办公室日常管理制度39行政办公室管理制度.docx

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1、行政办公室管理制度一、总 则（一）、为规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办 事效率，加强公司行政办公的规范化、程序化、制度化，进一步加 强管理和协调，明确公司内部管理职责，特制订本制度。（二）、行政办公室需协助总经理做好各部门之间的综合协调， 加强对各项工作的督促和检查，沟通内外联系，保证上情下达和下 情上报，逐步建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范 化管理。（三）、 本制度对公司内部行政管理工作进行统一规范，以加强 行政管理工作的有效性。二、各项细则（一）、办公室档案管理1、档案管理范围：1.1 公司文件档案：包括公司资质、公司制度、公司各部门制度标 准、方针政策、公司决

2、定、年度计划等与公司整体发展相关的有长 期保存价值的文件及资料；1.3 行政档案：会议记录、文件签发等。3. 4社会人员招聘工作标准4、负责公司人才开发管理工作4.1脱产培训人员选拔工作标准4. 2参与公司年度培训计划的编制工作标准4. 3指导公司人才开发工作标准4. 4公司部门考核工作标准4. 5公司一般管理人员职位评定工作标准5、负责指导公司高管（后备）人员考核工作4.1 公司高管（后备）人员考核工作方案编写工作标准4.2 公司高管人员答辩考核工作方案起草及参与考核工作标准5. 3参与公司高管（后备）人员考核工作标准5. 4后备人员选拔工作标准5. 5公司高管（公司中层）内部调动工作标准6

3、、负责编写部门工作计划6. 1部门年度工作计划编写工作标准7. 2部门月工作计划编写工作标准8. 3部门工作计划实施工作标准（十三）、印章管理制度1、 目的：印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章管理关系到公司正常经营管理活动的开展，甚至影响到公 司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特 制定本制度。2、 说明：公司印章主要指公章、法人私章、财务章、发票章。3、基本印章（公章、法人私章、财务章、发票章），出纳管理法人 章、发票章，会计管理公章、财务章。4、印章的使用与保管：对公司所有印章的使用均须做好申请和使 用登记，公司印章只适用于与公司相关的业务，不得从事

4、有损公司 利益的行为。如遇需带公章、财务章、法人章外出办事的使用情况时，办事人需 在财务部做好登记，标明时间、部门、用途、签字确认等。5、印章保管人有权拒绝对损害公司利益的文件上盖章。（十四）、公文管理制度1、目的为加强公司文件管理，做好公文处理工作，使之规范化、制度 化，根据有关规定，结合本公司实际，特制定本管理规定。I. 1发文的处理II. 1拟稿：按照各部门经理，拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的，由主办部门牵头拟办，有关部门协办，按规定要求拟稿。1.1. 2核稿：由部门经理初核，在面页上签名并签署日期；送行政 人事部审核，从公文规格、内容上把关。1.1. 3签发：以公司名义对外的发文，

5、由公司总经理签发。L 1.4编号：由办公室统一登记、编号、计算份数等。打印：拟办部门打印完毕，拟稿人校对并在页面上签名。1. L6分发：由办公室助理统一分发，原稿与正文1份（原件）存 档。1.2收文的处理1.1.1 拆封：当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的，由办公 室拆封；署名有关部门的，由部门拆封；由政府部门所发的文件， 由办公司拆封存档并复印给相关部门。1.1. 2登记：凡明确是公司收文的，不论以何种形式收到，都统一 由办公司登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。1.1. 3拟办：办公室根据公文内容、性质提出拟办意见。1.1. 4呈阅、呈批：根据拟办意见，由办公室助理呈送公司领导批

6、 示或分送有关部门办理。1.1. 5交办：根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文，文 书人员应提出办理时限，加强督促催办。1.1. 6办结：经办理的文件要注明办理结果和日期，然后存档。2、行文标准2.1 公司文件类根据用途，公司文件分外行文与内行文。外行文指公司对外的各种正式公文与函件，主要包括合同、 函、意向书、协议、承诺书、问卷、公告、通知等，也包括公司向 集团呈报的上行文，如总结、计划、报告、请示、报总部审批备案 等的制度等公文。内行文指仅用于公司内部交流、会商、通报、规定、纪要、存 档、标准所用的各种正式与非正式文件。主要包括交流材料、项目 材料、报告、案例分析、总结、计划、会议纪

