工程公司行政管理制度.docx

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1、工程公司行政管理制度 工程公司 行政管理制度 第一章 员工行为规范 一、总则 为了创建一个文明祥和、井然有序的工作环境，树立公司良好形象，全体员工在工 作、管理、服务过程中，应严格根据本守则规范执行。 二、行为规范内容 1 1 、 仪容仪表 1） 上班时着装必需整齐、大方，不宜暴露，需保持良好的仪容、仪表。 2） 男员工头发不盖过耳部及后衣领为适度，女员工不得披头散发，浓妆艳抹，宜保持 清雅淡妆。 2 2 、 行为举止 1） 在单人通行的门中，不行两人挤出挤进。遇到客人或同事，应主动退后，并微笑着 做出手势：您先请。 2） 和客人、同事对面走过时，应主动侧身，并点头问好。 3） 站立或落座交谈

2、时，应保持正确姿态。切忌双手叉腰、插入衣裤口袋、交叉胸前或 摆布其他物品。 4） 凡进入房间或各部门办公室，均应先敲门，征得室内人员的同意后方可进入。未经 室内人员同意，不得随意翻阅房内的任何物品。 5） 不允许在办公电脑上打嬉戏、看视频；不允许在办公时间玩手机嬉戏。干与工作无 关的私人事情。 3 3 、 言语规范 1） 员工要做到请字当头，谢字不离口，见面先问您好。 2） 交谈时，用柔软的目光凝视对方，面带微笑，并通过轻轻点头表示理解，不许有 何不雅的动作。请您感谢对不起不用客气等礼貌语要常常 运用，不准讲粗言秽语或运用轻视性和羞辱性语言。 3） 客人的询问不能回答不知道。确不知道的事情，要

3、先请客人稍候，再代客人 询问。 4） 无论在任何地方严禁大声说笑或载歌载舞。 5） 不讲过分的玩笑。 6） 全体员工在公司内遇到客人、上级、同事时，应做到讲五声，即迎声、称呼 声、致谢声、歉声、送声，禁止运用四语，即蔑视语、烦躁语、否定语和斗 气语。 4 4 、 接听电话 1） 全部电话，务必在三响之内接答，提倡讲一般话。 2） 接电话时，拿起听筒先问好，再报公司名称。假如是分机，先问好，再报部门名 称。 3） 通话完毕时，要礼貌道别，如再见、感谢您的帮忙、欢迎您到公司来 等，并待对方挂断后再轻轻放下话筒。 4） 通话时，尽量不运用免提键。 5） 不得运用公司电话打私人电话。 5 5 、 工作

4、规范 1） 不准在工作场所赌博。 2） 上班时间不得睡觉。 3） 严格听从上级的工作支配及工作调配。 4） 坚守本职岗位，不得擅自离岗、窜岗。 5） 对上级领导、同事和客户要以诚相待，礼貌待人。 6） 各部门员工应相互协作，同心同德的解决困难。 7） 发扬勤奋踏实的精神，优质高效的完成本职工作。 6 6 、 道德规范 1） 酷爱集体，维护公司声誉，爱护公司利益，为公司尽心尽责。 2） 酷爱本职，恪尽职守；精通业务，一丝不苟；优质高效，讲究效率。 3） 宽以待人、严以律己、不断提高自身修养。 4） 廉洁奉公、不谋私利、顾全大局。 5） 遵守公司各项规章制度、听从领导、敬重同事、文明礼貌、懂法讲理

5、。做到四 不，不说谎话、粗话、不团结的话；不骂人、欺人、诽谤人；不吵架、打架、 唆使别人打架；不旷工、怠工、磨洋工。 7 7、 、 职业规范 1） 自觉遵守劳动纪律和请假制度，有事必需事先请假，因特别状况来不及请假到 岗后应刚好补假。 2） 工作中做到四个不准，即不准怠慢、顶撞、刁难同事和用户；不准利用管 理职权谋私，不准衣帽不整或酒后上岗；不准在工作时间串岗、脱岗、谈闲谈 和做与本职工作无关的事。 3） 工作做到四个一样：即对生人和熟人一样热忱；对员工和领导一样周到； 对员工的看法和对领导的看法一样重视；没有监督和有监督一样的规范。 8 8、 、 员工守则 1） 主动主动，尽职尽责。 2）

