物业管理工作手册编写计划书模板.doc
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1、工作手册编写任务分配计划计划编制人: 确定日期: 年 月 日序号工作手册名称编 写完成日期文字校对9000小组组织者具体编写人或部门定稿初稿时间修订一修订二讨论定稿1办公室工作手册2物业管理工作手删3机电设备管理工作手册4电梯工作手册5管理处维修工作手册6管理处房管工作手册7大厦治安工作手册8小区治安工作手册9消防工作手册10大厦卫生工作手册11小区卫生工作手册12绿化工作手册13小区活动工作手册14楼宇验收工作手册注:1.修订一指9000小组编写组织人和具体编写或部门讨论修订。2.修订二指9000小组对修订一手册在体系文件中协调性、全方面性进行讨论修订。3.讨论定稿指和相关职能部门对手册可操
2、作性进行讨论,修订后定稿。近日,北京美好愿景物业管理经过4位教授3天严格现场审核,经过了世界最权威认证机构英国联邦国际认证(URS)认证,由此成为中国及亚洲第一家同时荣获新版ISO9001和ISO14001证书双认证物管企业。另据了解,中国现在已经有近500家物管企业取得1994版ISO9002证书,但这只占中国0多家物管企业140。ISO质量认证标准在中国发展时间不长,国人对它还不太了解。这一标准到底对企业发展起到哪些作用?在中国发展有哪些意义呢?国务院质量振兴纲要(1996)文件要求:到,房地产等服务行业全方面达成服务质量国家标准,到,服务质量基础达成国际标准。建设部去年初公布全国房地产企
3、业资质管理措施也要求:房地产企业必需建立完善质量确保体系。据URS中国地域实施总裁桂振华介绍,国际标准化组织(ISO)作为现在世界上最有影响非官方标准化组织,其标准要求用一套完善制度来管理质量,是一个量化科学管理标准。ISO14001标准是使企业经过一系列标准化管理,降低材料和能源消耗,提升使用效率和废物再利用率,从而达成降低成本,提升环境保护能力,增加企业竞争力目标。据全国第一家获证商住区中海物业管理企业统计,认证后比认证前每个月节省水电11。物业管理是个既管物又为业主提供优质服务产业,提升小区环境保护意识,大家就会自觉、主动去珍惜环境,企业对环境维护、清洁、管理费用也随之降低。物业企业走这
4、么一条“生态效益型经济”道路,既降低了成本,又赢得了商机。另外,伴随消费者日渐成熟,对企业文学性描述宣传已经产生了质疑,假如利用ISO等国家认证统一标准,则也为消费者提前进行了把关,增加了企业可信度。需要注意是,ISO获证是有认证覆盖范围,不能无限扩大到其它领域。而且证书使用期,除了英国URS享受永久有效特权外,全球全部认证机构全部只有3年有效限制。而且,企业经过ISO认证,仅是表明该企业质量体系经过独立认证机构审核,符合ISO质量确保标准要求。部分企业即便经过了认证,仍然可能产生职责不清或活动混乱现象,因为这一认证是一个动态发展过程。依据社会经济发展具体情况,ISO组织会随时推出新国际标准。
5、ISO中央秘书处12月15日公告,ISO9001英文版正式生效,同时废除9002和9003,对应汉字版将于3月正式启用。经过ISO认证仅是起点,只有经过PDCA(计划实施检验改善)不停循环运作螺旋上升,才能有效取得认证后应取得效果。物业管理企业怎样实施ISO9001:标准 从深圳万科物业管理企业于1996年2月在全国物业管理企业中首家经过ISO9002:1994质量体系认证开始,已经有不少物业管理企业经过认证。伴随ISO9000系列标准出台,已获证物业管理企业全部面临着标准转换问题。下面,笔者就物业管理企业怎样实施ISO9001:标准谈部分见解。 1、 制订符合物业管理企业、业主和社会要求适宜
6、质量方针和质量目标。 物业管理企业是服务性企业,它所提供产品,就是向业主提供物业管理服务。物业管理企业最高管理者应依据服务行业八大需要(物美和价廉、立即和周到、安全和卫生、舒适和方便、热情和诚恳、礼貌和尊重、亲切和友好、谅解和抚慰)和六大特征(功效性、经济性、安全性、时间性、舒适性、文明性),研究、识别、确定业主需要和期望,结合物业管理行业和本企业特点,制订质量方针和质量目标。这么方针和目标应是被全体职员广泛接收、了解,应是被业主和社会广泛认可。 在方针、目标内容上,应表现企业对物业服务质量承诺,强调用户(业主)至上。目标应围绕方针,尽可能量化,能够设置服务总满意率、报修立即率、房屋主体及公共
