学工管理系统.docx

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1、学工管理系统功能白皮书学生工作管理系统功能白皮书目录11 系统建设背景12 系统简介23 系统使用对象34 系统功能结构45 系统特点56 系统功能说明76.1 综合管理76.1.1 学生基本信息管理76.1.2 学生扩展信息管理116.1.3 综合测评管理116.1.4 学生档案管理126.1.5 投保理赔管理146.1.6 事务申办管理146.2 奖惩管理156.2.1 奖学金管理156.2.2 荣誉称号管理166.2.3 违纪处分管理176.3 资助管理186.3.1 困难生管理186.3.2 助学金管理196.3.3 困难补助管理206.3.4 学费减免管理206.3.5 勤工助学管理

2、216.3.6 国家助学贷款管理226.4 思政管理236.4.1 辅导员管理236.4.2 院系学工负责人管理246.5 统计报表246.6 系统管理256.6.1 事务提醒功能256.6.2 消息功能256.6.3 用户权限管理256.6.4 限定配置管理256.6.5 菜单管理276.6.6 在线帮助277 运行环境要求288 典型客户291 系统建设背景随着高等教育的不断改革和发展，高校学生工作管理随之遇到很多新的课题，面临着巨大的挑战和机遇，具体表现在：1、高校招生规模不断扩大，采用传统的手工方式费时费力高校招生规模的扩大，带来了各级学生工作管理人员负责的学生数量的逐步增加，采用传统

3、的手工方式处理日常业务，需要管理人员投入更多的时间和精力，也要求投入更多的人力和财力。2、更加灵活的学生培养机制、学分制的推广给学生工作带来了困难学生培养机制的逐步灵活，适应了高校培养综合型人才的要求，但是灵活的培养机制，带来了学生的上课时间和课余时间的不统一，学生的管理部门根据培养机制不断的变化，势必减少了与学生的沟通时间和对学生的了解，也不利于尽快的掌握学生的第一手资料。3、多校区建设，给学生事务办理造成了困难目前，多数高校都存在多校区情况，不同校区的学生管理要求学生工作者不停的在多个校区之间奔波，导致有效工作时间减少和工作效率降低。很多时候，跨校区的学生工作只能完成一些事务性的申请审核。

4、4、人性化管理的要求，带来执行过程中的工作效率降低人性化的管理要求刚性管理和柔性管理相结合，在刚性管理中加入柔性管理的因素，在柔性管理中使用刚性管理的规定。但是，这样经常导致执行管理规定的过程中需要反复宣传和强调，并且容易出现失误，管理的规定难以落实。如何解决上述问题已经引起越来越多的高校和同行的关注。目前，更多的高校倾向于通过信息化的建设，逐步解决上述问题。金智在参与学校学生工作管理系统的建设中，解决了多家高校学工业务面临的问题，并结合高校学生工作管理的特点，利用先进成熟的计算机技术、数据库技术及网络技术为基础，自行研发形成了金智高校学生工作管理系统。学生工作管理系统的建设，必将开创高校学生

5、工作的新局面。2 系统简介学生工作管理系统本着实用、先进、开放、可靠、可扩展的设计原则，采用 J2EE 结构技术，将先进的办公自动化管理思想和教育管理思想溶于系统之中,采用数据驱动、分级管理、组件化部署、模块化组装的设计思路，将个人办公、日常管理、组织管理以及系统维护等模块有机的集成，实现高校学工管理的数据信息化、流程信息化、决策信息化，最终达到数据共享、管理自动化、管理智能化的目的。系统集中了综合管理、奖惩管理、资助管理、思政管理等子系统大类，优化业务流程，数据共享一致，围绕着学生从入校到离校的过程，对各类业务流程进行整合；通过子系统间的通知机制，实现了日常管理工作超越时间和空间的交流机制，