6、顾全大局，团结协作。 3） 敢于认错，勇于担当。 4） 努力学习，擅于创新。 5） 遵纪遵守法律，廉洁自律。 6） 勤俭节约，疼惜公物。 7） 保守隐私，维护公司利益。 8） 按时到岗，不做与工作无关的事。 其次章 办公环境管理制度 一、总则 行政部为了加强公司办公环境、卫生的管理，创建出良好的学习和工作氛围，全 面提高公司整体形象，本着从严治理、奖罚分明的原则，特制定本条例。 二、办公场所的规定 办公场所指公司各办公室、工位办公区、会议室、走道、前台等。 三、办公场所的责任划分 各办公室、会议室、走道指定专人或划分卫生区，由行政部指定人员负责打扫。工 位办公区由运用人负责整理。 四、对环境卫

7、生的要求 1、 各办公室、工位办公区、会议室、走道地面及桌面要求保持干净整齐。 2、 文件、文具摆放整齐有序。 3、 离开办公桌，座椅应刚好放回原位。 4、 窗台除摆放花盆外，一律不准摆放其他物品，总体要求窗明几净，环境宜人。 5、 办公场所严禁摆放私人物品。 五、惩罚标准 对办公场所在检查中凡有下列现象之一者，第一次给值日人员 5 元经济惩罚， 以后每发觉一次均加倍惩罚。 1、 办公场所地面有纸屑、烟头、果皮等杂物。 2、 墙面有蜘蛛网或门窗办公桌、文件柜有灰尘。 3、 文件资料及其它办公用品摆放杂乱或纸篓外溢。 4、 窗台清理不干净或堆放其他杂物。 5、 办公场所搭放衣服摆放私人物品。 六

8、、惩罚方法 对在每次检查中环境卫生达不到要求的责任人，实行通报指责和经济惩罚两种形 式予以惩罚。即检查组依据检查状况认为的确发觉有所禁止的现象，当场在检查记录上登记并由主管领导签字认可。当月由行政部 依据通报在其工资中干脆扣除。被罚款项一律作为嘉奖基金，统一用于年终评比 优秀员工嘉奖基金。 七、检查与考核： 1、 公司对办公室环境卫生的检查，由各部门负责人、行政部共同组织实施。 2、 检查可以同制度执行状况，劳动纪律遵守状况一并进行，也可单项进行；每 月检查 12 次，必要时也可随时检查。 3、 每次检查结束后，行政部必需形成文字材料进行通报并做好记录。 第三章 公司物资管理制度 一、公司物质

9、管理 1、 目的：为使公司物资管理合理化，满意工作须要，合理节约开支，特制订本规定， 此规定的执行部门为行政部、选购部、财务部。行政部、选购部负责统一选购， 财务部负责监督公司物质出入库台账并核查。 2、 物资分类 (1) 公司行政部物资分为低值易耗品、管制品、实物资产，行政部物质统一由行政部 选购及管理领用，并建立出入库台账，由财务部负责监督并核查。 (2) 低值易耗品：笔、纸、电池、订书钉、胶水、档案袋、透亮文件夹、拉杆夹等。 (3) 管制品：订书机、打孔机、剪刀、美工刀、文件夹、计算器等。 (4) 实物资产：物资价格达 200 元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机、移动 硬盘、刻录机

10、、笔记本电脑、办公桌椅柜、电脑、打 印机、电话、饮水机、投影仪等。 (5) 公司项目部物资分为：如手电筒、螺丝刀、靠尺、卷尺、水准仪、测距仪、工人 工作服、平安帽等，归属项目管理的物资由选购部选购及管理领用，并建立出入 库台账，由财务部负责监督并核查。 二、物资选购 1、 公司物资审批流程： 部门主管 经理审核 申请人填制 物品申购单 行政部选购选购部选购 总经 理审批 行政部备案 财务部备案 常务副 总审批 2、 公司物资的选购，原则上属于行政部管理的物资由行政部统一购买或经批准由项目 选购部购买。申购物品应填写物品申购单，500 元以内物品申购由部 门经理批准，行政部或财务部备案后即可购买

