2022年秘书角色意识培养途径探析.docx

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1、2022年秘书角色意识培养途径探析 秘书从业人员的角色意识对于秘书工作有着重要的意义,所以培育秘书从业人员正确的角色意识是秘书教化和培训工作的一项重要内容。本文试着从三个层次上分析了树立正确角色意识的途径。秘书;角色意识;培育秘书,从世界范围看,它是分布最广泛的社会职业之一,但是在我国,却正在经验着一个从职位向职业过渡的过程。很长一段时间以来,由于我国是社会主义国家,所以从事秘书工作的都属于国家工作人员,即公职秘书。绝大部分从属于党政机关、企事业单位内的综合办事机构秘书厅(室)或秘书科(室),少部分秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手,仍是国家公务员。1然而随着改革开放的不断深化,随

2、着多种经济模式的协同发展,我国秘书队伍的构成也在悄然发生着改变,正渐渐与世界接轨,秘书这一行业已经成为了一个困难广泛的社会职业群体。党政机关、工矿企业、军队,包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主,越来越多地出现了秘书个人为领导个人一对一的服务模式。我国目前秘书职业教化和秘书工作的现状又是怎样呢一方面,应对秘书职业领域中出现的这些改变,我国各级各类秘书教化机构,从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构,都与时俱进的对教化培训内容做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容的确为培育新型秘书人才供应了扎实的专业学问和娴熟的职业技能,然而另一个很重

3、要的内容却在专业教学和培训中被忽视,没有引起足够的重视,这就是秘书角色意识的培育。另一方面,不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作实力,也在不断自我提高要求,加强工作技能的培训,学习驾驭了很多现代化办公技术。但是,技能提高的同时,却忽视了在思想相识上的同步提高,对自己的职业缺乏正确的相识,对自己在组织中扮演的角色没有形成正确的定位。作为秘书从业人员,技能的培育当然特别重要,但是,职业认知和角色定位也应当同步提升。正确的思想相识能够提高秘书人员的心理素养,能够推动秘书工作的有效开展,更能够提高工作的主动性与主动性。1 秘书角色及秘书角色意识角色,原本是

4、戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治米德引入到社会心理学的领域中,意指人处于肯定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。2那么,套用这一概念,秘书角色我们就可以理解为当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范。因为一个人生活在社会中,常常须要扮演不同的身份,例如在家庭中可以是儿女、父母、夫妻,在社会交往中可以是挚友、敌人、生疏人。在这里,我们所强调的是当一个选择了秘书一职作为自己的职业时,他在工作时所应具备的权利义务和行为规范。角色意识则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会职责的感知和相识、自己对四周人的种种角色关系的理解与协调。3相应的

5、,秘书的角色意识也就是秘书人员对自己所担当的秘书这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和相识。正确相识秘书角色,是成为称职秘书从业人员的基本要求,是脚踏实地做好秘书工作的保证,更是促进秘书职业化进程快速健康发展的强化剂。因此,应当把秘书角色意识的培育作为秘书职业教化中的一项重要而且是必要的内容。2 秘书角色意识的培育如何培育秘书人员正确的角色意识呢笔者认为可以采纳分三步呈阶梯状层层推动的方式。第一层阶梯:形成基本的职业角色认知。形成正确的职业角色认知,即摆正自我在工作中的位置,认清自己在职业生活中扮演的角色。秘书在职业生活中,一般扮演着三种角色:在组织单位内部,秘书只是全部职工

6、中的一般一员,他和其他全部职工一样,都是为完成组织任务、实现组织目标而工作的,除职务不同和分工不同外,并无任何特别之处;4在和领导相处时,秘书人员是下级、是配角、是协助者和服务者,应当接受领导的指挥和支配,帮助领导做好工作,完成任务;当秘书受到领导和单位的委派,作为领导或组织的代表参与一些活动时或从事工作时,秘书人员又成为了单位的代表,可以在领导授权范围内做出确定,同时应当留意建立和维护组织在公众心目中良好的形象。形成正确的职业认知,还应当留意摆脱错误的角色认知造成的误导。目前,我国的秘书人员队伍,尤其是行政机关、事业单位的秘书中,不少对自身的角色定位有偏差、有错觉。在我国,许多行政机关、事业