6、大大提高了学生工作的效率。学生工作管理系统功能白皮书3 系统使用对象角色说明学生学工事务申办、个人相关信息查询辅导员、院系学工负责人学工事务审核、查询所管理的学生相关信息学生处相关管理老师学工事务审核、查询全校学生相关信息系统管理员学工系统设置、权限分配294 系统功能结构学工管理系统综合管理奖惩管理资助管理思政工作系统管理学生基本信息管理学生扩展信息管理综 学 投 事合 生 保 务测 档 理 申评 案 赔 办管 管 管 管理 理 理 理奖 荣学 誉金 称管 号管理 理违纪处分管理困难生管理助学金管理困难补助学 勤费 工减 助免 学国家助学贷款管理辅导员管理院系学工负责人管理事务提醒功能系统配

7、置统计报表消息功能用户权限管理菜单管理在线系统帮助资格限定数量限定金额限定5 系统特点1、学工数据互通、共享，保持学生数据的一致性、及时性、有效性；可以通过多种方式同其他部门 （如教务等） 进行数据对接，实现学生基本数据的互通和共享。同时，定时的数据更新保证了数据的及时和有效，消除了“信息孤岛”。2、在统一的学工管理上平台实现数据互通和工作协同；通过本系统，学生处内部各科室之间，学生处与院系、辅导员、学生之间可以达到信息及时互通 （如：学生和老师都可以及时看到学生申请目前处在什么状态,奖惩和资助之间数据共享），通过申请和审核、流程的自动扭转，做到协同工作。同时，网络化的申请和审核可有效缓解由于

8、多校区带来的空间上的限制。3、基于业务构建平台，丰富的配置性信息，使得系统能很好的应对学校业务的调整；每个子系统中都有专门的配置模块，这些配置性的信息影响着学生、辅导员、院系等用户的操作，体现着学校的管理思想，支持着业务的调整。同时，学工系统采用业务构建平台，可满足系统的快速开发，为系统的易扩展性和易维护性提供了基础。4、采用学校统一的标准和规范；采用学校统一的标准和规范，可保障数据的自由流通，实现良好的跨平台能力。5、灵活的资格和数量校验；可自定义资格和数量限制，同时系统可根据设定好的资格和数量限制，对不满足资格的学生进行自动过滤，对于超过审核人数的审核操作进行提示和控制，从而在管理和操作上

9、逐步减轻学工老师工作量。6、便捷的数据上报和信息统计；大量采用统一编码的学工数据，方便灵活的报表功能，满足数据上报的要求，以及校外单位的数据需要，如银行、保险公司等。7、模块化、组件化的软件结构，便于拆分组合；各个子系统可以自由拆分、组合，最大限度满足不同高校的个性化需求，满足处在信息化建设的不同阶段、不同规模的高校学工系统建设的需要。8、灵活、方便的权限配置；采用 RBAC 权限模型，通过用户、用户组、角色、权限关系定义，逐级分配和组合，使得权限的配置更加便利。同时，动态用户组的设立，更是使得系统在权限配置方面如虎添翼。9、基于先进成熟的技术，提供强大的网上服务；基于先进的 J2EE 体系架

10、构和 Oracle 数据库，为业务系统的稳定性和和数据的一致性提供了有力保证。10、采用安全可靠的体系架构，全面的安全策略。可通过统一身份认证，实现业务数据和身份认证数据分离，同时提供对用户信息、用户访问、数据传输、数据存储等多方面的安全控制，确保学工数据管理的可靠性和安全性。6 系统功能说明6.1 综合管理6.1.1 学生基本信息管理1、学生基本信息填报学生网上填报自己的基本信息，包含：出生日期、证件号码、籍贯、生源地、就读方式、户口所在地、血型、健康状况等。2、学生基本信息维护学生基本信息管理老师、院系学工负责人、辅导员可以维护和查询自己可管理学生的基本信息，查看的时候可以自行定义需要查看

11、的信息内容，可以直接对感兴趣的信息进行排序；系统可根据多种条件进行查询、查询的结果可以导出成其他数据文件格式（如Excel/DBF 格式）。学生的学籍信息支持和教务系统学籍数据同步。学生基本信息维护页面3、学生相关信息查看学校学生基本信息管理老师、院系学工负责人、辅导员可以按学生个人查看学生的在校综合表现情况。个人相关信息查看页面4、学生信息确认和变更学生可以对个人基本信息进行确认和变更，管理员可设置审核流程、各流程中可维护的字段信息，审核后系统自动更新基本信息；未进行确认的学生可由老师进行强制确认。5、班级管理学生行政班级的管理工作如果归学生处进行管理，则本功能可以手工维护班级情况或者设置规