11、，500 元以上部门经理 批准，常务副总批准，总经理批准，行政部或财务部备案后即可购买。批准后的申 请单可进行预借款或作为借款单附件，借款单金额在申购用品金额范围内的，借款 单经办人签字即可借款，不需另行批准，选购完毕后根据报销流程据实报销。 3、 物资选购由行政部或选购部指定专人负责，并实行以下方式： 1） 定点：公司定大型超市进行物品选购。 2） 定时：每季度进行一次选购。 3） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。 4） 特别物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 4、 办公用品每季度初固定选购一次，选购前行政部将通知各部门主管预提 各部门本季度须要的办公用品，预提的经本部门

12、主管签字 的办公用品提交行政部，由行政部进行汇总后逐级进行领导审批并购买； 5、 因资金管理要求及行政部库房储存空间小，各部门人员领用物资时行政部将依据各 部门提交的本季度的申购单进行发放，未预提本季度办公用品的部门，行政部库存 无额外余量将不赐予领用，请自行单独申购。 三、物资领用 公司依据物资分类，进行不同的领用方式： 1、 行政部管理物资部分： 1） 低值易耗品：干脆向行政部物品保管人员签字领用，领用时间每周三全天。 2） 管制品：干脆向行政部物品保管人员签字领用，领用时间每周三全天。 3） 实物资产：由行政部设立实物资产管理台帐，以精确记录固定资产的现状，设 置个人固定资产台账及总分类

13、账。 2、 项目部管理物资部分： 1） 公司项目部管理公司项目库房钥匙，如有出库与入库，均先到项目部后勤或库 管处登记领取，交领取物品清单，确认领出物品数量，质量，规格等基本信息。 同时将确认签字后清单下发总经理助理、财务部、行政部登记备案。 2） 项目部每月将更新的项目物资库存量清单于当月5-10号之间发给各项目负责 人，同时下发总经理助理、财务部、行政部登记备案。 四、公司物资借用 1、 项目部开工需运用公司办公设备，由行政部自行调配，公司调配不开或者无此设备 的由申请人自行申请，批准购买后交行政部申购领用，领用的物资在行政部登记。 3、 借用物资超时未还的，行政部或财务部有责任督促归还，

14、一般期限不得超过项目竣 工期后 1 周。特别状况经相关领导批准后可延长归还时间。 3、 借用物资发生报废、损坏、遗失的，行政部或财务部视详细状况要求保管人照价或折价赔偿。属于自然报废物资保 管人需填写报废申请单，批准后报废处理。 五、附则 1、 新入职人员在行政部或其他部门领用的办公物品，人员离职时，必需向 行政部或其 他部门办理物资归还手续，未经行政部或其他部门认可的，相关部门不得为其办理 离职手续； 2、 行政部有权限制每位员工的办公物品领用总支出。行政部有权调配项目剩余或过盛 办公用品； 3、 行政部每季度 25 日前完成实物资产、管制品盘点工作，同时完成每月低值易耗品 的盘库工作及本月

15、耗费状况统计工作，由财务部抽查监督审核。财务部每月 25 日 前完成材料类物品的盘点，由行政部抽查监督审核，盘点完 成的库存物资清单下发各项目部，以便于资源整合，充分运用。 实物资产、易耗品日常表格附件：物品申购单 第四章 固定资产管理制度 一、 固定资产的界定 凡运用年限在一年以上、初始单位价值在 500 元以上的房屋建筑物(包括临时性的 简易设施)、机器设备、运输工具、主要的工具用具及其他设备等，均作为固定资 产。 二、 固定资产的计价 1、 企业的固定资产原值，应按其不同来源渠道分别确定。 (1) 购进的固定资产以进价加运输、装卸、包装、保险等费用作为原价，需安装的固 定资产,还应包括安

