2022 年最新常见公文写作格式和文件排版格式.docx

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1、2022 年最新常见公文写作格式和文件排版格式 常见公文写作格式和文件排 版格式 公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指国家行政机关公文处理方法中规定的13种行政公文和中国共产党机关公文处理条例中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。 1文种 全国党的机关公文以中共中心办公厅发布自1996年5月3日起施行的中国共产党机关公文处理条例规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、确定、指示、看法、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的国家行政机关公文处理方法规定执行，国家行政

2、机关公文文体主要有吩咐（令）、确定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、看法、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，吩咐、公告、议案为行政机关公文专用,不行混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文 种运用。党的机关除条例所确定的文种外均不行干脆行文，但可作为印发、颁发式通知的附件行文。例如，关于技术练兵比武的方法可以改成关于印发技术练兵比武的方法的通知，不能作为文种运用的还有总结、安排、支配、要点、细则等。三是请示报告函混用。例如：关于办公自动化所需经费的报告是要求上级解决问题，应当用请示而不是报

3、告。报告是向上级机关汇报工作、反映状况、答复上级机关的询问的，不须要回复；而请示是向上级机关恳求指示、批准的，须要回复。有时也存在请示和函混用。方法规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，恳求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺当，向不相隶属的有关主管部门恳求批准时，有意将函用成请示，如县办公室关于追加2022年度办公经费的请示（给县财政局），应改为县办公室关于追加2000年度办公经费的函。 2纸张和排版 中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理方法公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为隐私等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标

4、题、主送机关、正文、附件说明、抄 送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 中国共产党机关公文处理条例、第九条规定，公文用纸可采纳16开型（宽184mm长260mm），也可采纳国际标准A4型（宽210mm长297mm）。国家机关公文用纸的采纳A4型纸。 采纳A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm1mm”，订口（左白边）为：28mm1mm，地脚（下白边）为：35mm1mm”，翻口（右白边）为：25mm1mm”，版心尺寸

5、为：156mm225mm（不含页码）”。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。 采纳16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：40mm1mm”，订口（左白边）为：25mm1mm，地脚（下白边）为：25mm1mm”，翻口（右白边）为：20mm1mm”。正文用3号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。 公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各14处，允许误差4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm，一般为4mm。 公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页

6、以后的页不标页码。 3发文机关标识（文头） 又称“版头”，中国共产党机关公文处理条例规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加 括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识原则上应运用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，举荐运用高22mm宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“县档案局”，不必写为“省县档案局”或“市县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一

7、般按党政军群的依次排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文头，打印“黑头”文件，严峻影响了公文的肃穆性。 4发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不行有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“发”，职能部门代字多为“字”。二是“”不对，年份应标全称，用六角括号“”括住，六角括号（）可在word软件“插入符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5

8、号误编为005号；四是加“第”字。如方发20225号写为”方发2022第5号” 5签发人 上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 6红色反线 红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。须要留意的是，党委的可在红色反线中间标，政府序列不标。 7标题 标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种状况，一是机关内部运用的公文，标题中省略在落款处写机关名称

9、；二是法规类公文。令、吩咐等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不运用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的山西省民政厅关于加强民政工作的通知，其标题拟为县民政局关于转发市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿”，改为县民政局转发山西省民政厅关于加强

10、民政工作的通知。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清晰，而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不精确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介 词结构等运用不当，从而造成了公文标题事由不清晰、不精确，如县工商局关于摆摊设点的确定，此确定对摆摊设点原委是禁止还是准许、摆设地点等不明确、不详细，依据该文的内容，应改为县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的确定。 公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2

11、号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题假如字数偏多，须要分行排列，分行时须留意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。 8主送机关 主送机关是指公文的主要接收机关，应当运用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”究竟。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送

12、机关的排列形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标 识，回行时仍顶格，最终一个主送机关名称后标全角冒号。看法、确定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，假如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，假如发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采纳“各有关部门和单位”等方法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。中

13、共中心行文主送单位可为“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中心各部委，国家机关各部委党组，各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中共中心、国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区党委，中心和国家机关各部委，各人民团体”。 9正文 正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。如，据办202212号文关于的通知，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据关于 通知（办202212号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层

14、次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”“二、”“三、”其次层用 “（一）”“（二）”“（三）”第三层用 “1、”“2、”“3、”第四层用 “（1）”“（2）”“（3）”目前一些公文序数数词仍旧存在运用不规则的状况，要留意序数数词的写法，一、下面是顿号，1.下面是圆号，而（一）和（1）括号外面是不带顿和点号。看法等公文为了便于查阅引用，第一层用“一、”“二、”“三、”其次层用 “1、”“2、”“3、”一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了详细的执行要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最终用“特此通知”回行空两格作结。通告可写“

15、特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当否，请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”“请探讨后函复”“请同意”“请批准”。 10附件 公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角其次行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是：在一些转发、印发的文件中，将附件置于版记（公文主题词以下）之后，这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式

16、上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。 11成文时间 成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文标准规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“”不能写为“零”，一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确，依据惯例一般用数字标全。成文日期详细的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。 12署名和印章 单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）。 公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章肯定要与发文机关的名称一样，因故需用别的印章代替时

17、，应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采纳下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。当印章下弧有文字时，采纳中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要留意只能采纳同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm. 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应实行调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得实行标识“此页无正文”的方法解决。新方法规定 13附注 附注一般是对公文的

18、发放范围、运用时需留意事项等状况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。根据国家行政机关公文 处理方法规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。 14主题词 “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般状况下，一篇公文可标15个主题词，但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出精确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加，以便区分。 15抄送机关 公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体

19、字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最终一个抄送机关后标句号。排列依次一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、人大、政协、法院、检察院、其他单位的依次排列。假如主送机关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是：一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他须要告知公文内容的 上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍旧沿用抄报一词。目前，公文无论是对上级还是对下级抄送，概用抄送一词。不再运用抄报一

20、词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。 16印发机关和印发时间 印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。 17份数 份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。政府机关公文按新方法规定已经取消了份数。 本文来源：网络收集与整理，如有侵权，请联系作者删除，谢谢！第14页 共14页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页第 14 页 共 14 页