12、则批量生成班级。6、学籍异动管理学生的学籍异动如果学生处可以维护，则本功能提供学生学籍异动的操作以及学籍异动信息的查询。否则，利用数据交换获得数据进入本系统，此时系统仅提供学生的学籍异动信息查询功能。7、快照管理为解决学籍异动对评奖评优的影响，学校学生基本信息管理老师可以设置一个固定时间 （如每学年末） 系统自动保存学生的基本信息数据备份或者手动进行备份，以便在新的学年进行奖学金、荣誉称号的评定工作的时候仍然可以根据上学年学生学籍异动之前的情况进行评比。8、报表系统提供可自定义的学生基本信息明细表和统计表。用户可自行选择需要的字段后保存成打印方案，进行报表的统计和打印。学生基本信息明细表学生基

13、本信息统计表6.1.2 学生扩展信息管理1、扩展信息填报学生可网上填报自己的扩展信息，包含：家庭成员信息、工作经历信息、教育经历信息、培训经历信息、社会实践信息、其他校内外奖励信息、校外证书信息、语言能力信息。2、扩展信息审核及维护对于学生提交的扩展信息，辅导员对每类信息（例如：家庭成员）逐个审核，院系学工负责人和学校学生基本信息管理老师可以代为审核。辅导员、院系学工负责人、学校学生基本信息管理老师也可以根据自己掌握的情况直接维护管理范围内的学生的扩展信息。6.1.3 综合测评管理1、测评方案管理可针对不同年级可以设置不同的测评方案，每套测评方案可以由用户自行定义方案组成细则，如每个测评项的计

14、算方法、权重、最高分、最低分、是否需要排名等信息。2、测评环节管理可设置每套测评方案目前需要使用的学年学期，测评过程中每个测评环节的参与人员、参与时间等信息。3、学生填报和评定管理根据学校综合测评管理老师设置的时间段和测评环节，学生进行系统录入自我评测的结果；如果涉及到学习成绩，在条件成熟的情况下，可以从其他系统获取来自动计算。辅导员在系统中根据学生的填写情况和班级的评定结果，调整学生的测评成绩。综合测评填写页面4、成绩排名和归档管理学校综合测评管理老师在全校综合测评整个工作完成后，进行全校参评学生测评总成绩计算：计算每个学生最终获得的分数、班级排名、年级专业排名。5、测评信息查看管理学生、辅

15、导员、院系学工负责人、学校综合测评管理老师可以查看已经评定完成的学生综合测评成绩以及各项排名。6.1.4 学生档案管理系统提供学生档案目录管理，可以方便学校对档案进行管理和查找，节省档案接收、查询、和移交工作的时间，以及档案借阅、毕业交寄和调档管理。1、档案材料管理学校学生档案管理老师根据本校对学生档案管理的需要设置学生档案中需要保存的材料清单。2、档案建档管理学校学生档案管理老师或者院系学生档案管理老师在系统中录入或者导入学生档案的接收情况以及档案材料清单来建档。学生建档信息3、入档抽档管理学生在校期间，所受的奖惩等文件需要进入学生个人档案，对于零星操作，学校学生档案管理老师或者院系学生档案

16、管理老师直接在系统中进行。对于大批量操作，建议使用建档中描述的批量操作方式进行。4、档案借阅管理学生档案管理老师或者院系学生档案管理老师在系统中登记学生档案的借阅和借出情况。5、档案交寄与调档管理学生档案管理老师或者院系学生档案管理老师在系统中登记学生档案的交寄情况和调档情况，记录档案去向等信息。6.1.5 投保理赔管理1、保险公司和险种设置可维护在学校开展保险业务的保险公司清单，以及设置的奖种信息2、投保管理系统支持两种投保模式：投保模式一：学校组织投保。批量设置学生都投保，学生到网上申请不投保后，老师审核。然后确定投保的学生名单。集体投保投保模式二：学生自愿投保。学生网上申请投保后，老师审