16、装费用，从国外进口设备的原价包括规定支付的关税和附加 税。 (2) 作为投资的固定资产，以投资时各方议定的价格作为原价。 (3) 自制自建的固定资产，以制造或建立过程中所发生的实际支出为原价。 (4) 企业对固定资产进行技术革新，技术改造所发生的能够增加固定资产价值的支出 ，要调增固定资产的价值。 (5) 盘盈的固定资产按重置完全价值作为原价。 2、 企业固定资产应按原值入账，入账后固定资产价值不能随意变 动，凡属下列状况者方可进行账务调整： (1) 增加补充设备或改良工程。 (2) 将固定资产一部分拆除。 (3) 依据实际价值调整原来的暂付价值。 (4) 发觉原有固定资产价值有错误。 (5)

17、 依据国家规定对固定资产重新估价。 三、 固定资产的折旧 1、 固定资产在生产经营过程中，渐渐损耗而转移到产品成本中的价值，称为固定资 产折旧。企业一切在用的固定资产都应计提折旧； 2、 固定资产折旧应依据各类固定资产经济运用年限采纳直线法计提，固定资产应计 旧额根据原价扣除该项固定资产原值 5%的残值确定。 3、 公司各类固定资产的经济运用年限为： (1) 房屋建筑物：20 年 (2) 机器设备：10 年 (3) 电子设备：3 年 (4) 运输设备：4 年 (5) 其他设备：5 年 4、 固定资产月折旧应依据月初固定资产的账面原值和月折旧率计算，即： 1估计净残值占原值的一百零一分比 (1)

18、 某类固定资产年折旧率 该类固定资产的折旧年限 (2) 某类固定资产月折旧率年折旧率÷12； (3) 某类固定资产月折旧额该类固定资产本月应计折旧账面原值合计×月折旧率。 (4) 企业应按月计提固定资产折旧，并记入有关账户，各项固定资产每年提取的折旧 额应刚好记入固定资产卡片。 5、 固定资产折旧的计算方法一经确定，不得随意变更，如需变更，须经当地财税机 关和总经理批准，并在财务报表中予以揭示。 6、 为了保证固定资产处于良好的状态，充分发挥其效能，企业应做好固定资产的维 护修理工作，企业一般不计提大修理基金，发生的日常修理费用，可以干脆计入 当月成本费用。 四、 固

19、定资产的购置和处置 1、 固定资产的购置： (1) 购置固定资产，应由有关部门提出申请，经财务部和相关领导审核后： l 凡金额在 2000 元以下的报常务副总批准。 l 凡金额在 2000 元以上的报总经理批准。 (2) 固定资产增加必需填制固定资产验收单，并办理有关手续。 2、 固定资产的处置： (1) 固定资产的报废，应由固定资产运用部门提出申请，经财务部及有关部门鉴定后： l 凡金额在 2000 元以下的报常务副总批准。 l 凡金额在 2000 元以上的报总经理批准。 (2) 固定资产的转让： 由于技术更新、企业转产等，出现多余的、不需用的固定资产，经公司管理层探讨 确定后，应按固定资产

20、净值和市场状况进行转让处理，削减闲置占有的资金，转让 价格与固定资产账面净值的差额，作为营业外收支处理。 五、 固定资产的日常管理 1、 行政部负责固定资产的实物管理； 按固定资产的类别，结合公司实际状况，编制固定资产书目，建立固定资产实物 账和管理卡，并落实固定资产管理责任人。 2、 财务部负责固定资产的金额核算和管理。 (1) 应建立固定资产总账，明细账，加强固定资产实物和价值的管理，做到账账相符， 账实相符，账卡相等。 (2) 财务部应定期组织固定资产盘点，每年至少盘点一次，盘点状况假如与账存状况 不符，应当查明缘由，核实状况并经企业总经理批准后，刚好进行账务处理，调 整账面结存数。 第

