描述。必要时，作业指导书还可包括接收准则。指导文件、管理规定是程序文件的支持文件，是对具体的作业活动给出明确指示的文件。 它是直接面向作业者的质量管理体系的基础文件。表格：作业活动、管理过程中各类单据、报表和记录。4. 1,2行政文件分为：行政制度、财务制度、相关通知等。4.2外部文件：4. 2.1顾客反馈的资料、提供的配方、相关

5、行业标准、检验标准、样品、产品特殊要求、图纸等，由市场部 接收。5. 2. 2供方提供的质量环境记录、体系文件、材料标准和检验记录等，由采购部接收。6. 2.3政府、行业、国家、国际发布的各类标准、通知、政策类文件、法律法规、图书等，由技术部、行管 部、质管部接收。文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次3/104. 3受控文件4.1.1 在质量管理体系有关文件中须对文件的编写、审查、批准、发布、标识、使用、处理、更改进行控制的文件。4.1.2 盖有红色“受控文件”印章标识。4.1.3 第、4.L2均为受控文件，

6、需按照受控文件发放（包括行政和财务要求的文件）。5.工作程序5.1 文件编号说明5. 1. 1管理手册编号规则J W Q M- * * * *ABCA：本公司代号（拼音缩写）B：质量手册编号C：年度6. 1.2程序文件编号规则J W Q P * *ABCA：本公司代号（拼音缩写）B：程序文件代码C：文件编制流水号（01, 02）7. 1.3工作文件编号规则J W W I * * * * *ABCDA：本公司代号（拼音缩写）B：工作文件编号代码C：责任部门代码（详见5. 1.6部门代码一览表）D：文件编制流水号（001, 002）8. 1.4图纸编号规则5.L4J悬式类金具（包括球头球窝、单双耳

7、、Y型双耳、吊环）A B C D EA：装配类型（无-压接类、J-胶状类）B：产品代码（B-球头、S-球窝、T-单耳、C-双耳、Y-Y型双耳、E-吊环）C：抗拉强度（KN）D：压接内孔直径文件名称文件编号文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02JW-QP-01修订日期2012-08-23页次4/10E:总长支柱类金具（包括针式、支柱金具、钢帽钢脚、法兰） 一_一_一_一_A B C D EA：产品代码（ZS-针上、ZX-针下、ZZS-支柱上金具、ZZX-支柱下金具、GM-钢帽、GJ-钢脚、FLS-上法兰、FLX-下法兰）B:抗弯强度（注：无抗弯要求此处空白）C：压接内孔直径D

8、：连接螺纹大径或连接孔直径（钢帽、无连接孔的针上、法兰此处空白）E:总长横担类金具（横担、悬式金具） _一口一A B C DA：产品代码（HDQ-横担前端、HDH-横担后端、XS-悬式金具）B:抗弯强度（注：无抗弯要求此处空白）C：压接内孔直径D：总长5.1.4. 4腕臂类金具A B C DA：产品代码（WB-腕臂压板、WT-腕臂单耳）B:抗弯强度C：压接内孔直径D:总长线夹类金具（水平线夹、垂直线夹、悬垂线夹） 一_一_一A B C DA:产品代码（XJS-水平线夹、XJZ-垂直线夹、XJX-悬垂线夹）B:压接内孔直径C：安装螺纹孔大径D:总高间隔棒金具（间隔棒球头、间隔棒单双耳） 一 一

9、一 A文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次5/10A:产品代码(GBB-间隔棒球头、GBT-间隔棒单耳、GBC-间隔棒双耳)B:抗拉强度要求(KN)C：接内孔直径D:总长5. 1.5外来文件编号规则J W W L * * *ABCA：本公司代号(拼音缩写)B：外来文件代码C：文件编制流水号(001, 002)注：如外来文件有文件编号时，可以直接沿用外来文件编号，当外来文件转换为内部文件有编号规则 时，则执行已有的编号规则。5.L6表格、记录编号规则J W Q R * * * * *ABCDA：本公司代号(拼音

10、缩写)B：表格代码C：责任部门代码D：文件编制流水号(001, 002)5. 1.7部门代码及文件编号序号部门部门代码管理手册编号程序文件编号工作文件编号表格编号1总经理ZJJW-QM-2012JW-QP-*jw-wi-zj-*JW-QR-ZJ-*2管理者代表GDJW-QM-2012JW-QP-*JWTI-GD-*JW-QR-GD-*3市场部SCJW-QM-2012川-QP-*jw-wi-sc-*JW-QR-SC-*4财务部CWJW-QM-2012JW-QP-*JW-wi-CW-*JW-QR-CW-*5技术部JSJW-QM-2012JW-QP-*jw-wi-js-*JW-QR-JS-*6行管部