17、核确定投保的学生名单。3、理赔信息管理负责理赔的老师可录入或者导入学生的理赔信息。学生、辅导员、院系可查看学生的理赔记录。6.1.6 事务申办管理系统提供暑假留校、学生证补办等事务的网上申办功能，还可以根据学校的需求扩展，满足学校自定义增加网上办理事务的种类，方便系统功能扩展。事务申办包括以下功能：1、事务定义可定义多个要处理的事务类型。可自定义各个类型需要记录的字段信息、配置审核流程。2、事务申请审核管理学生可网上申请事务，老师根据流程设置审核学生的事务申请，终审后形成多个事务的终审信息，可方便的进行查询。定义申请的字段信息6.2 奖惩管理6.2.1 奖学金管理1、奖学金设置管理学生处可自行

18、维护多种奖项、设置各个奖项的审核流程。如：综合奖学金、国家奖学金等。2、奖学金开通管理在每次评定前，可计算满足获奖条件的学生、各院系的名额分配情况、是否开放学生申请、申请的起止时间等。3、学生申请和审核管理学生网上填写申请表，提交后老师根据设置的流程进行审核。审核过程中可进行提名或破格提名。终审后确定获奖的学生名单。之后，可导出获奖名单公示或者交由财务进行发放。公示未通过的学生可撤销。4、奖学金自动评定管理可根据奖项设置中的条件、名额分配以及综合测评中的成绩，自动的生成获奖人员名单，自动生成的获奖名单可提交到流程中的任一环节进行审核。奖学金审核页面6.2.2 荣誉称号管理1、荣誉称号设置管理学

19、生处可自行维护多种荣誉称号（个人或班集体），如：三好学生、优秀学干、优秀班集体等，设置各个荣誉称号的审核流程。2、荣誉称号开通管理在每次评定前，可计算满足获奖条件的学生、各院系的名额分配情况、是否开放学生申请、申请的起止时间等。3、申请和审核管理对于个人荣誉称号，学生可网上填写申请表，根据流程的定义，老师可网上审核；对于班集体荣誉称号，辅导员代所管理的班级进行申请。审核的过程中，可以进行提名或破格提名。终审后，形成获奖的清单，可通过明细表将评定结果打印出来后公示。对于公示未通过的学生可进行荣誉称号的撤销。6.2.3 违纪处分管理1、违纪处分设置管理设置违纪的类型和处分的类型。2、违纪院系上报与

20、审核各院系上报自己院系学生的违纪情况，并给出处分建议。学生处进行审核给出初步意见后，在最终的处分做出后，登记学校的处分意见。3、违纪处分信息管理记录已经存在的违纪处分的撤销和解除情况4、违纪处分查看学校违纪处分管理员、院系学工负责人、辅导员都可以看到自己所管理的学生的违纪处分情况。学生可看到自己的违纪处分情况。违纪处分填写页面6.3 资助管理6.3.1 困难生管理1、困难生设置管理设置学校的困难生等级、家庭类型、奢侈品类型、以及申请起止时间、审核流程等信息。2、困难生申请认定管理学生在申请时间内网上填写困难生认定表格上的相关信息，提出困难认定申请，申请提出后可查看申请的处理状况。根据设定的流程

21、，老师可以查看自己所管理的学生中目前等待处理和已经处理的统计情况；可以查看学生填写的申请表中的信息和该学生在学校的表现，可以修改学生的困难等级等信息；可以批量审核通过或驳回学生的困难生资格认定申请，可提名学生为困难生。困难生申请页面3、家庭突发事件管理学生在任意时间均可以到系统中登记家庭突发事件，学生处审核通过后，形成家庭突发事件学生名单。辅导员、院系和学生处都可以将发生家庭突发事件的学生提名为困难生，经过审核后加入到困难生库中。6.3.2 助学金管理1、助学金设置管理学生处可自行维护多种助学金（如：国家助学金等）、设置各个助学金的审核流程、发放月份等。2、助学金开通管理在每次评定前，可计算满