7、设施完好率、清洁立即率,和对所管物业评优承诺等质量目标。 在方针/目标实施上,应大力宣传,不仅使组织全部职员了解和落实,还应向业主或业主委员会和社会公开,表现组织服务承诺和社会义务。 质量目标怎样深入细化、分解呢?笔者认为,能够依据企业具体情况设置质量指标概念,对目标分阶段、分层次、分项目地展开,最终分解到班组甚至个人。这么做,能够使每一个职员全部清楚自己工作目标和努力方向,也能够使服务对象(业主)深刻感受到物业服务连续改善。 2、 明确组织内部职责、权限和相互沟通形式、方法。 物业管理企业内部机构设置、人员配置、职责分配及服务提供,要依据服务对象(业主)需求和期望及企业实际情况进行。应要求各
8、自工作内容应达成水准,尤其应注意协调管理处和企业、专业班组(部门)和管理处、各班组之间关系,明确各自职责和相互间接口,避免遇事谁全部不管或谁全部去管极端做法。 物业管理企业需要和社会各个方面打交道,从某种意义上说,每个职员全部是公关人员。对此如此,对内亦然。ISO9001标准要强调内部沟通(5.5.3)。物业管理企业应建立内部沟通机制和程序,将其纳入质量管理体系,明确范围、内容和工具等。质量管理体系是一个全员参与体系,立即进行相关企业发展、方针/目标、服务理念等信息传输和沟通,使职员之间相互了解、相互信任显得尤为关键。 3、 服务理念应表现以用户为关注焦点标准。 在ISO9001:标准中,表现
9、以用户为关注焦点内容有0.1、5.2、5.4.4、7.2.1、 7.2.3、7.3、7.5.3、7.5.4、8.2.1等条款。以用户为关注焦点是物业管理企业行动准则,识别和确定业主需求和期望,是应首先考虑。这种需求和期望既包含在物业管理行业规范、物业管理委托书(协议)、住户条约或业主条约中已明确服务内容,还应包含业主(委托方)未来、潜在需求和期望。企业应不停调整自己质量目标、提升服务档次、完善服务内容,不停规范、完善内部管理职责、权限,以适应这种发展。物业有写字楼、住宅小区、商住楼、商场、工业园区之分,业主有私人业主、企机关之分;业主地位、层次、成份也有所不一样。不一样业主、不一样物业,不仅对
10、物业管理服务要求不一样,还会伴随时间、环境等改变而改变。物业管理企业应建立动态调查和信息搜集程序,不停研究市场,完善自己。 4、 质量管理体系文件化应表现行业特点。 物业管理企业质量体系文件必需含有严厉性、权威性、可行性、优异性和灵活性,应依据标准要求、行业特点用户(业主)需求、期望和企业实际情况进行设计。按标准建立物业管理企业文件化结构,以34个层次为宜,即第一层次:质量手册;第二层次:程序文件;第三层次:多种工作规程、作业指导书、质量统计、表式、汇报等(也可使第三层次扩展到23个层次)。 标准降低了对形成文件程序强制性要求,强调组织应依据实际情况编制文件。对文件具体内容,必需根据结合实际、
11、量体裁衣标准,将其作为组织内部法律。文件既是指导职员开展工作指南,又是评价、考评职员工作绩效规范和要求。 那么,物业管理企业应建立多少程序文件呢?笔者认为,除建立6个强制性程序文件(即文件控制、质量统计控制、不合格控制、内部审核、纠正方法、预防方法)外,还应依据行业特点和人员质量技能,建立部分确实需要程序文件。比如: 为了识别、确定业主需求并分析、判定本身是否含有满足业关键求能力,能够依据7.7.2条款建立物业服务要求评审程序,对物业服务项目、服务等级、服务收费、服务承诺等进行综合性评审; 能够按7.4条款建立原材料采购和服务分包管理控制程序,控制原材料供方和服务分包方质量,以满足组织和业主要