11、XGJW-QM-2012川-QP-*JWTYI-XG-*JN-QR-XG-*7生产部ZZJW-QM-2012JW-QP-*jw-wi-zz-*JW-QR-ZZ-*8供应部GYJW-QM-2012JW-QP-*JW-WI-GY-*JW-QR-GY-*9质管部ZGJW-QM-2012JW-QP-*JW-WI-ZG-*JMQR-ZG-*10绝缘子车间JYJW-QM-2012JW-QP-*JW-WI-JY-*JW-QR-JY-*5.2内部文件管理规定5.2.1 体系文件必须包括:文件名称、文件编号、版本号、制定部门、生效日期、页码、文件内容、修订履 历、管理人员审批后的印章或签名。表格需包含：表格名称

12、、表格内容、表格编号、版本号。文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次6/10程序文件的编写需依照：目的、范围、定义、权责、程序、相关文件、表格（记录）、附件八个步骤来编写。作业指导书可依照程序文件要求来编写，但不受此限。5. 2. 3版本号规定:初版的版本号为A00,经修改后的版本号依次递增.（如，第一次修订的版本号为A01、第二 次修订后的版本号为A02、A03、A04A10.）改十次后版本变为B、C、D依次排列。（如:BOK B02、B03BIO, COK C02、C03-C10,）5.3 文件的编写、审核

13、、批准1. 3.1所有文件的编写格式，须按照规定格式,一级、二级文件格式见附件3,三级文件格式见附件4,根据 需要三级文件可使用二级文件格式。5. 3.2管理手册由管理者代表编写与更改，相关副总审核，总经理批准。6. 3. 3程序文件由管理者代表组织，各相关部门在不适宜时提出，质管部负责编写审核及更改，管理者代表 以上人员批准。7. 3. 4工作文件由各部门根据需要提出申请提交草案，监察室负责编写及更改，管理者代表以上人员批准。8. 3. 5技术文件由总工程师或总经理批准。9. 3. 6相关表格由各部门根据需要制作及更改，质管部批准。10. 3. 7行政文件由行管部组织编写与审批，重要文件由总

14、经理批准。11. 3. 8财务文件由财务部组织编写与审批，重要文件由总经理批准。12. 3. 9以上包含外来文件转化为本公司的文件。5.4 文件的修订5.4.1 1当文件不符合实际操作要求时，由更改提出部门填写文件申请表，提出修改意见交上级审批，经 批准后质管部方可进行修订。5.4.2 在修订文件时，必须在制订修订履历中写明修订日期、原内容、修订后内容、理由。（注：制 订修订履历中所有制修订历史记录均需保留，如页面不够，可增加制订修订履历表页面）。5.4.3 4. 3受文件修订影响的其它相关文件均须作相应更改，各部门需对表格作更改时应先经部门负责人批准， 经批准修订后需交质管部登记，电子档需一

15、并提供；质管部需及时更新文件管制总览表和四级 表格清单，并及时回收失效的旧文件和旧表格。以保证现场所使用的文件和表格均为最新有效版本。5.4.4 技术文件需更改时，由技术人员填写文件申请表，按审批程序审批后方可执行，同时执行5.4.2 的规定。5.4.5 当有需要时，对文件进行评审，并予以修订更新。1.1. 4. 6文字打印错误时可由制定人员或批准人在错误处画删除线手写更改并在旁边签名，列为下次更改内 容。1.2. 7文件更新后，由质管部按5. 5要求进行发放，并在文件发放回收一览表上记录发放的部门和份数 并收回旧版本。5.4. 8更改文件发放按5. 5规定执行，各部门接收到更改的文件后，要及

16、时对内部进行沟通传达，迅速将失效文件从所有发放和使用场所撤回，防止误用。文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次7/105. 4. 9各部门使用的文件，任何人不得随意在文件上更改。5.5文件的发行5.5.1 管理手册、程序文件签批原稿保存在质管部，质管部将手册转换成PDF格式，共享在公司的公共网络 盘，此文件不可打印，不可修改，各部门可以浏览及查阅。5.5.2 其它文件，均由发行部门（质管部负责体系相关文件发放，技术部负责体系内技术文件原稿的保存） 按文件发放回收一览表将盖有“受控文件”印章的文件发放到相关部门。

17、表单文件按5. 3批准后, 相关电子表单均共享在公司共享网络盘中，质管部负责文件更新后通知和在线文件的更新。发行部门 保存文件原件，文件清单统一在质管部备案。5.5.3 所有受控发行文件，均须在原件上背面盖“受控文件”章，受控发行文件在文件正面右上角盖“受控 文件”章，再按发行范围逐一发行给相关部门并登记在文件发放回收一览表中，接收部门责任人 需在文件发放回收一览表上签收，旧版文件质管部需及时回收，收回的版本统一销毁，旧版原稿 正面盖“作废参考”章存档，质管部只需保存前一版本原稿。5.5.4 各部门接收人员负责建立本部门的文件清单，定期与质管部发放的文件清单核对，确保现行使用的文 件为最新版本

