建筑施工企业办公室系统风险分析.docx

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1、建筑施工企业办公室系统风险分析 摘要：建筑施工企业办公室作为枢纽部门，起着承上启下、协调各方的作用，工作中存在诸多风险。本文从建筑施工企业办公室系统的工作性质、职责、存在的风险类别、风险产生的缘由及预防措施等方面进行探讨，旨在识别风险，精准防范。 关键词：建筑施工企业；办公室；风险；分析；对策 一、建筑施工企业办公室系统工作性质、职责及面临的困扰 （一）工作性质和职责。办公室作为综合办事机构，在组织中处于承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面的枢纽位置。详细的工作总结概括起来就是“三个服务”，即“服务发展、服务决策、服务落实”，三者环环相扣，密不行分。办公室系统日常事务烦琐，工作职责较多，其工

2、作职责主要有：文稿起草、信息报送、会务组织、工作督办、综合协调、文印管理、保密管理、档案管理、信访管理、应急管理、后勤服务、资产管理、接待工作、差旅票务等方面。建筑施工企业的组织构架又有别于一般党政机关、工业企业、金融企业等，其组织层级相对较多，大型建筑集团可至4-5管理层级。为数众多的基层组织为项目部，是经授权负责项目组织实施的临时非法人机构。各层级办公室除履行基本职能外，均不同程度介入经济活动，面临着不同层面的管理风险、法律风险、经济风险和廉洁从业风险等。（二）面临的工作困扰。一是机构分散，管理跨度大。建筑施工企业根据总部+项目经理部的模式开展生产经营工作，总部和项目经理部均设置办公室，而

3、项目经理部遍布国内外众多城市，项目办公室之间的横向联系薄弱，总部办公室对项目办公室的管理存在时间差、空间差。二是流淌性较大。项目经理部是临时性生产组织，当工程建设完成后，项目经理部撤销，项目经理部办公室人员面临解散，流淌性大使得项目经理部办公室的精细化管理简单被弱化。三是事务繁杂。办公室工作职责较多，每一项工作除适应本单位上级机构的管理标准、管理制度、管理流程外，部门职能和事务还须要与项目业主、监理和属地政府管理要求相连接，流程融会贯穿是对办公室人员的一种考验。四是人员素养参差不齐。建筑企业办公室工作岗位存在部分安置和照看问题，项目经理部办公室人员数量惊慌，很难做到传帮带作用，办公室人员接受培

4、训的机会相对较少。 二、建筑施工企业办公室系统风险危害分析 建筑施工企业办公室职责多、困扰大，使得其工作中存在的风险点尤多，下面围绕办公室系统存在的六个主要方面的风险危害进行分析。（一）违规用印风险。建筑施工企业办公室管控着公司总部及下属单位的行政公章、法人签字章，这些印章是企业生产经营的重要凭证，具有重要的法律效力。印章管理不到位，比如在非正常的债权确认、合同、授权托付书等文件上一旦违规用印，造成事实上的法律关系确认，可能给企业带来严峻的损失。（二）失泄密风险。保密职能是办公室基础性职能，其负责管理的资料档案、来往文件中，很多涉及国家隐私和企业商业隐私，受中华人民共和国保守国家隐私法和企业商

5、业隐私管理规定约束和规范。一些建筑施工企业担当着重大战略项目实施，假如将项目信息泄露，将危害国家利益。在市场环境下，建筑施工企业竞争非常激烈，将企业的中长期战略、市场开发信息、核心技术成果等商业隐私泄露给竞争对手，将对企业自身发展造成严峻损害。（三）食品平安卫生风险。大型建筑施工企业每天将有上万名职工和建筑工人用餐。而一个项目经理部一般至少有两个食堂，包括职工食堂和协作单位人员食堂，众多食堂分布开来，其自身管理又良莠不齐，使得风险叠加增大。一旦发生食物中毒问题，将严峻危害人员生命平安和身体健康，对企业的形象也将造成较大负面影响。（四）办公场所消防风险。建筑施工企业项目经理部的办公场所多为活动板