21、五章 车辆管理制度 公司对车辆实行集中管理。集中管理指车辆的购置、转让、报废和车辆的使 用、保养、维护等进行详细管理，由行政部统一管理。专人管理，专人驾驶， 专卡加油。 一、用车管理 1、 用车范围： (1) 接待客户用车。 (2) 2 公里以外的公务用车。 (3) 涉及大额现金、重要公文资料。 (4) 携带珍贵或沉重物品等业务用车。 (5) 执行生产经营的重要活动、紧急任务的业务用车。 2、 用车申请程序： (1) 因公用车须于事前向部门经理和行政部经理申请，用车时填写驾驶人员变更情 况登记表，登记好借用事由、驾驶该车起先时间、起始里程数。 (2) 用车结束后驾驶人需填写驾驶人员变更状况登记

22、表，登记好驾驶该车结束时 间、结束里程数。 (3) 如遇特别状况，可先请行政部支配车辆，后补办用车手续。 二、车辆管理 1、 车辆应设置车辆行驶记录表，运用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用 车的记载是否相符。 2、 运用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。 3、 行政部每月至少抽查一次。 4、 车辆未经总经理许可擅自转借他人私用。 5、 车辆加油，实行定点油卡加油，油卡由行政部负责保管，驾驶员加油需从车 管人员处借出油卡，加油后刚好交还，一并交回加油回执单。 6、 项目车辆加油，油卡支配专人负责保管，每月月底交回加油回执单。 三、车辆保养 1、 车辆应坚持保养为主、修理为辅的原则。 2、

23、 驾驶人每次出车前，首先要对车辆进行检查，查看机油、冷却水是否缺少，车辆 外表是否有划伤，有关部位是否有异样、松动、轮胎是否缺气、扎有异物等；其 次打扫车内外卫生，使车辆保持卫生整齐。 3、 司机驾驶车辆应严格根据车辆的操作规程进行操作，当日首次出车时，发动车后 不宜急于行驶，查看各部位是否有异样，声音有无异响，各仪表指数指示状况是 否正常等，当确认无误后缓缓起步行驶。 4、 车辆行驶当中，司机要正确操作，留意车辆有无异响、气味及各仪表的指示状况， 发觉问题马上停车，刚好解除。 5、 司机在停车等人期间，应刚好打扫车辆卫生和查看有关部位的状况，做到有问题 刚好处理。 6、 驾驶人每次出车后要刚

24、好打扫车辆卫生，清理车内杂物，修理应当修复的部位， 检查随车物品、证件等，向行政部经理汇报当日出车状况和存在的问题。 7、 驾驶人平常对车辆保养应做到三勤，即：勤检查、勤调正、勤养护，依据车辆的 性能及运行状况，每 5000-8000 公里要更换三滤；每 30000 公里要进行全车检查、 强保：每 60000-80000 公里发动机要大修。 8、 驾驶人应保证车辆日常卫生清洁。 9、 行政部车管人员要随时检查公司车辆的卫生、性能等状况，定期检查每周不应少 于一次，并做好检查记录。行政部经理至少每两周进行一次车况、卫生、性能检 查。 四、车辆修理 1、 车辆的修理由公司指定厂家保养，否则保养、修

25、理费不予报销；可自行修理的， 报销购买材料零件费用。 2、 一般的小修，如有些部位的调正，紧固螺丝、换轮胎、拆装易损灯配件等，驾驶 人必需亲自修理，不能在修理厂修理。 3、 车辆修理必需根据修理审批程序办理，即司机填写车辆修理申请单，注明修 车缘由、修理内容、预估价格等，报行政部经理审核无误后，报总经理批准。 4、 新换配件实行旧件回收制，即要将旧件交回公司，不能留在修理厂。车 管人员要 建好各车辆的修理档案，对各车辆的修理状况及性能要熟识了解，做到心中有数。 5、 车辆修理期间，本车司机要在现场参加修理，主动协作，如有处理不了的问题， 应刚好向行政部经理汇报。重要部位解体换件修理时，司机必需