7、单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的,这就简单给人造成一种错觉:今日的秘书就是明天的领导。再加上我国传统官本位文化的影响,更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误相识在非秘书人员中也普遍存在,以至于形成了一个错误氛围,也在肯定程度上对秘书人员形成正确相识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做打算,秘书是准领导,一旦产生了这种错误认知,在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位,无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系,从而影响了正常的工作开展。这种错误认知同时也影响和阻碍了秘书职业化发展的道路,即,秘书,应当被看作是和老师、医生等一样的一种职业,而不只是一个职位,更不是一个通向仕途的

8、跳板。很多领导人从事过秘书工作,这是事实,但走向领导岗位不是选择秘书职业的目的更不是秘书工作的本质和目标。其实,在西方,包括我国的港台地区,很多秘书人员把秘书这一职业作为自己终身奋斗的事业,四、五十岁的资深秘书大有人在,而且他们以自己的努力赢得了荣誉和他人的敬重。假如把秘书职业作为跳板或者领导储备库,势必会影响到工作的动机和看法,甚至会急功近利、苦心钻营而无心把工作做好、做精、做细。我们无意否定有些人走仕途的志向,当然,不想当将军的士兵不是好士兵。但是,身为士兵却不首先正确相识士兵的职责,这就更不是好士兵。一个士兵首先要考虑的是正确相识自己的职责,做一个优秀的士兵。所以,培育正确的秘书角色意识

9、首先应当培育正确的职业角色认知。其次层阶梯:培育正确的职业角色认同。虽然认知与认同仅一字之差,但职业角色认同却比职业角色认知更进一步。假如说认知还只是从客观上正确相识自己所从事的职业,那么认同则是从主观上给自己一个正确的评价。很多秘书人员在谈到自己的工作时,经常不情愿用秘书两个字,好像这两个字给人的感觉是琐碎、平凡,甚至低等,而换用助理、文员等看似更专业、更上档次的名称。的确,秘书的工作可以用琐碎、平凡来概括,但绝不低等。秘书工作可以分为三大类:办文、办事、办会。仅就办事一项,就包含了很多琐碎而困难的内容:接打电话、收发文件、打印复印、替上司支配日程,甚至端茶倒水这些事情看似简洁并不困难,更看

10、不出对于一个决策的制订、一个组织的运营会起到什么确定性的作用,所以,很多秘书人员觉得自己的工作技术含量太低,随意换个人都能做,好像勤杂工,成就感很低。因为自己所做的百分之八十甚至更多可能都是一些不起眼的琐事,而自己在单位中也只是名不见经传的无名小辈,有了成果是领导指挥有方,失误了却是自己的失职,甚至要背负骂名,时间久了,难免会产生职业倦怠。 其实,作为秘书人员,应当看到自己在一个组织中所发挥的作用,应当自己首先认同自己的作用、确定自己的价值。秘书人员在一个组织中就像一颗螺丝钉,虽然很小,很不起眼,简单被人忽视,但是作用却是不容替代更不能缺少。试想一下,一部正常运转的机器假如突然掉了一只螺丝钉,

11、是不是得出故障呢根据1997年国家劳动与社会保障部起先实行的秘书职业等级标准的划分,秘书分为初级、中级、高级三个等级(2003年起先采纳新标准),每个等级都有本级别的职责范围和实力要求。以最低一级初级(新标准的五级)为例,他们从事的是一般日常行政事务,主要包括接待、联络、值班、文书的印制收发、会务服务等。看似都是很简洁的一些事项,但简洁中亦有高校问。就拿接待工作来说,一般人认为无非就是引个路、端个茶、倒个水,有何学问可言恕不知要做好这一工作也不简单。负责接待工作的秘书着装装扮有什么要求为客人引路时,秘书应当走在客人的什么位置标准的引导手势是什么样的如何推断没有预约的来人是否该挡驾须要挡驾时怎么

