文书档案管理办法.docx

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1、 文书档案管理办法 【摘要】档案管理工作是学校管理工作的一部分，是提高学校工作质量和工作效率的必要条件，是学校各项评估工作的重要内容，是维护历史真实面貌的一项重要工作，为科学分析和探讨本单位的发展供应了第一手资料。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。本文通过对中职学校档案管理工作中存在问题的探讨，提出了加强和改进学校档案工作的针对性措施。【关键词】中职学校；档案管理；对策学校档案管理工作是衡量学校管理水平和教化教学质量的重要标准，是维护历史真实面貌的一项重要工作，为科学分析和探讨本单位的发展供应了第一手资料。当前，中职学校正面临着重大的变革，作为中职学校工作重要组成部分

2、的档案管理工作也面临着严峻的挑战。本文结合笔者自身的学习和工作体会，就如何做好中职学校的档案管理工作探讨如下。1.中职学校档案管理工作现状分析1.1领导不够重视，思想相识不到位档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。就目前的学校档案管理现状来看，许多同志相识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想相识；一部分同志对档案管理的相识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不行能要求得那么严格，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性相

3、识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想相识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成资料丢失或者找不到的现象。1.2档案管理人员缺乏，素养较低专业的档案管理人员缺乏，业务水平低下是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员或档案管理人员只有一个人，有的是临时配备。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身的或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务学问。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好驾驭，很难使档案工作走上规范化，明显制约了档案管理的专业性。再加上一些中职学校的档案管理工作人员自身就对

4、档案管理工作没有赐予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作看法和乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论学问、科技学问；工作中存在失位现象，工作责任心不强，档案管理意识进一步弱化，不能充分相识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义，导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，甚至出现发展进程中的边缘化危急。1.3档案管理信息载体单一化目前中职学校档案管理方式陈旧落后，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作

5、量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严峻，而且检索速度慢，查找精确率低。1.4收集资料不够完整目前，相当部分中职学校档案管理人员为非专业人员，人员素养的低下，思想上不够重视，导致档案资料收集不够完整；有的是科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，许多基础性文件却随意处理；有的存在无档案管理制度，档案立卷工作不规范，档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系；有的对档案资料的收集、整理、录入不规范；有的对本单位自制档案资料

6、的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特殊是对教学档案的收集、整理、录入等还未进行整理。这些问题极大地影响了档案工作的质量和利用效果。1.5硬件设施不达标有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，大部分学校档案保管箱是20世纪七八十年头购置的，个别学校至今仍运用木头箱、柜，很不规范，影响保管运用效果。1.6缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造目前，一般档案管理都是采纳一台微机一套软件的管理方法，档案管理与供应利用远远适应不了档案网络化发展的须要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案

7、管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要缘由有三点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够相识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不娴熟，导致先进设备没有起到先进作用。三是，档案管理人员创新意识和利用现代化办公手段意识不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。2.加强中等专业学校档案管理工作的对策2.1加强领导，提高相识组织学校领导干部及职工仔细学习档案法，加档案法律学问的学习和宣扬，提高和增加学校全体员工对档案工作重要性的相识，要使领导干部和全体师生员工都相识到学校档案工作的重要意义，树立和增加全民的

8、档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的好用主义短期行为。同时加强对档案工作的领导，主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当今新形势教化教学改革的步伐。2.2强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制按档案法要求，建立严密且切实可行的档案管理制度，规范各类档案的分类、归档要求和管理方法，使档案工作做到有章可循，有法可依。要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教化教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责收集和管理本处室的档案资

9、料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。2.3加强人员配备，提高管理人员综合素养为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟识学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素养和较强业务实力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料报关保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要特地设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声类分别设橱，配备六防（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠咬）实施，确保档案材料保管平安、利用便利、管理规范。2.4

10、加强档案信息化建设，提高现代化管理水平档案信息化建设是社会信息化发展不行缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的信息资源这一重要观念。其次在详细管理上要与时俱进，要正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采纳计算机、传真机和信息检索终端等现代化办公设施，收集、处理、传递档案信息资料，提高档案的服务质量。2.5加强档案的收集和整理学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重收集本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件

11、材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料收集齐全后，要依据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对老师和学生的全面考核，有利于查找和运用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教化教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就肯定能把学校办出成果，办出特色，办出水平。科【参考文献】王莉.谈高校档案管理现代化建设J镇江高专学报，2003,16(4).刘索珍.中职学校教学档案管理工作初探J卫生职业教化2022（17）.代利利.加强学校档案管理J阜阳师范学院学报，2022（5）.周枫，辛梅菊.做好学校档案管理工作初探J山东档案，2022（5）. 第8页 共8页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页