文件收发管理办法.docx

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1、文件收发管理办法 文件收发管理方法 一、目的 为规范文件处理程序，避开文件管理混乱，特制定本方法。 二、范围 1、收进文件，指由外单位发来的文件。 2、外发文件，指由公司发出的文件。 3、内部文件，指由公司内部传递的文件。 收发文件的管理包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 三、收文处理程序 收文 1、收文由办公室负责，应对文件进行检查验收。 2、文件的拆封应严格遵守拆封权限，由办公室领导或秘书开拆，其他人不得开拆。 3、文件收到后应刚好按收文登记簿上的要求精确登记。 4、应保持原信封的完好，以备处理时须要。 5、工作文件收到后，第一时间刚好通

2、知收件人，按其看法处理。 6、属于隐私文件，按文件密秘等级要求处理，做好保密工作。 拟办 文件负责人员在阅读文件后，依据文件性质、内容和有关要求，依据公司领导的分工，对文件提出初步处理看法，并将其填写在文件处理单上。 批办 文件负责人员应依据文件处理单的看法，刚好报请公司领导批示办理，由公司领导在文件处理单中明确批示：文件处理单位、处理方法、处理时间等要求。 承办 文件负责人员应依据公司领导批办的要求，应刚好将文件交相关部门或人员进行承办。 传阅 对非承办的传阅文件，文件负责人员应依据文件的轻重缓急组织进行。文件在各部门内部传阅要履行手续，杜绝无序传递，如发生文件遗失、损坏等问题时，公司将追究

3、管理人员和部门主要负责人的责任。非人为缘由损坏的要刚好上报公司办公室补齐。 催办 对承办文件，文件负责人员应适时询问、检查和督促。避开承办拖沓、文件积压。 办复 对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果刚好报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 借阅 1、未归档文件，视文件性质，经本部门、办公室负责人、公司领导批准后，办理借阅或借用手续。并应填写文件资料借阅单，借阅后应刚好归还。 2、已归档的文件，经本部门、办公室负责人批准后，在档案室办理借阅手续；对有关文件或文件的部分需复印的经批准后，由档案管理人员复印，并办理有关手续。 四、发文处理程序 拟稿 公司行政文件和总

4、经理办公会议纪要由办公室拟稿，部门文件、纪要由部门拟稿。 核稿与签发 公司级文件由拟稿部门负责人核稿，分管公司领导签署看法后，呈 报总经理签发。 部门文件由部门负责人核稿，呈报分管公司领导签发。 涉及两个以上部门职责范围的文件起草完稿后，应交有关部门负责人分别对文件内容进行会审会签，部门会审会签后送公司领导签发。 印制与发放 各部门按有关程序、手续签发的文件，交由办公室按规定格式编号印制，加盖公章后按要求发送，并按发文登记表的要求做好发文登记。公司文件及纪要编号规则如下： 1、以 XXXXX 公司名义发放的红头文件编号规则： 上行文： XXXXX 文 +文件编写年号+文件流水编号 ，如：XXX

5、XX 文20221 号 平行行文或下行文：公司发文部门简称+发文件编写年号+文件流水编号 。如：司人发20222 号。 2、以 XXXXX 公司名义发放的会议纪要编号规则：司纪要+纪要编写年号+纪要流水编号，如：司纪要20221 号。 属于隐私文件，由专人办理。 五、文件的归档 1、来文应依据轻重缓急抓紧时间处理，原则上应在收到文件后二星期内办结。若要长期留本单位运用的，经有关负责人批准后，本单位留复印件，原件应在一星期内退办公室归档。 2、发文打印校对完毕后，应将原版文件及其磁盘进行归档登记。 3、文件办理结束后，应刚好退办公室归档。 4、每年的第一季度内，办理前一年度的文件归档，按保管期限

6、及归档要求整理归档。 5、文件在交相关部、室阅办时，应办理签收手续，退回文件时应刚好注销，以明确责任者。发觉遗失，应视来文性质报公司领导处理。 6、归档的文件应按保管期限和程序手续进行清理销毁。 六、其它要求 1、各部门的资料、通知等，由各部门自行打印发放，归档。 2、各部门应明确一名兼职资料管理员，负责本部门资料的管理工作，其名单报办公室备案，档案员要严格遵守文件管理制度，按规定传阅、上交、存档，任何人不得外借公司文件。因工作须要，复印文件资料必需按审批权限审批后，专人到公司办公室办理。同时要自觉遵守文件的保密原则，确保文件管理万无一失。 3、复印、传真文件资料要按程序审批，并做好登记。 4、公司办公室将不定期检查各单位文件保管、运用状况，并进行考核。 第5页 共5页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页第 5 页 共 5 页