26、亲临现场，不得离开，尽可能当日修理完毕，不 能过夜间断修理。必要时，行政部经理可指派专人到现场了解状况，监督修理， 协调处理有关事项。 6、 车辆在外地出差途中发生故障，司机能修理的则自己修复，如若不能，可在确保 平安和不影响车辆技术状态的状况下，返回公司向行政部经理汇报后进行修理。 无法返回时，要刚好与行政部经理取得联系，经行政部经理认可后可就近修理后 返回。 7、 驾驶人不得擅自选定修理厂进行修车和变更修理项目或扩大修理范围严禁弄虚作 假，不得做有损公司利益的事。 8、 修车结束后，要查看随车证件、工具等车上物品，将里程表数字抄报记录，刚好 办理修车后的相关手续。 9、 车辆修理后，在行驶

27、当中，驾驶人要时常视察，多留意修理位置的油、电、汽等 和各部位的连接状况。对修理项目保证期内失效的配件，肯定争取索赔。 五、违规、违章与事故处理 1、 发生全部交通记录平安事故均须向公司领导报告。 2、 司机私自将车交给他人驾驶而违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担损失，并 予以通报或辞退处分。 3、 违反交通法规，所发生的一切经济损失由司机自行负担。当月违规，司机应于当 月自行缴纳罚款；若未缴纳者，公司有权从其工资中扣除代缴。 4、 各种车辆如在公务途中遇不行抗拒车祸发生，应先急救伤患人员，向旁边公安机 关报案，并马上与公司行政部经理联络帮助处理；如属小事故，可自行处理后向 行政部经理报告。

28、 5、 因驾驶人个人技术缘由造成车辆损坏，扣除其车辆损失外，可视实际状况予以通 报指责和经济惩罚处理。 6、 发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金后，其差额视责任 详细处理。 7、 发生责任事故造成经济损失时，按事故的性质分别赐予以下惩罚。 1） 一般事故：按经济损失的 10%惩罚。 2） 重大事故：按经济损失的 8%惩罚。 3） 特大事故：按经济损失的 6%惩罚。 第六章 会议管理制度 一、总则 1、 为了改进会议作风，提高会议质量，特制定本制度。 2、 公司组织的会议主要包括年度工作会、经营分析会、总经理办公会、生产例会。 3、 生产例会是必需严格按规定的时间、地点、内容

29、组织召开的会议，不能依个人爱 好随时取消。因不行抗力和国家法定节假日例外。 二、公司会议管理 1、 年度工作会：是总结上年度工作，支配部署下年度工作，表彰先进部门和先进个 人的会议。每年召开一次。详细时间、地点由总经理办公会探讨确定。行政部负 责组织，公司全体员工参与，如需邀请有关业务单位，须报总经理批准。 2、 经营分析会：是分析经营活动、确定成果、解决问题、提高经济效益的会议。不 定期召开。详细时间由总经理办公会确定，行政部负责组织，参与人员为公司中 层以上干部或由总经理确定的其他人员。 3、 总经理办公会：是探讨确定重大问题，探讨部署重要工作，听取有关部门工作进 度的汇报，完善各项制度，

30、解决管理机制和业务运行中出现问题，探讨人事问题 及中层以上干部任免事项的决策会议。由总经理确定何时召开并主持，行政部负 责通知并记录。参与人员：总经理、工程副总、常务副总、技术负责人、行政人 事部经理或由总经理确定的其他人员。 4、 生产月例会：传达总经理办公会的有关决策，检查总结本月各部门、各在建项目 工作完成状况，支配布置下月工作，协调解决工作中存在的问题。生产月例会时 间为每月末周五下午 16:00。参与人员：各部门负责人、各项目部负责人及各工队 负责人。 5、 周例会：传达总经理办公会的有关决策，检查总结本周各部门、各在建项目工作 完成状况，支配布置下周工作，协调解决工作中存在的问题。

31、周例会时间为每周 一晚 21:00。参与人员：全体员工或由总经理确定的其他人员。 三、会议作业流程 1、 会前通知：对公司召开的重要会议一律采纳书面通知形式。 通知内容原则上应包括：本次会议的主要议题、参与人员的名单、应打算的会 议报告、会议的时间、地点。对因故不能参与会议的人员，须经有关领导批准 ；对于生产例会，除改期召开外，一律不再通知。 2、 会中限制：会议主题必需明确，主持人要引导与会者探讨，刚好总结达成共识， 驾驭议程进度，对于时间较长的会议，中间可支配适当的休息时间，会议结束前 ，主持人应重申形成决议的事项，未形成决议的问题，留待下次会议再议。 3、 会议记录：对每次会议，行政部都