12、求; 能够按7.1条款建立物业管理方案策划控制程序,对投标书、物业管理方案编写和审核、新服务项目标策划和开展进行规范; 对物业管理服务提供,可依据7.5.1、7.5.2条款建立物业管理服务实施控制程序,依据7.5.3条款建立服务标识和可追溯性控制程序等进行管理;同时,和第三层次文件紧密结合,对物业管理服务全过程进行有效控制; 对物业管理服务实施过程监控是,可依据8.2.4条款建立物业管理服务检验、监督控制程序;按8.3条款建立不合格服务控制程序,按8.5.2条款建?quot;纠正方法控制程序等进行监控、改善和完善; 对业主投诉处理、回访、沟通等活动,可依据7.2.3条款建立业主沟通、回访和投诉
13、处理控制程序; 对物业管理企业开放式信息调查系统,可按8.2.1条款建立业主满意度调查控制程序,按要求周期对业主进行服务信息调查。 当然,程序文件数量应由企业自己决定,质量管理基础好企业可酌情降低,质量管理基础较差企业可酌情增加。 文件化质量管理体系一旦建立,应该采取强制性手段推行,包含质量责任任何部门、职员(包含最高管理者)全部不能例外。这么做,才能真正将质量管理体系文件作为企业?quot;法律,走上法治管理轨道。 5、 应注意资源管理和服务提供控制。 物业管理企业资源管理对象能够是职员、行业信息(包含业主信息、社会信息等)、供方(原材料供给商、物业服务分包方等)、基础设施、设备、工作环境和
14、财务资源等。控制关键在于利用资源使业主满意。能够依据业主需求,依据协议要求配置、调整资源。对于人员,尤其要注意岗位技能培训、质量服务意识培养。物业管理是一项包含多个专业行业,从业人员应含有良好专业技能并胜任本职员作。对职员服务意识、质量意识培养更是物业管理企业不能忽略。企业能够建立对应程序(如按6.2.2条款建立培训控制程序)控制、满足资源要求。 物业管理服务能够划分为常规性公共服务(如房屋建筑主体管理、房屋设备设施管理、环境卫生和绿忽略挂尼龙、治安和消防管理、车辆道路秩序管理等)、公共性代办房屋、专题服务等。对各类服务过程控制,除了建立物业管理服务实施过程程序文件外,还应依据服务内容和过程,
15、编制各类作业规程(作业指导书)。在作业指导书中,应利用过程方法要求,首先研究各服务过程,即识别服务过程和子过程,明确这些过程输入和输出,识别所需资源(包含人员、设备、场所、资金等)。在具体实施中,应控制关键过程,设置过程监控点。对过程控制,应要求相关质量统计。 6、 设置适宜物业管理服务监控点 ISO9001:标准更突出动态监控特点。对物业管理企业来说,怎样设置适宜监控点是需要很好考虑问题。监控点设置应从物业管理服务策划(7.1)开始,在物业管理服务实施过程(7.5.1)、日常检验机制策划(8.1)、服务质量检验(8.2.4)中给予明确。比如,对某小区公共环境卫生管理,可在小区物业管理方案中明
16、确要求管理商服务承诺和检验集中;在小区环境卫生考评制度中明确检验安排和评定准则;在具体清洁卫生过程中落实这种检验和考评(如开展日检、周检、月检等),并对检验情况给予统计,对问题立即采取整改或纠正方法等。相关质量统计包含信息和数据是发觉问题、改善体系、提升企业管理水平关键依据之一。 7、 坚持强调连续改善 对物业管理企业质量管理体系改善,应首先建立自我完善机制,如按5.6管理评审、8.2.2内部审核、8.5.1连续改善、8.5.2纠正方法、8.5.3预防方法等条款要求建立对应文件化程序。企业应建立开放式信息搜集、沟通系统,对搜集到各类信息和数据,依据8.4条款数据分析要求进行统计分析。企业应注意
17、利用平时在各类检验活动、服务提供过程、内审、业主投诉等统计中信息和资料,分析服务开展情况、水准、内部管理水平。连续改善要求企业对职员提供适宜方法和手段培训,使每一个职员将服务、服务过程、体系改善作为自己目标。在企业内部沟通中,应确定改善目标,立即通报改善情况,从而使质量管理体系不停改善、提升、完善。 ISO14000环境管理系列标准是国际标准组织为保持全球环境,促进世界经济连续发展而制订第一套相关组织内部环境管理体系建立、实施也审核通用标准。从某种意义上讲,落实ISO14000环境管理体系对物业管理来说,将是二十一世纪备受大家关注管理热点。具体可表现在以下多个方面: “创用户满意物业”需要。环
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