食品生产企业食品安全管理制度16.文件管理制度.docx

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1、文件管理制度1目的对文件的编制、审批、发放、修改、换版、作废、销毁等活动进行有效控制，确保企业使用的文件均为 有效版本。2适用范围适用于企业所有技术文件和质量文件。3职责3.1 生产科负责技术文件的编制、修改和管理。3.2 质检科负责质量文件的编制、修改和管理。3.3 文件管理员负责文件的发放、登记和归档保管。3.4 有关部门负责相关文件的收集和保管。4工作程序4.1 文件的管理范围a ）标准、规范；b）工艺规程;c）操作规程;d）生产过程各项原始记录； e）质量手册；f）其它文件等。4.2 文件的编制、审核、批准4.2.1 技术文件由生产科组织有关人员编制；4.2.2 质量文件由质检科组织有

2、关人员编制；4.2.3 所有文件由总经理或总经理指定人员审核，由总经理批准发布。4.3 文件的发放4.3.1 文件管理员负责发放文件。受控文件在封面上方盖受控章，非受控文件在封面上方盖非受控 章。4.3.2 文件领用人在文件发放记录上签名，并领取盖有受控印章的文件。4.3.3 当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应到文件管理员处办理领 用手续。企业内不得使用未加盖受控印章的文件，一经发现立即由文件管理员收回。4.3.4 当文件破损严重影响使用时,文件使用人应到文件管理员处办理更换手续。交回破损文件，补发新 文件。4.3.5 当文件丢失，使用人应及时报告有关负责人并办

3、理补领手续。文件管理员补发新文件，并在文件发 放记录上注明原文件丢失，必要时通知各部门，防止误用。4.3.6 文件一般不外传。若需对外提供，须经总经理批准，盖上非受控印章，文件管理员予以登记。4.4 文件的修改4.4.1 生产科、质检科定期评审文件，必要时进行修改，确保其持续适用。4.4.2 文件的修改经原审批人批准，由原文件编制人员负责修改。修改时注明修改人标记和修改生效时间, 并按文件发放记录名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。4.4.3 如因故修改需新指定人员批准，批准人应获得原审批依据的有关资料。4.5 文件的换版文件经多次修改或文件需大幅度修改时，应进行换版。4.6 文件的作

4、废4.6.1 被修订的原文件和换版后的旧版文件作废。4.6.2 作废的文件由文件管理员按文件发放记录收回并记录，作废文件加盖作废印章，文件管理员填 写文件销毁清单，经总经理批准后统一销毁。4.6.3 需保留的作废文件，申请人填写文件留存申请单，经总经理批准后，文件管理员加盖保留印章 后方可保留。4.7 文件的保管4.7.1 文件经编制审批后，原版文件由文件管理员填写文件存档登记表存档保管。4.7.2 文件持有者，应妥善保管文件，防止损坏或丢失。4.8 文件的收集有关部门应及时收集标准、规范等文件，交生产科、质检科进行分类、登记、发放。4.9 文件的现行有效性对企业所有文件，生产科、质检科定期组织有效性检查，对过期失效的文件及时进行处理。