32、应支配做好记录。会议记录应当完整记录会议 名称、会议时间、会议地点、会议议题、会议主持人、参与会议人员、列席会议 的人员、会议经过、会议决议事项、待决事项。 4、 会后考核：总经理办公会等重要会议必需编发会议纪要，并呈报总经理签发。 会议纪要由行政部负责整理，按规定范围报送，并由行政部对重要事项负责督办。 第七章 印章管理制度 一、总则 本制度适用于公司各部门行文印章，介绍信，法人托付及上报材料印章，各种合 同印章、招投标资质证书复印件用印等的运用。 二、 目的 印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和 工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确运用人与管理

33、人员的责权， 特制定以下公司印章运用与管理条例。 三、 印章种类 公章、法人章、合同章、财务专业章、公司资料章、项目部资料章等。 四、 印章的刻制 全部印章的刻制，均总经理批准后，由行政部联系刻制。 五、 印章的保管 1、 对各类印章施行专人保管，不得随意放置，需存放在保险柜中。 2、 公章、由行政部负责保管。法人专用章、由财务部负责保管。 3、 合同章由行政部负责保管。 4、 公司资料章由资料部负责保管。 5、 财务专用章由财务部指定会计负责保管。 六、 用印的审批 1、 公章、合同章的运用必需由总经理/常务副总审批。 2、 财务专用章的运用由总经理/常务副总审批。 3、 公司资料章： l

34、施工过程运用由项目经理审批。 l 竣工资料运用由总经理/工程副总审批。 4 4、 、 项目部资料章的运用由各项目部经理审批。 七、 印章 的运用 1、 全部印章的运用必需记录用印事项，数量，用印时间，经办人，并在钉钉上发起用印申请，经相关审批人审批后，方可用印。 2、 印章保管人员不得擅自给手续不齐的申请人用印。 3、 重要文件、材料用印，需留有复印件，并编号、存档。 4、 不得将印章带出访用，如工作须要将印章带出时，必需由保管人及总经理批准后，派专人一同前往，监督运用，并做运用记录。 5、 不得在空白表格、白纸和公文空白面上加盖公章或合同章。 6、 合同章不得加盖于非公司经营业务的合作合同上

35、，特别状况需上报常务副总/总经理审批。 7、 印章管理人发觉文件资料中有错误或不符合国家政策和公司规定时，有权拒绝用 印，待校正后再用。 未按本制度要求运用公章时，印章管理人可拒绝协作。 第八章 介绍信管理制度 一、主题内容与适用范围 本制度规定了介绍信管理的职责部门，管理要求及检查考核方法。 二、管理职责 介绍信由行政部专人负责管理。 三、管理内容与要求 1、 因业务须要需持介绍信外出，应由申请部门在行政部登记，经主管经理签字后， 由行政部专人负责开具。 1、 介绍信必需按流水码编号并加盖骑缝章，凡出现笔误，临时变更等状况需重新开 具，原介绍信页不能撕毁，应注明作废字样，以便核查。 2、 不

36、得开具空白介绍信或在空白介绍信上加盖公章。 3、 状况改变介绍信领用人没有运用介绍信，应马上退还，将介绍信贴在原存根处并 写明状况。 4、 介绍信丢失、毁坏，领用人应马上向行政部反映，刚好实行防范措施。 5、 介绍信所填写的姓名、人数、办理事项必需和登记事项完全吻合，单位名称要用 全称。 6、 前来办理业务的外单位介绍信要妥当保管，并具体登记状况。 7、 介绍信应用钢笔或黑色签字笔书写，以保持其肃穆性。 8、 介绍信存根应妥当保管，按保密要求归档，保存期为五年。 第九章 公文管理制度 一 、总则 1、 为提高文件处理效率，充分发挥文件在各项管理工作中的指导作用，特制定本制 度。 2、 本制度所

