OA用户使用培训手册.pptx

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1、OA用户使用培训手册简介 制作人：Ppt制作者时间：2024年X月目录第第1 1章章 简介简介第第2 2章章 OA OA系统用户登录及使用系统用户登录及使用第第3 3章章 OA OA系统邮件管理系统邮件管理第第4 4章章 OA OA系统日程管理系统日程管理第第5 5章章 OA OA系统文档管理系统文档管理第第6 6章章 OA OA系统任务管理系统任务管理第第7 7章章 总结总结 0101第1章 简介 OAOA系统概念及系统概念及其功能其功能OAOA系统是企业内部管理的一种软件系统。它可以涵盖各个系统是企业内部管理的一种软件系统。它可以涵盖各个管理层面，包括但不限于人力资源、财务、行政、生产等管

2、理层面，包括但不限于人力资源、财务、行政、生产等部门。部门。OAOA系统的主要功能包括：电子邮件、在线会议、通系统的主要功能包括：电子邮件、在线会议、通讯录、日历、任务管理、工作流程管理等讯录、日历、任务管理、工作流程管理等 OA系统各个功能模块介绍管理企业员工档案、薪资福利、考勤、培训、离职等人力资源模块管理固定资产、车辆、会议室、办公用品等行政模块管理企业财务、采购、报销、借款等财务模块 OAOA系统的优势系统的优势和适用场景和适用场景相比传统的企业管理方法，相比传统的企业管理方法，OAOA系统的优势在于它可以更高系统的优势在于它可以更高效地管理企业信息，提高工作效率，降低人力物力成本。效

3、地管理企业信息，提高工作效率，降低人力物力成本。OAOA系统适用于各种企业形态，包括但不限于：小型企业、系统适用于各种企业形态，包括但不限于：小型企业、中型企业、大型企业、跨国企业。中型企业、大型企业、跨国企业。减少沟通成本，提高工作效率内部协同办公0103标准化管理流程，提高工作效率流程管理02实时掌握企业数据，减少错误率数据管理OA系统的发展趋势OA系统的云化发展已成为未来的发展趋势云化移动OA成为趋势，企业员工可以随时随地进行协同办公移动化人工智能技术将会越来越多地融入OA系统中，提高工作效率智能化 0202第2章 OA系统用户登录及使用 OAOA系统用户登系统用户登录录用户登录是使用用

4、户登录是使用OAOA系统的第一步，需要注意以下几点：系统的第一步，需要注意以下几点：1.1.用户名和密码一定要保密，不得泄露给他人；用户名和密码一定要保密，不得泄露给他人；2.2.如果忘记密码，可以通过如果忘记密码，可以通过“找回密码找回密码”功能重设密码；功能重设密码；3.3.登录时需要输入验证码，确保账号安全。登录时需要输入验证码，确保账号安全。OA系统用户登录界面介绍用户名、密码、验证码输入框登录表单点击登录后会进行账号密码验证登录按钮可以通过该链接重设密码忘记密码 OA系统用户登录注意事项不得泄露用户名和密码保密每次登录时需要输入验证码验证码一定要在离开电脑前注销账号注销 OA系统界面

5、简介包括系统名称、个人信息、常用功能等顶部导航栏包括系统模块分类、常用功能等左侧菜单栏包括常用功能、个人待办事项等右侧快速入口 OA系统常用按钮介绍新建一个文档或任务新建编辑一个已有的文档或任务编辑删除一个已有的文档或任务删除保存文档或任务的更改保存OA系统页面定制方法可以选择不同的主题风格主题设置可以自由调整页面布局布局调整可以添加自定义组件组件添加 OA系统基础操作添加一个新的文档或任务添加修改一个已有的文档或任务修改删除一个已有的文档或任务删除快速搜索文档或任务搜索 0303第3章 OA系统邮件管理 OA系统邮件管理概述-OA系统中邮件的基本概念和功能-OA系统中邮件的作用和优势-OA系