22、足获奖条件的学生、各院系的名额分配情况、是否开放学生申请、申请的起止时间等。3、学生申请和审核管理学生网上填写申请表，提交后老师根据设置的流程进行审核。审核过程中可进行提名或破格提名。终审后确定获得资助的学生名单，可停发或续发学生的助学金。另外，确定的获资助学生名单可导出公示。公示未通过的学生可撤销。4、助学金发放管理根据设置的发放月份以及停发的情况，系统给出预计发放的清单以及金额。可导出后交由财务进行发放。6.3.3 困难补助管理1、困难补助设置管理学生处可自行维护多种补助类型（如：秋季伙食补助、服装补助等）、设置各个困难补助的审核流程、补助方式等。2、困难补助开通管理在每次评定前，可进行各

23、院系的名额分配、是否开放学生申请、申请的起止时间等。3、学生申请和审核管理学生网上填写申请表，提交后老师根据设置的流程进行审核。审核过程中可进行提名或破格提名。终审后确定获得资助的学生名单。同时，确定的获资助学生名单可导出公示。公示未通过的学生可撤销。6.3.4 学费减免管理1、学费减免设置管理学生处可自行维护多种减免类型、设置各个学费减免的审核流程、减免方式等。2、学费减免开通管理在每次评定前，可进行各院系的名额分配、是否开放学生申请、申请的起止时间等。3、学生申请和审核管理学生网上填写申请表，提交后老师根据设置的流程进行审核。审核过程中可进行提名或破格提名。终审后确定获得资助的学生名单。同

24、时，确定的获减免的学生名单可导出公示。公示未通过的学生可撤销。6.3.5 勤工助学管理1、岗位管理学生处可设定使用勤工助学的单位信息，并设置各个单位的负责人。每次申报岗位时，这些单位负责人发布本单位的用工信息，经过学校审核后，形成全校的用工信息。2、学生上岗管理学生可针对学校开放的岗位进行申请，学生申请时，受到岗位上设定的条件限制。申请后用工单位和学校进行审核，最终确定学生的上岗信息。用工单位和学生处也可自行终止或添加上岗的学生信息（受人数限定）。3、考核管理用工单位上报本单位的在岗的勤工助学学生的考核结果，学生处可设置考核的等级，且可以看到考核的结果。4、报酬管理用工单位上报本单位在岗的勤工

25、助学学生的报酬，学生处进行审核。或者学生处直接进行在岗学生的报酬计算。最终的学生报酬情况可通过报表导出，交由财务进行发放。5、黑名单管理学生处可维护一些在勤工助学的岗位上表现不好的学生，便于限制该部分学生进行下一次的岗位申请。6、岗前培训学生处维护接受过岗前培训的学生，便于在学生申请岗位的时候做出一定的限制。7、上岗证管理学生处维护有上岗证的学生名单，便于在学生申请岗位的时候做出一定的限制。岗位管理6.3.6 国家助学贷款管理1、国贷设置管理可设置多家贷款的银行、分支机构的信息。设置每个银行附带的申请金额上限、贷款期限等信息。2、国贷申请审核管理学生网上可申请贷款，填写贷款申请表，填写前自动检

26、查学生的基本信息和扩展信息的填写情况，并提示缺少的字段信息。学生申请可一次申请一年也可一次申请多年的贷款。老师可根据定义好的流程进行审核。审核过程中可查看学生的相关信息。终审通过后可形成一份需贷款的学生名单。并可将此名单送交到银行作为制作合同的基础数据。3、合同管理可通过学生申请信息形成初步合同信息，然后将银行返回的信息导入到系统中，形成完整的合同信息。也可以直接将银行的合同信息进行录入或导入系统。可自动生成用于上报教育部的文件，直接上报。合同信息4、违约信息管理学生处录入离校的学生的贷款违约信息，便于查询和统计。6.4 思政管理6.4.1 辅导员管理1、辅导员队伍管理学生处维护现在岗以及离岗