18、。5.5. 5如客户或其它相关方需我司提供受控文件时，由业务需求部门填写文件申请表，统一由质管部在 文件上盖“参考文件”章和外发文件管制单一起发出。5.5. 6当使用中文件出现破损不能正常使用、文件遗失、规模扩大、人员增加需要增发时，需由使用部门填 写文件申请表，由管理者代表批准后方可发行。对于丢失文件按照密级程度，对文件丢失人做相 应行政处罚。5.5. 7当因文件因修改或其它原因失去有效性后，发行部门根据文件发放回收一览表将文件及时回收， 单独标识管理。5. 5. 8质管部需保留所有发行文件（除技术文件）以及相关附件和表格的最新电子档，各部门在制订、修订 申请文件发行时需将文件、相关附件和表

19、格一并提交给质管部归档。5.5. 9外部提供的临时性使用文件、工厂内由于紧急情况而作成的暂时性指导文件、提供给外部的参考文件 等，都必须在文件正面的右上方盖上红色“参考文件”印章。若外部文件作为本公司正式文件发放使 用，盖“受控文件”印章。5.6. 10所有表格需要委外印刷时，必须由质管部在表格背后签名确认，以确保使用表格属受控范围。5.7. 件的保管5.7.1 发行部门对所有受控文件的原件背面盖“受控文件”印章，对文件进行妥善保管。专人专柜，不管是 学习、培训、检查，必须保持文件的完整性。5. 6. 2各部门必须将文件分类存放于干燥通风且安全的地方，防止丢失、损坏和虫蛀，文件不得私自外借，

20、不得随便更改。6. 6. 3发行部门要建立文件清单及文件发放跟踪记录。7. 6.4重要文件按照绝密、秘密等级管理，控制使用人员范围。文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次8/107.1.1.1 绝密级文件：产品设计图、工艺参数。7.1.1.2 秘密级文件：客户、供方资料、财务资料、企业规划。5.7 文件的作废、销毁5.7. 1发行部门在失去有效性的受控文件的原件正面盖“作废参考”章，按文件保存期限一览表规定的 保存期限进行保管（不含表单）。5.8. 2复印件回收后将文件正面打“X”，以说明文件已作废，纸张可再次

21、利用。5.9. 3超出保管期限的作废文件或无参考价值的文件，各部门填写文件、记录销毁申请单，经部门负责 人审核后，交管理者代表批准，进行销毁。重要秘级文件需要有人监管销毁。5.8 技术资料、外来文件管理5.8.1 顾客提供的图样、规范和工艺文件等相关技术数据，此类文件的审核、批准、分发按3.0职责执行， 相关部门负责客户资料的评审，如需转化成内部文件时须在一周内完成。5.8.2 外来文件原稿需盖“外来文件”章，向有需要的部门发放并及时更新版本。5.8.3 3最新适用的法律法规及有关质量、环境管理体系国际国家标准由相关部门收集后，需及时提供给质管 部保留存档并向相关部门发放。5.9 文件的借阅5

22、.9. 1各部门根据工作需要如需借阅相关文件时，必须向文件管理责任部门说明借阅目的，取得同意后方可 借阅。5. 9. 2文件借阅人在保管场所查看的情况下，可在文件管理责任部门的监督下进行查看，否则填写借阅登 记表后，方可借阅。5.9. 3借阅文件的部门在借阅期间必须妥善的保管记录，不得擅自复印；借阅到期，要及时归还。6 .相关文件6.1 记录控制程序7 .相关表格7.1 1文件申请表7.2 文件发放回收一览表7.3 借阅登记表7.4 外发文件管制单7.5 文件记录销毁一览表7.6 外来文件清单7.7 记录保留期限一览表8 .相关附件8.1 附件1：文件保管期限一览表8.2 附件2：流程图8.3 附件3：二级、三级文件格式文件名称文件和资料控制程序制定日期2004-10-19版次C/02文件编号JW-QP-01修订日期2012-08-23页次9/10附近1:文件保管期限一览表序号文件名称保管责任部门保管期限作废文件保管期限1管理手册质管部长期4年2程序文件质管部长期4年3工作文件质管部长期3年4外来文件各职能部门长期3年5行政类文件（制度）行管部长期3年6行政类文件（通知）行管部长期3年7环境相关文件行管部长期长期保存8财务类文件财务部长期10年