6、统中邮件管理的流程OA系统邮件收发-OA系统中邮件的收发方法-OA系统中邮件的分类和筛选方法-OA系统中邮件的保存和删除操作OAOA系统邮件模系统邮件模板板邮件模板是为了方便用户使用的预设模板，可以定义邮件邮件模板是为了方便用户使用的预设模板，可以定义邮件样式、格式、内容等。在样式、格式、内容等。在OAOA系统中，用户可以创建和编辑系统中，用户可以创建和编辑邮件模板，也可以使用现有的邮件模板，从而提高邮件发邮件模板，也可以使用现有的邮件模板，从而提高邮件发送效率和一致性。送效率和一致性。OA系统邮件模板的定义和创建在选择邮件模板类型时，需要根据邮件内容和目的选择相应的模板类型，比如会议邀请、活

7、动通知、工作报告等选择邮件模板类型在编辑邮件模板内容时，需要根据邮件内容和模板类型填写相应的信息，比如收件人、主题、正文等编辑邮件模板内容在保存邮件模板时，需要为邮件模板命名，并选择保存的位置和格式，比如保存在本地硬盘或者网络共享盘上保存邮件模板 在编辑邮件时，可以选择已有的邮件模板，从而快速创建邮件；也可以使用已有的邮件模板作为基础，进行修改和定制化选择邮件模板0103在编辑完邮件内容后，可以预览邮件效果，检查是否有错别字或格式问题，然后发送邮件预览和发送邮件02在编辑邮件内容时，可以根据邮件模板和需要填写相应的信息，包括收件人、主题、附件、正文等编辑邮件内容发送邮件发送邮件选择收件人选择收

8、件人设置主题设置主题预览邮件预览邮件发送邮件发送邮件管理邮件管理邮件查看邮件列表查看邮件列表筛选邮件筛选邮件删除邮件删除邮件归档邮件归档邮件设置邮件设置邮件定义邮件模板定义邮件模板设置签名设置签名设置自动回复设置自动回复OA系统邮件管理的流程编写邮件编写邮件选择邮件模板选择邮件模板编辑邮件内容编辑邮件内容添加附件添加附件使用OA系统邮件可以快速、方便地发送邮件，节省时间和人力资源提高工作效率0103使用OA系统邮件可以将信息、文件、资料等共享给其他人员，便于协作和合作便于信息共享02使用OA系统邮件可以规范邮件发送格式、内容，避免错别字、格式错误等问题提升工作质量OA系统中邮件的收发方法OA系

9、统中邮件的收发方法包括：-使用OA系统邮件客户端-使用OA系统网页版邮件-使用第三方邮件客户端（比如Outlook、Foxmail等）OAOA系统中邮件系统中邮件的分类和筛选方的分类和筛选方法法OAOA系统中邮件可以按照不同的分类方式进行筛选和查找，系统中邮件可以按照不同的分类方式进行筛选和查找，比如按照发件人、收件人、主题、时间等分类，也可以设比如按照发件人、收件人、主题、时间等分类，也可以设置邮件规则、过滤器等进行筛选和管理。置邮件规则、过滤器等进行筛选和管理。OA系统中邮件的保存和删除操作在OA系统中，用户可以将邮件保存在本地硬盘、网络共享盘、云存储等位置，保证邮件数据的安全性和可用性保

10、存邮件在OA系统中，用户可以选择删除不需要的邮件，也可以设置删除规则和自动删除功能，保证邮件管理的清洁和整齐删除邮件在OA系统中，用户可以将邮件归档到相应的文件夹或标签，便于管理和查找，同时也可以避免邮件数据丢失和混乱归档邮件 0404第4章 OA系统日程管理 OA系统日程管理概述OA系统中日程是指用户在系统中为自己安排的一系列活动和任务，包括会议、约会、备忘录等。OA系统中的日程管理功能，则是指能够对日程进行添加、修改、删除、查询等操作的工具。OA系统日程管理功能的作用和优势日程可以让用户合理地安排时间，避免遗漏和重复安排；提高办公效率在团队合作中，能够实时分享和查看其他成员的日程，减少沟通

11、成本；方便协作通过日程的报表查看，能够对自己和团队的工作进度进行跟踪和分析；精细化管理能够将时间可视化，提升时间把控能力，更好地安排各项任务；时间可视化OA系统中日程管理的流程在OA系统中，用户需要先登录系统，在日程页面中添加日程，并设置好时间、地点、参与人等信息；在需要提醒的情况下，用户可以设置日程提醒功能；在日程完成或取消的情况下，用户可以进行删除和修改操作。同时，用户还可以通过日程报表和导出功能，对自己和团队的工作进展和时间利用情况进行统计和分析。OA系统中日程的添加和修改方法1.点击日程页面中的添加按钮；2.填写日程的名称、时间、地点、参与人等信息；3.点击保存。添加方法1.找到需要修