12、说怎么做才能既挡了驾又不得罪来客端茶送水的时机如何把握水杯应当放在什么位置递送茶杯时应保持什么样的仪态秘书的形象代表着组织的形象,秘书的水平反映着领导的水平。这些看似小事,却代表了一个组织的形象,会给来客留下深刻的第一印象。一个没有经验过秘书职业培训的人想把这么一项简洁的工作做得完备无可挑剔还真不简单。这仅仅是初级秘书,中级(新标准四级)秘书主要负责起草文稿、办理公文、信息调查探讨和整理。高级秘书则须要参加政务和管理事务,他们不仅是领导得力的左右手,更有可能是领导中枢的成员,5工作的综合性更强,对学问和实力的要求更高,在组织工作中发挥的作用就更不容小觑了。所以,秘书从业人员大可不必自我轻视,应

13、当对自己的价值有一个正确的认同。第三层阶梯:形成自信的职业骄傲感。在认同和确定了自己的作用与价值,给了自己一个客观、正确的评价之后,还应当进一步以自己的职业而傲慢与骄傲,树立一个我是秘书我骄傲的自信形象和坚决信念。可以说,每一个胜利的企业里都有一个团结高效的秘书的团体在协同合作,每一位胜利的领导背后都有一个得力的秘书充当他的助手。比尔盖茨曾经在公开场合说过:我和微软的胜利因为有露宝。(注:露宝是微软总裁秘书)从秘书人员在一个组织中发挥的作用来看,一个组织中任何工作的任何一个环节中,都活跃着秘书人员的身影。一个组织内部,秘书人员是助手、是参谋、是桥梁,同时又是管家。日常工作中,秘书人员要为领导支

14、配日程、处理杂务、协调事务;领导须要做确定的时候,秘书人员须要向领导供应决策的依据、参考,随时打算快速查找领导须要的信息,以保证决策的正确性和可行性;决策的实施过程中,秘书人员又必需把领导的意图妥当地传达到各部门,保证各部门能正确领悟决策,科学地执行决策,同时,在执行决策的过程中,还必需要协调好各职能部门之间的关系,以保证部门与部门之间的完备协作。所以一个称职的秘书要既能撰文办文,又能沟通协调;既懂专业,又会管理;既能处理信息,又能处理公关事务;既可以为领导办理各种详细事务,又能为领导出谋划策;既是领导的工作助手,又是领导的生活助理。6从秘书人员所须要具备的学问结构和实力来看,在学问结构方面,

15、秘书人员既须要具备较宽广的学问面,又要有深厚的专业学问。在纵横两个方向上都具有较高的要求。专业学问自不必多说,应用文写作、调研统计、会议组织、档案管理、公共关系、信访接待等等。除了要精通以上这些专业学问外,还应当具有肯定程度的社会科学学问和自然科学学问:语文、政治、历史、外语;物理、化学、生物、数学等等。第三个方面对于所处的行业系统的学问应当熟识驾驭,企业管理、行政管理、文化事业管理、医疗、军事不一而足。除此之外,秘书人员为了适应社会环境还应当驾驭一些经济、法律、心理学、社会学、领导科学等相关学问。在一个组织中,可能有许多人是属于精英型的人才、高精尖人才。但是,他们有一个通病就是在所处的组织中