7、要、部门申请、公司 规章制度、档案目录等。2.2 、行文标准2. 2. 1题目一般情况：黑体，3号，3倍行距，居中。题目较长须分行显示，标准为：黑体，3号，1.5倍行距，另空 一行。有副标题的，标准为：主标题为黑体，3号，副标题为仿 宋，小3号，1.5倍行距，另空一行。（1）、字体、字号与行距全部采用仿宋字体，首行缩进两字符。外行文字号采用4号 字，行距固定值28磅。内行文非正式文件一般采用小4号字，1.5倍行距。正式文件 采用外行文标准。行文一般要求：言简意赅，语言通顺流畅，用词恰当。（2）、标号根据需要，预设5级标号：1级标号：为“一、”，顶格，一般要求加粗。如特别需要突出 标题或美观排版

8、，可设为2倍行距，或段前段后间距设为0.5行 （以下同）。2级标号：为“（一），左空2字，或首行缩进2字符。3级标号：为“1、”，左空2字，或首行缩进2字符。4级标号：为“（1）”，左空2字，或首行缩进2字符。5级标号：为“”，左空2字，或首行缩进2字符。一般情况，均需按级别循序使用标号。若文章结构层次不太复 杂，可将3级标号“1、”直接用作2级标号。一般不允许反序使 用。特殊公文需要的，也可采用“第一条”格式，条下的标号要求 仍须遵从5级标号要求。(3)、段落段落正文一般左空2字或首行缩进2字符。使用硬回车结束另 起一段。段前段后间距一般设为0,有特殊需要的可设为0.5行。(4)、标点符号标

9、点符号应根据行文语言正确使用。必须在全角状态下输入。(5)、特殊格式2. 2. 3表格一般情况图标要求简洁直观。数据表一般采用Word、excel原表数据，以便改动。特殊情 况采用图片格式粘贴。格式要求：外行文，小四号，内行文，五号，仿宋字体，背 景无填充颜色，全表格线，默认粗细。特别情况可根据需要调整。 标题居上，根据章节及表格循序情况设置，格式为：“表2- 5:XXXXXXXXX 表”。2. 2. 4页码居中插入页码，采用普通格式。1. 3附件正文中有附件的，一般在附件位置标明“见附件”。有多个附件的，一般在其后附加该附件的顺序数，采用“见附件1”的格式。特殊情况，确有必要且附件较多时，可

10、在正文结束后单独附加附件 列表，字体行距同正文，每行均加粗显示。附件内容一般在正文结束后的下一页附加。多个附件的，在一 个附件内容结束后的下一页附加。格式为：新页首行顶格写“附件 1:，另起一行写附件题目及正文。一般情况附件行文标准依照本暂 行办法标准。若附件仅为参考性或重要性较低时，可参照内行文相 关标准。L4封面需添加封面时，题目放在封页第五行处，即首行后空4行后 写。采用黑体、2号字、加粗、居中。题目多行时采用2倍行距。封面落款一般为公司名称与成文时间，放在距封页尾行4行 处，采用仿宋体、4号字、加粗、居中、2倍行距。1.5 签章一般签章应将公司名称、部门名称、成文时间等信息全部 盖压，

11、如不能全部盖压时，应首先盖压时间，或在时间上加盖印 章。骑缝章尽量使每页均有，必须确保首页与尾页上的外弧线清 晰。签章要清晰端正居中。1.6 装订标准外行文一般比较正式，普通装订一般为左侧装订，在距离页面上下缘约7厘米处分别装订，装订距离左侧页面1厘米。如加装简 易塑封面的，也须先装订后再加装塑封面，以免文件脱落缺页。页 面设置一般为：左侧4厘米，右侧2. 5厘米。上下页边距根据情况适当调整，以美观为准。内行文，正式公文遵从外行文装订标准。非正式公文，一般采 用简单装订，只在左上角处装订即可。页边距左右对称设置，根据 需要调整以上文字仅为“当当城”书面材料参考标准，如有改动， 另行通知。3、文