12、改的日程；2.进入日程的详细页面；3.修改日程的信息；4.点击保存。修改方法 OAOA系统中日程系统中日程提醒设置方法提醒设置方法在日程添加或修改页面中，用户可以设置日程提醒功能，在日程添加或修改页面中，用户可以设置日程提醒功能，选中需要提醒的时间和方式即可。选中需要提醒的时间和方式即可。OAOA系统支持的提醒方式系统支持的提醒方式包括邮件、短信、弹窗等，用户可以根据自己的需求进行包括邮件、短信、弹窗等，用户可以根据自己的需求进行配置。配置。在OA系统的日程页面中，点击报表按钮即可查看日程报表；报表查看方法0103OA系统支持将日程报表导出为Excel或PDF格式，用户可以对数据进行分析和跟踪

13、。报表的导出和分析方法02OA系统的日程报表包括日程的名称、时间、地点、参与人等详细信息，同时还包含了日程的分类和时间分布等分析数据；报表的内容和格式删除方法删除方法1.1.找到需要删除的日程；找到需要删除的日程；2.2.点击删除按钮，确认删除操点击删除按钮，确认删除操作。作。OA系统中日程的删除和查询方法查询方法查询方法1.1.在在OAOA系统的日程页面中，可系统的日程页面中，可以通过日历或者搜索功能查询以通过日历或者搜索功能查询指定时间段或者具体日程；指定时间段或者具体日程；2.2.在日程列表中，可以选择查在日程列表中，可以选择查看自己的日程或是团队成员的看自己的日程或是团队成员的日程。日

14、程。0505第5章 OA系统文档管理 OA系统文档管理概述包括文档的定义、类型、属性等OA系统中文档的基本概念和功能防止信息孤岛，提高工作效率等OA系统中文档的作用和优势文档创建、审核、修改、备份等OA系统中文档管理的流程 OA系统文档创建和编辑新建文档、复制文档、导入文档、编辑文档等OA系统中文档创建和编辑方法版本控制、历史版本查看、版本还原等OA系统中文档的版本管理方法文档权限设置、部门权限设置、角色权限设置等OA系统中文档权限设置方法 OA系统文档共享和下载共享文档、链接文档、下载文档等OA系统中文档的共享和下载方法在线预览文档、PDF转换等OA系统中文档的在线预览方法批量下载文档、打包

15、下载等OA系统中文档的批量下载方法 OAOA系统中文档系统中文档管理流程管理流程OAOA系统中文档管理流程主要包括文档的创建、审核、修改、系统中文档管理流程主要包括文档的创建、审核、修改、备份、共享和下载等，确保文档的安全性和可用性。备份、共享和下载等，确保文档的安全性和可用性。OA系统中文档的权限管理对文档的访问、编辑、下载等权限进行设置文档权限设置对部门内员工对文档的权限进行设置部门权限设置对不同角色的员工对文档的权限进行设置角色权限设置 对文档进行版本控制，便于管理版本控制0103还原文档到指定版本版本还原02查看文档历史版本，便于对比和追溯历史版本查看链接文档链接文档将文档链接分享给他

16、人或部门将文档链接分享给他人或部门设置链接文档的有效期设置链接文档的有效期对链接文档的访问权限进行设对链接文档的访问权限进行设置置下载文档下载文档下载单个文档或批量下载文档下载单个文档或批量下载文档设置下载文档的格式和大小设置下载文档的格式和大小对下载文档的权限进行设置对下载文档的权限进行设置 OA系统中文档的共享和下载共享文档共享文档将文档分享给他人或部门将文档分享给他人或部门对文档进行加密或解密对文档进行加密或解密对共享文档的权限进行设置对共享文档的权限进行设置OA系统中文档的作用和优势OA系统中文档的作用主要是防止信息孤岛，提高工作效率，减少沟通协调成本。其优势在于能够有效管理文档，确保