27、的辅导员信息。系统支持新增的辅导员从现有的人事系统、研究生系统中从获取，对于外聘辅导员信息自行维护或者从其他系统中获取。辅导员队伍管理2、辅导员带班管理学生处或院系可给各个班级配备辅导员。可查看班级的历任辅导员信息也可查看辅导员的历任班级信息。6.4.2 院系学工负责人管理可维护各个学院学工负责人的信息以及各自所管理的学院信息。6.5 统计报表1、报表方案对于系统使用老师经常性使用的报表，可以自行设置成，比较固定的表头，显示哪些信息项，显示信息项的显示名称，显示信息项的数据排序，设置完成后保存一下备后续使用方便。2、报表类型目前学工系统中有二类报表。明细报表，显示查询信息的详细情况；统计报表，

28、显示查询信息的统计情况。3、报表输出目前报表支持Excel/PDF 格式的导出或者直接打印。6.6 系统管理6.6.1 事务提醒功能可根据系统中业务开展情况，自动的生成事务性的提醒。可针对不同的用户提供不同的提醒。如：奖学金开通后，学生可收到奖学金可申请提醒。学生申请后，辅导员可收到待审的学生人数提醒。6.6.2 消息功能可进行站内消息的发送和接收，可发送给某类用户（如：全体辅导员），也可将常用的一部分用户编成组，发送消息。6.6.3 用户权限管理可以灵活配置每个用户所属的用户组，以及用户组的的权限，保证用户在系统中的一切操作在授权范围内进行，当用户发生岗位调整或者岗位职责发生变化时系统可以灵

29、活调整。6.6.4 限定配置管理6.6.4.1 资格限定在评奖评优等业务模块中，学生处或院系会对各个奖种的获奖资格作出限制，本模块需要提供一种通用的功能，来针对学生处的业务管理需要，设置资格限制，并提供校验接口。1、条件获取本系统中维护的数据均可作为条件的判断依据，例如：处分信息、综合测评信息等。2、生成学生名单为提高审核时的系统效率，资格限定器建立完成后，可以根据情况在特定的时间生成符合资格的学生名单。3、资格即时校核支持学生的申请的时候实时校核该生是否符合预先设置的资格条件，并可以返回具体的不符合原因告知学生。6.6.4.2 数量限定在评奖评优等业务模块中，学工处或院系会对各个部门的获奖名

30、额作出限制，本模块需要提供一种通用的功能，来针对学工处的组织结构分类，设置名额限制，并提供校验接口。组织结构分为以下两种方式：校 （院） / 院 （系）/ 班级校 （院） / 院 （系）/ 年级 / 专业数量限制可通过按组织中当前总人数比例、上学年末总人数比例、困难生比例计算自动获得，如：获得的比例为 10%，即某班级获得的名额为该班级总人数的 10%，对小数的处理，可设置为：四舍五入/舍去小数/进位取整三种方式，每级名额默认值由子级名额累加获得，可修改；自动计算后可以手工调整；数量限制可直接手工录入数字。子级累加可超过上级名额限制，如：学院中有 20 个班，各班级的名额限制为 2 人，学院最

31、后评定上报的总人数为 8 人；提供组织结构限定名额的查询方法。6.6.4.3 金额限定在困难补助等资助业务模块中，学工处或院系会对各个部门的获奖金额做出限制，本模块需要提供一种通用的功能，来针对学工处的组织结构分类，设置金额限制，并提供校验接口。组织结构如下：校 （院） /院 （系）金额限制需要手工指定金额；提供组织结构限定金额的查询方法。6.6.5 菜单管理可以灵活配置菜单的位置、显示顺序和名称，方便用户按学校的习惯组织功能菜单。6.6.6 在线帮助进入相关业务模块，能自动关联该模块的相关帮助手册，方便用户使用和查阅。7 运行环境要求 数据库支持：Oracle 9i & Oracle 10g 应用服务器：WebShpere5.0、WebShpere6.0 客户端浏览器版本：IE 6.0、IE7.08 典型客户复旦大学同济大学电子科技大学东南大学南开大学南京师范大学东华大学华侨大学华东理工大学华东政法大学西南科技大学云南财经大学上海电力学院上海金融学院中国计量学院浙江林学院苏州工艺美术职业技术学院江苏海事职业技术学院福建中医学院泉州师范学院