6、房，板房板材中间夹着易燃泡沫，板房内设置有木质办公家具，搁置了临时纸质资料，这些因素叠加起来，使得办公场所的消防风险加大。一旦办公场所内发生火灾，将很快引燃旁边区域，对人员生命平安造成严峻威逼，对建设资料和各类行政资产带来重大损失。（五）群体性上访风险。建筑施工企业建筑工人群体浩大，常常出现由于拖欠工资而引发的群体性上访事务，致使企业形象和信誉受损。群体性事务轻则导致施工生产无法按原安排进行，影响施工进度，重则爆发武力冲突，造成人员伤亡，导致刑事案件。（六）廉洁从业风险。服务工作既是一项责任，其实也是一项权利。在开展服务过程中，假如谋取私利，将抹黑自身职业生涯；假如违反“八项规定”精神，不遵循

7、履职待遇和业务支出规定，为领导、客户超标准供应用房、用车和接待等，就是有意将领导、客户推向违纪的深渊。 三、建筑施工企业办公室系统风险缘由解析 办公室系统风险存在的缘由，不仅源自人的思想意识薄弱、责任心不强、工作实力差等方面，管理体系不健全、客观条件不佳，也是重要因素之一，详细分析如下：（一）违规用印缘由。一是印章管理员责任心不强，对印章管理的肃穆性及疏于管理带来的严峻后果相识不够，未严格学习印章管理制度，未严格把控用印流程，或因出于情面让熟人免检用印等。二是印章保管不严格，未支配专人保管，未将印章上锁，给偷盖印章者可乘之机。三是图省事，干脆将公章借给用印人或者合作方。四是印章丢失后未刚好上报

8、，不主动登报发布作废声明，不主动报案等。（二）失泄密缘由。一是员工离职拷贝带走资料，在离职时带走研发成果、企业发展动向、企业重要营业数据等。二是无意识泄密，在公共场所链接公共无线网络、电脑或手机中毒导致资料外泄。三是威逼利诱，竞争对手通过收买、威逼利诱等方式迫使内部员工供应企业内部核心数据。四是黑客和间谍窃密，利用不法手段潜入企业内部窃取资料。五是保密计算机出现差错，存储设备丢失、修理、密保等级不够，导致泄密。六是密级划分不明晰，定密等级不明晰导致保密文件传送给了不应望见的人员等。（三）食物平安卫生事务缘由。一是食堂内部没有进行刚好消毒和清理，导致细菌滋生。二是供应链管理失控，选购原材料变质或

9、带有有害物质。三是食品加工粗糙，供应未经加热处理的隔夜菜，原材料清洗不干净。四是后厨人员身体存在传染疾病，进行食品加工时不穿戴工作服、不佩戴口罩等。（四）办公场所发生火灾缘由。一是办公区域未配备消防器材。二是员工消防意识淡薄，缺乏消防学问，引起火源。三是未进行消防演练。四是日常消防隐患检查不到位。五是房间内私拉电线，运用大功率电器等。（五）群体性上访缘由。一是未制订建筑工人管理相关制度或未将制度宣贯到位。二是未定期排查并按。照合约处理建筑工人存在的实际问题。三是信访应急处理机制不健全。四是对分包队伍的管控不到位。五是信访接待人员缺乏专业素养，未能对上访人员进行有效安抚。（六）违反廉洁从业缘由一

10、是办公室人员廉洁意识薄弱，未能防微杜渐。二是办公室人员对规章制度的学习不够，未能精确驾驭服务标准。三是办公室人员出于取悦领导、客户，有意为领导、客户供应超标准服务。四是管理松懈，项目领导对办公室的工作缺乏监督等。 四、建筑施工企业办公室系统风险的防范措施 应对办公室系统的风险，不仅要提高思想相识，还应健全责任体系、管理体系，从如下方面强化防范措施：（一）违规用印的防范措施。一是签订责任承诺书，印章专职管理人员须要签订印章管理责任承诺书，明确岗位职责。二是制定印章管理制度，包括印章刻制要求、印章保管要求、运用审批流程等内容，做到有章可循。三是建立并定期检查用印台账，用印台账应包括用印人、用印时间

11、、用印内容、用印次数、批准领导、用印去向等方面，并定期检查用印台账是否规范。四是加强印章外带的管理力度，必需经由企业主要负责人批准后由印章管理人或临时监印人外带。五是严惩刻制假章者，发觉私下违法违规刻制假章，无论是否造成企业损失，一律肃穆处理，对责任人执纪问责。六是刚好上交或销毁印章，在项目完工后或企业名称发生改变等事务发生后，应刚好上交印章到印章管理部门，由专人按规定统一进行销毁。七是印章丢失后应刚好上报，主动登报发布公章作废声明等。（二）失泄密的防范措施。一是建立健全保密工作体系，确保保密工作与公司生产经营工作同步开展。二是建立健全保密责任体系，对全员进行保密教化，并签订保密协议书，对离职