17、文档的安全性和可用性，并提高文档的共享和协作效率。0606第6章 OA系统任务管理 OA系统任务管理概述了解OA系统中任务的含义和基本功能OA系统中任务的基本概念和功能掌握OA系统中任务管理的优势和作用OA系统中任务的作用和优势了解OA系统中任务管理的具体流程OA系统中任务管理的流程 OA系统任务创建和分配了解在OA系统中如何创建和分配任务OA系统中任务创建和分配方法掌握在OA系统中如何设置任务的进度和截止日期OA系统中任务进度和截止日期设置方法学会在OA系统中如何设置任务的优先级OA系统中任务的优先级设置方法 OA系统任务跟进和报表了解在OA系统中如何跟进和反馈任务OA系统中任务跟进和反馈方

18、法掌握在OA系统中如何查看和导出任务报表OA系统中任务报表的查看和导出方法学会在OA系统中如何进行任务数据分析OA系统中任务数据分析方法 在OA系统中创建一个新的任务新建任务0103根据实际情况设置任务的进度设置任务进度02将任务分配给相关人员任务分配重要重要任务对业务有一定影响任务对业务有一定影响需要持续关注进度需要持续关注进度常规常规任务对业务影响较小任务对业务影响较小较为常规的日常工作较为常规的日常工作次要次要任务影响较小任务影响较小可以有较长时间处理可以有较长时间处理任务优先级设置紧急紧急任务需要马上完成任务需要马上完成有可能影响客户满意度有可能影响客户满意度任务跟进在任务创建后，应及

19、时跟进任务的进度和反馈情况，以便及时调整任务的优先级和进度。同时，应确保任务的相关人员按时完成任务，避免对业务造成损失。在OA系统中查看任务的报表情况查看任务报表0103在OA系统中根据需要定制任务报表的内容定制任务报表02在OA系统中将任务报表导出为Excel文件导出任务报表任务数据分析任务数据分析OAOA系统中提供了丰富的任务数据分析功能，可以根据任务系统中提供了丰富的任务数据分析功能，可以根据任务的进度、完成情况、优先级等指标进行分析，以便及时调的进度、完成情况、优先级等指标进行分析，以便及时调整任务的管理策略。整任务的管理策略。0707第7章 总结 本手册的重要性和作用通过本手册的学习

20、，用户可以掌握OA系统的基本操作方法和注意事项，快速上手使用帮助用户快速上手OA系统通过掌握OA系统的使用技巧，用户可以更快速、更准确地完成各种工作任务提高工作效率通过遵守OA系统的注意事项，用户可以减少错误率，提高工作质量降低错误率 OA系统的使用技巧和注意事项包括登陆、退出、修改密码、浏览、搜索、筛选、排序、分页等操作方法掌握OA系统的基本操作方法包括不泄露密码、不随意删除数据、不上传非法文件等使用规则遵守OA系统的使用规则包括定期备份数据、对重要文件做好权限控制、控制敏感信息的访问等安全性措施重视OA系统的安全性 包括上传、新建、编辑、删除、下载、分享、设置等操作文件管理0103包括新建

21、、编辑、删除、共享、提醒、查询等操作日程管理02包括新建、分配、更新、回复、跟进、统计等操作任务管理术语术语2 2定义定义1 1定义定义2 2定义定义3 3术语术语3 3定义定义1 1定义定义2 2定义定义3 3术语术语4 4定义定义1 1定义定义2 2定义定义3 3OA系统常用术语解释和定义术语术语1 1定义定义1 1定义定义2 2定义定义3 3OAOA系统的进一系统的进一步学习和提高方步学习和提高方法法除了本手册以外，还可以通过参加培训课程、在线教学课除了本手册以外，还可以通过参加培训课程、在线教学课程、参阅资料和交流学习等方式来进一步学习和提高程、参阅资料和交流学习等方式来进一步学习和提高OAOA系系统的使用技巧和领域知识统的使用技巧和领域知识 OA系统用户手册的编写规范与方法手册中的内容要尽量简洁明了，确保用户可以快速掌握操作方法和注意事项清晰明了手册的字号和字体要适宜，不要过大或过小，对于不同年龄和视力的用户都要能够较好地阅读大小适宜手册的内容要尽量全面和丰富，既要包括基本操作方法，也要包括技巧和注意事项等方面内容丰富手册的内容要结构清晰，易于查找，用户可以快速定位到自己需要的内容易于查找 下次再会