16、,通常只了解本专业领域范围内的事项。只有秘书,须要对本组织所涉及的全部领域都必需通盘驾驭和熟识。尽管不是精通,但都须要略知一、二。另外,出于工作须要,秘书常常须要应酬各种客户、来访人员,为了快速形成融洽的人际关系,秘书必需驾驭人际沟通的技巧,对种类可能的话题也要能够信手拈来,天文地理、时尚时事、文学艺术在实力方面更无庸多说,众所周知,秘书人员必需具备良好的理解实力、沟通实力、社交实力、协调实力、表达实力、视察实力、应变实力、办公自动化系统的操作实力如此来看,要做一个胜利的秘书还真得苦心修炼不行。所以,在一个组织的职员中,或许只有秘书可以骄傲地称自己是本职业范围的精英同时又是综合性人才。试问,有

17、几种职业对从业人员有如此的要求呢秘书不应当以此而感到骄傲吗在我们身边,不少人包括一些秘书人员自己经常对秘书一职有一些误会的看法,例如,一提到秘书尤其是女性秘书,总是有些人戴着有色眼镜把秘书看作花瓶。秘书人员也常因此而觉得低人一等。其实,花瓶要做好也不易,也是须要内外兼修的。从外表来看,能称得上花瓶的,必定有良好的外在形象。假如这个花瓶摆在室内,能凸显整体设计,与大环境相得益彰,它的功效也就发挥了。7从内在来看,秘书人员有时还真的要像一个花瓶,一个嘴小肚大的花瓶。所谓嘴小肚大,一是就秘书一职所处的特别位置而言,秘书人员在一个单位中虽然属于管理层,但事实上是介于领导与职能部门中间的一个特别位置上。

18、处在这样一个位置上,有时可能会面对一些两难的事情,比如职能部门对上级的埋怨可能会说给秘书听,上级对职能部门的不满可能会发泄给秘书;不同的部门之间的冲突有的时候可能也会汇合到秘书这里。这时候,秘书人员就要学会做一个嘴小肚大的花瓶了:对于有些对工作不利,或者不利于部门与部门、领导与下级、同事与同事之间和谐相处的话,秘书人员要学会甄别,更要学会存在肚里,不能大喇叭一样地到处传到处说。嘴小肚大的另一方面的含义则是指要有足够的容量装下足够的文化学问、专业学问,装得下领导随时可能须要的各种信息,还得有足够的空间随时打算吸纳新的信息内容。但同时,嘴巴又要足够小,对于事关组织机密、不能透露的事情一个字也不能说

19、,学会守口如瓶。秘书人员的工作确定了他们常常会接触到一些组织机密,秘书人员应当具备高度自觉的保密意识,防止密从嘴出。由此来看,一个合格的花瓶也不是人人都做得来的。秘书人员应当骄傲地确定而不是否定自己价值。秘书价值的实现,无论是从本质的角度还是从其最终的目的看,都取决于他的艰苦工作和他对别人、对社会的实际贡献。8尽管秘书人员不干脆做决策,也不干脆创建经济效益和社会效益,但是秘书人员所做的每一项工作,文字工作、会议筹办、活动策划、信息搜集、协调沟通,都在创建价值,都在间接地创建经济和社会效益。就这一点而言,秘书的作用是不容轻视更不容忽视的。秘书人员应当以自己所从事的职业为荣,以自己为组织为社会所做

20、的贡献而骄傲。随着政治经济体制改革的不断深化,社会对秘书的需求量越来越大,对秘书的要求越来越高,秘书职业化程度也越来越高。在这个过程中,秘书人员应当对自己有一个正确的定位,方能增加工作的应变实力和适应实力。这也是培育适应当代社会需求的秘书人员的重要内容之一。参考文献1 袁维国.秘书学M.北京:高等教化出版社,1990248 季水河.秘书心理学M.上海:复旦高校出版社,20223 赵中利,史玉峤.现代秘书心理学M.青岛:青岛出版社,19965 王育.秘书实务M.北京:高等教化出版社,20226 蔡超,杨锋主编.现代秘书实务M.广州:暨南高校出版社,20227 中华文秘协会编著.做一个完备的秘书M.哈尔滨:哈尔滨出版社,1996 第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页