12、件管理制度3. 1目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及 更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效 的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。3. 2工作流程：文件分类：3.2 . 1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为 内部文件、外来文件和外送文件。3.3 .2内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。如会签单、报告、工作联系函、会议文件等。3. 2. 3外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。如法律法 规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等3. 2. 4外送文件：即公司制作的对外发出的文件。如对政府、顾 客、公

13、共事业单位发出的文件等3. 2. 5专用文件：只在公司一定工作部门或业务范围内使用的专门 文件。总要求：3. 2. 6文件处理必须做到及时、准确、安全。内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。3. 2. 8文件的管理一般要经过如下几个环节：(1)、编制：文件由相关部门或个人拟写，并进行编号登记；若以 公司名义对外行文则由行政办公室统一编号。(2)、批准：文件内容和发放范围由相应的部门经理审核签发；需 要多个部门批准的，须进行会签，签发时须注明签发时间。(3)、登记：收发文(除便条、介绍信、回执等)应登记在相应的 收文发文登记本上或直接在文件上签收并及时整理文件目录。(4)、发放：资料员根

14、据批准的发放范围进行分发。制度文件换版时，由行政办公室根据发放清单发出新版文件。(5)、借阅：文件需要借阅或复印时，借阅人应填写文件借阅登记表或图纸借阅登记表。公司文件不外借给其他单位，如遇特 殊情况，需经总经理批准。(6)、归档：将整理过的有保存价值的文件向行政办公室移交，无归档或存查价值的文件，经鉴别和部门领导确认后销毁。(7)、在文件处理时限方面，一般文件2个工作日，加急文件1个 工作日(加急文件可加盖加急章)。(十五)、员工用餐及餐厅管理制度1、餐费标准：中午为员工免费提供午餐，每人8元/份标准。2、就餐时间:11:0013:00o3、公司统一放假期间餐厅不提供服务。4、因公外出误餐者

15、，可申报误餐费：午餐8元。5、员工自备餐具用餐。6、各部门于前一天将用餐人数报给后勤部门，如因特殊情况增减餐 数，请及时告知后勤部，以免造成浪费等现象。7、请文明用餐：餐厅内不得随地吐痰、吸烟、禁止喧哗、按规定取食，避免浪费。2、管理部门。公司的档案介质可以为纸质档案和电子档案，行政办公室负责备档管理。3、管理职责。保证公司及各部门的资料齐全完整、安全保密和使用方便。（二”办公环境管理1、每个员工都有责任维护办公环境，办公室内禁止吸烟。2、员工应爱护公共设施，节约使用办公用品，注意公共卫生。3、每周进行卫生联检。（三）、办公室安全和秩序1、每天下班最后离开公司的人员应在离开办公室时将门窗锁好并

16、切 断电源。2、不要将私人访客带入办公室。3、离开办公室前，将贵重物品、文件档案柜和抽屉锁好。4、不得在办公室内打闹、嬉戏、大声喧哗。5、工作时间内不应无故离岗、串岗，出去办事要及时和相关领导请 假，并填好单据上交行政部。6、各个部门应相互协调、配合、团结、互助，严禁互相推诿。（四”办公电话管理1、公司的电话主要作为方便与外界沟通、开展业务之用，员工不得 使用公司电话拨打私人电话。2、员工接听电话应使用普通话及礼貌用语。（五）、员工礼仪管理1、员工头发要保持整洁、自然，不得披头散发；指甲不能太长，不 得涂抹带颜色的指甲油。2、员工统一着工作装，员工工装、工牌要穿戴整齐，不得穿奇装异 服。3、员

17、工应注意自己的仪容仪表、行为举止和公共礼仪，做到文明、 礼貌待客，主动、友善地打招呼、问候；耐心应答，不厌其烦。4、在任何场合应使用普通话，语气温和，音量适中。（六”例会管理制度1、目的：1.1 实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；1.2 提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；1.3 集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；1.4 协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2、公司例会定于每周三举行，由副总经理主持，各部门经理列席。3、部门例会可由部门自行决定，由各部门经理主持，部门员工列 席。4、会议主要内容：4.1下达公司会议的精神；4. 2听取各部门经理对所属