12、人员进行脱密期专项管理。三是加强组织领导，总部应成立保密委员会，定期召开会议，部署公司保密工作，审议定密、解密、变更密级等事项。四是加强涉密项目管理，制定涉密项目管理方法，强化保密平安措施，杜绝失泄密事务发生。五是建设保密管理文化，张贴保密宣扬标语，制作保密宣扬片，强化全员保密意识。六是周密开展定密工作，明确商业隐私密级和知晓范围，全部商业隐私文件一律实行纸质线下流转。七是强化网络平安管理，制定网络平安标准，明确爱护对象、爱护层级和爱护措施。八是设置保密室，涉密资料坚决不允许保存到联网的电脑中等。（三）食物平安卫生的防范措施。一是建立健全食堂管理体系，明确管理职责、标准、流程，将建筑工人食堂纳

13、入管理体系中来。二是强化食堂环境卫生管理流程，加强食堂工作人员个人卫生管理，制定严格的食堂消毒措施。三是强化食品卫生管理流程，张贴食品制作规程，严格限制原材料选购渠道，规范存储原材料，坚决杜绝运用过期或者变质原材料，坚持做好食品留样管理。四是在厨房安装监控摄像头，持续录制餐饮的制作过程，监控人员进出。五是定期对食堂工作人员进行身体健康的检查，不达标者禁止上岗。六是完善公共卫生应急预案，一旦出现食物中毒事务，马上启动应急处置程序。（四）办公场所发生火灾的防范措施。一是按规定设置足够、有效的消防器材。二是项目进场后，应刚好组织消防平安培训。三是每半年实行一次消防平安应急演练。四是每个月对办公室区域

14、进行消防平安检查不少于一次，发觉问题，马上整改。五是房间内严禁私拉电线，运用大功率电器等。（五）群体性上访事务的防范措施。一是建立建筑工人管理相关制度，实施建筑工人实名制管理规定并定期进行制度宣贯。二是建立和完善群体性上访事务排查制度，定期对在建工程不稳定因素进行排查，刚好化解存在的问题冲突，从源头上预防和削减群体性上访事务的发生。三是制定打造优质分包链的详细举措，把好分包商准入关，在保证风险可控的状况下，充分利用综合评分法，科学选择分包商。四是增加信访接待人员的职业素养，增加法律法规的学问储备，增加其应对突发事务的心理承受实力及解决措施。（六）违反廉洁从业规定的防范措施。一是定期组织办公室人

15、员学习党中心关于廉政教化的相关文件、法律法规，并联系工作实际撰写心得体会。二是定期进行谈心谈话，在谈心谈话过程中了解办公室人员是否存在思想波动，廉政意识是否夯实。三是增加工作透亮度，适时公示涉及财务款项等方面的金钱数额。四是建立健全后勤服务规章制度，明确服务标准。五是严防公务用车违规行为，严格实行车辆配备报批制度，严防各项目经理部超标、超量配备公务用车，实行“单车核算”管理，限制公车运行成本。六是上级纪委应定期监督检查，严防既领交通补贴，又违规运用公务用车，严禁私车公养。七是严防商务接待超标，公司内部领导调研视察时与员工同标准餐食，外部贵宾到访接待时不出入高档场所，不赠送礼品礼金，不供应高档菜

16、肴。八是严防超标准乘坐公共交通工具，严格根据职级划分支配乘坐的飞机舱位、高铁动车座位等级。不得随意更改路途、增加停留地点或绕道办理私事。九是严防超标配备办公用房，办公室房屋运用面积不得超标，办公室不得超标准装修，不得配备高档设施。 五、结语 建筑施工企业办公室系统职责范围广，且存在较多的风险隐患。办公室系统人员要不断增加责随意识，不断提升工作本事，不断规范操作流程，严格落实国家和企业各项方针政策，团结一心做好企业风险防控的各项工作，维护企业的良好形象，推动企业不断向前发展。 参考文献： 1和莉园.浅谈办公室服务监督业务的几点体会j.石油工业技术监督，2022（2805）：79-81. 2张澎.浅议大型施工企业项目管理模式j.铁道建筑技术，2022（08）：70-73. 3王丽冬.关于企业内部限制的风险管理机制探讨j.全国流通经济，2022（15）：74-75. 第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页