37、称文件管理特指对文件的类别管理、格式管理、行文管理、收文管理和 检查考核。 二、类别管理 1、 行文的类别管理是对各类行文文种的规定。除专业技术文件外，公司应运用下列 文件行文。 2、 确定：对重要事项或重大行动做出支配，用确定。 3、 通告：对外公布的重要事项和重大状况，用通告。 4、 通知：转发上级文件，批转下级文件，发布规章制度，部署工作和支配活动，任 免和聘用事项召开会议用通知。 5、 通报：表彰先进、指责错误，传达重要精神或状况，用通报。 6、 请示：下属部门向上级领导恳求指示、批准，用请示。 7、 批复：上级领导对下属部门请示做出的答复，用批复。 8、 纪要：记载和传达会议状况和议

38、事事项的公文。 9、 报告：下级部门向上级领导汇报工作、反映状况、提出建议、答复上级询问，用 报告。 10、函：不同部门之间相互商洽工作、询问和答复问题；不同企业之间洽谈生意时， 用函。 三、格式管理 1、 行文的格式管理是对行文版式的规定。文件格式一般包括标题、主送单位、正文、 附件、单位印章、发文时间、抄送、抄报人员和单位、文件字号、主题词等。 2、 文件标题，除批转的文件外，一般不加书名号和标点符号。原则上，主 标题用二 号宋体字打印，副标题用三号黑体打印，正文用四号宋体打印；附件的标题材用 四号宋体打印在正文之后，日期之间。发文时间，以领导签发的日期为准。 3、 发文字号，统一按一&t

39、imes;字201×第××号格式编号。文件号不得出现重号。 4、 正文要求从左到右横写横排，收、发单位应写全称或规范化简称；行文落款由发 文单位、印章和成文日期组成。正式行文一律加盖发文单位公章。联合发文应将 主办单位排列在前。 5、 公文原则上用 A4 纸输出，专业技术文件和图表等依据须要纸型输出。 四、行文管理 1、 行文由行政部负责管理。对外或内部行文，均以公司名义发文。 2、 向上级请示的行文，应当一文一事，主送一个单位，不同时抄送下级单位；向下 级单位的重要行文，应同时抄报上级单位。请示和报告要分开。 五、行文作业 1、 行文作业规定了拟稿、核稿、

40、签发、打印、校对、用印、封发、归档的全部流程。 2、 主办部门拟稿，应当符合国家政策要求，结合企业实际，提出的观点要明确、情 况要的确、文字要简练、条理要清晰、层次要分明、标点要正确，行文前，主办 部门应按要求填写签发单。 3、 主管领导核稿，应将稿件交行政部进行文字和标点校对；校对无误签字后，方可 呈送总经理签发。 4、 文件经总经理签发后，由行政部负责向主办部门索取软盘、输出、文件输出后， 应进行复核，无误后，方可编号、用印、登记、下发。 5、 行政部下发文件，均应建立发文本。内容应包括文件题目、文件编号、发放单位 、发放人员、收文签字。发文结束后，应刚好立卷，将文件原稿、签发单、正式 文

41、件一并装订，归档备查。 6、 技术性文件的收发，由行政部负责统一登记、编号、发放。 六、收发文管理 1、 收文管理是对外来文件的登记、分办、拟办、批办、催办全部流程的限制。 2、 收文，应建立收文本。外来文件由行政部统一签收。来文开 拆后，应先在收文本上编号、登记、填写文件阅办单，送总经理阅批。对急件公 文，应马上呈送总经理阅批。如领导出差，应送主持工作的领导处理。 3、 根据总经理签批的看法，将文件送有关领导或部门办理。急件，主办部门应马上 办理、回复并退回文件；普件，3 个工作日内办理、回复，最迟不得超过 5 个工作 日。须要探讨而不能立刻答复的文件，要先书面或口头简要回复。 4、 领导参与重要会议带回的文件，在汇报和传阅后，应将会议原件交行政部立卷、 归档。如有关领导、部门需用，可复印运用。 5、 行政部要对总经理批示的文件和发出的文件，仔细督办、催办，以防止积压和漏 办。 第十章 档案管理制度 一、总则 行