18、部门工作的汇报，做好各部门工作的周 总结和计划，以及需提请总经理或其它部门协调解决的问题；4. 3对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因 并及时改正、总结；4. 4探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总 结，以达到整体经营目标的实现；4. 5对上期工作总结，并部署下期工作任务；4. 6每周会议议题的讨论；5、例会参加者在会议上要畅所欲言各持己见，允许持有不同观点和 保留意见，但会上一但形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯 彻执行；6、严守会议纪律，保持会议秘密，在会议决策未正式公布之前，不 得私自泄漏会议内容，影响决议实施；7、参加公司例会人员原则必须参加例会，

19、特殊情况向部门领导请假，无故不参加者按公司考核办法进行考核。（七”行政审批流程1、所有部门需提项目审批单，填写好部门、时间、需审批内容、部 门经理签字等。2、此项目审批单经由总经理签字批准后方可生效。3、总经理签字确认后将此项目审批单下发至相关部门执行。（八”会议室、VIP室使用管理制度I、部门使用VIP室须提前告知行政人事部，领取会议室钥匙，行政 人事部做好相关记录；2、每周例会可以使用会议室；3、部门使用会议室、VIP室须提前一天和行政人事部申请：3.1使用会议室、VIP室的部门，须爱护会议室、VIP室的设施，保 持会议室、VIP室的清洁，用后应及时清理烟灰缸，打扫卫生、检 查卫生，锁好门

20、，关好窗，将钥匙归还给行政人事部；3. 2任何部门和个人未经行政人事部同意不得将会议室、VIP室的各 种设备拿出会议室、VIP室或转作他用；3. 3会议室、VIP室的卫生每周至少清理一次，遇有会议时，要一次 一清洁；3. 4每次会议之前，管理人员应进行检查电源、配备饮用水； 3. 5会议室的管理人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿。（九线更衣室管理规定1、更衣室的管理1.1 公司更衣室的使用分为男、女更衣室，不得混用。1.2 员工不得在更衣室中休息、抽烟、娱乐，应爱护更衣室的设施，不允许在室内乱写乱画，张贴等。1.3 员工应自觉爱护更衣室卫生，更衣时不得随意吐痰，乱丢纸屑 杂物及其他物品。1

21、. 4更衣室内除清扫用具及更衣用凳外。一律不准摆放其他物品、 物件、工具等。1.5更衣室内要注意安全防火，后勤部将其纳入防火责任区，制定 人员负责，配备消防器材。2、更衣柜的管理2. 1工装及私人物品必须放在更衣柜内，不得挂在更衣柜门上、更 衣柜顶上或地面上，否则一经发现，对相关人员处以一次5元罚款 并记录在员工档案内，作为员工评优和晋升的参考依据。2. 2更衣柜每人一格，一锁，注上姓名，由使用人负责使用保管， 损坏酌情赔偿，并负责柜子内外的卫生。2. 3衣柜破损需及时上报行政部门，以便修理，修理费用如自然损坏由公司负责；如是使用人自己损坏则自行承担。2. 4更衣柜必须上锁，柜内请勿存放贵重物

22、品，一旦遗失责任自负。（+）、员工公告栏管理制度1、员工公告栏由行政人事部负责管理。2、员工公告栏的内容：2.1 各种文件的公示；2. 2公司活动的宣传；2. 3激励性的名言警句；3、不允许私自涂抹乱画。（十一）、保密制度1、为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。2、公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。3、公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：3. 1公司重大决策中的秘密事项；3. 2公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；3. 3公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录;3. 4公

23、司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；3. 5其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、 通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。4、公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。4.1绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；4. 2机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重 的损害；4. 3秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损 害。5、公司秘级的确定：5.1公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资 料为绝密级；5. 2公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营 情况为机密级；5. 3公

24、司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场 或尚未公开的各类信息为秘密级。6、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政办公室派专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由行政办公室负责保密。7、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。8、不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。（十二）、考核管理岗位工作标准1、负责修订公司人才开发管理规定1.1 信息收集工作标准1.2 新建制度工作标准1.3 修订制度工作标准1.4 贯彻制度工作标准2、负责编写公司（公司）人力资源发展规划1. 1工作方案的编写和实施工作标准2. 2初审公司（公司部门）规划工作标准2. 3编写公司（公司）规划工作标准3、负责编写、实施公司年度人才招聘计划2.1 完善用人标准工作标准3. 2编写招聘计划工作标准3. 3应届毕业生招聘工作标准