物业公司档案管理规定制度样本.doc

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1、广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码1/51. 目标为全方面加强物业集团系统档案管理工作，确保物业集团各类档案资料(材料)充足、有效利用，特制订本制度。2. 范围 本要求适适用于物业系统全部档案管理。3. 职责物业集团行政管理总部是物业系统档案管理职能部门，所属各单位及各部门是档案管理实施部门。4. 工作内容4.1 定义：物业集团档案是指物业系统在企业发展过程中形成含有查阅利用价值、多种形式(纸质、电子、声像、实物等)行政文书、资质证件、经济合约函件、业户资料和音像图表等档案资料(材料)。4.2 机构设置4.2.1 物业集团本部设置专

2、门档案室，隶属于行政管理总部。4.2.2 物业集团所属各物业企业(管理处)经报批可设置自己档案室，隶属于行政管理部。4.2.3 物业集团本部各部(室)不设置专门档案室。4.3 管理体制4.3.1 物业集团本部档案室接收恒大集团档案管理中心业务指导；负责指导所属各物业企业(管理处)档案室工作；负责物业集团本部档案具体管理工作。4.3.2 各物业企业(管理处)档案室接收所在单位行政管理部行政领导和管理，业务上接收档案管理部门监督和指导。4.3.3 物业集团全质办为档案管理督察机构。4.3.4 为确保档案管理实效性，物业集团依据实际需要，可成立档案判定小组。4.4 人员配置及要求：4.4.1 各级档

3、案管理机构依据档案数量、工作量，本着精简、高效标准，配置对应档案管理人员。物业集团档案室专职1人，所属物业企业(管理处)档案室为兼职1人。4.4.2 档案管理(兼职)人员要由工作认真、责任心强、含有本专业知识和对应工作经验大专以上人员担任。4.4.3各级档案管理人员应保持相对稳定。如因工作变动或离职，必需在对应行政管理部门责任人监督下做好交接手续办理工作。广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码2/54.5 物业集团档案室工作职责4.5.1 参考国家相关标准和要求，结合集团企业相关要求，制订物业集团档案管理措施，制订物业集团本部档案管理实

4、施细则，并组织实施；4.5.2 搜集、整理、保管物业集团本部档案，并做好档案判定、统计和利用工作；4.5.3 监督和指导所属各单位档案室档案管理工作；4.5.4 依据需要组织开展业务知识培训，开展经验交流；4.5.5 承接相关档案管理工作其它事宜。4.6 下属单位档案室职责4.6.1 认真落实和实施物业集团档案室和本单位相关档案管理要求和措施，制订本单位档案管理实施细则，并组织实施；4.6.2 搜集、整理、保管本单位档案，并做好档案判定、统计和利用工作；4.6.3 依据需要组织相关人员业务培训；4.6.4 承接相关档案管理工作其它事宜。4.7 归档范围：凡物业系统在生产经营活动中产生有备查和连

5、续利用档案资料（见定义）均应归档。4.8档案管理4.8.1 归档要求：1) 档案管理人员应立即督促文秘人员，对已办理完成、有留存价值、使用频率趋低档案资料(材料)向档案室移交；2) 各类档案标准上要求在办理完成后两个月内立即组织归档。部分档案已办理完成而使用频率较高者，可合适延期归档，但必需由所在(使用)部门知会档案室，并严加保管。3) 归档文件材料应该完整、正确，根据实际情况进行科学分类，组成保管单位(卷、册、袋、夹等)，填写保管单位封面和目录；4) 归档文件材料应该质地优良，字迹工整，规格统一。填写归档文件材料应该使用毛笔或不褪色钢笔，使用标准简化字。5) 归档文件以“件”为单位，正文和原

6、稿、正件和附件、请示和批复、来函和复函要同时存档；文件前附有领导及相关人员批办意见、署名公文处理单，要正确装订后，随同文件一同存档。6) 行政文书归档数量为一式三份，其它档案材料依据实际情况确定留存份数。7) 收归档案要确保原件归档。部分确实难以追回原件档案资料(材料)，要立即保留广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码3/5复印(制)件；对于十分关键、珍贵、奇缺档案 资料(材料)要立即备份，将复印件或复制品一同归档。4.8.2管理要求：1) 档案室根据规范，并提出初步意见，将移交档案资料(材料)或需要判定现有档案交由行政管理部门、档案移

7、交部门、全质办和企业领导组成判定小组进行判定，确定保留期限，决定解、降密级事项，并确保档案管理内容有效性等。 2) 编制档案目录和检索工具应方便于查找为标准，努力争取科学简便，规范标准。3) 档案室内要做到库房布局合理、清洁、整齐。4) 除档案室工作人员外，其它人员不得随意进入档案库房。确须进入库房，经集团主管领导同意后方可进入。5) 存放档案必需有适宜设备和库房，采取防盗、防火、防潮、防光、防有害生物和污染等必需防护方法，使档案库房温湿度符合要求标准，以维护档案完整和安全。6) 库房内严禁吸烟和存放易燃品及其它杂物。7) 每十二个月应对库存档案数量、质量和保管情况进行一次检验，发觉问题时向主

8、管领导汇报，采取主动有效方法，保护档案安全。8) 档案管理工作要在提升传统管理方法基础上，应用现代管理手段和方法，即采取计算机管理，便于检索、利用。4.9 档案利用和销毁4.9.1 档案查阅必需在档案管理人员指定位置进行查阅，查阅须有档案管理人员在场；4.9.2 档案借用或查阅，以复印件优先为标准，即复印件能够利用者，尽可能使用复印件，但对复印件一样要加强管理；4.9.3 档案借用必需严格根据要求办理借用手续。4.9.3.1 一般档案由借用单位(部门)提出申请(或填写档案借用单)，并经本单位(部门)责任人签字，档案室责任人审批后，方可借出。4.9.3.2 秘密、机密档案由借用单位(部门)提出申

9、请(或填写档案借用单)，并经本单位(部门)责任人签字，档案室责任人审核，所在单位(部门)主管领导审批后，由借用单位(部门)助理级以上人员借出。4.9.3.3 绝密档案由借用单位(部门)提出申请(或填写档案借用单)，并经本单位(部广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码4/5门)责任人签字，档案室责任人审核后，所在单位(部门)关键领导审批，由借用单位(部门)责任人借出。4.9.4 外借档案归还时间，由各级档案管理机构在档案借用单中给予明确，标准上在三天内立即归还。部分特殊原因需延期归还者，须在档案借用最终期限(借用第三天)办理延期归还手续，

10、并说明延期使用理由，不然企业要给相关责任人一定经济处罚和纪律处分。4.9.5 延期归还手续根据借用档案密级和程序进行办理。4.9.6 档案归还时，档案管理人员要认真对归还档案进行检验，如发觉档案被转借、拆撕、抽换、污损和散失，应立即汇报，采取补救方法，并给予追查。4.9.7 档案销毁，物业集团本部档案由行政管理总部提出销毁意见并附上销毁清单，经判定确无保管价值档案，应登记造册，领导审查同意后，给予销毁；下属单位档案室档案销毁，必需向物业集团行政管理总部专题汇报，核查确定后，方可在指定地点销毁。4.9.8 销毁档案时，应由物业集团全质办人员在场监销。档案销毁后，监销人在清册上注明“已销毁”字样和

11、日期，并署名盖章，销毁清册由档案室留存。4.10 档案室保密要求4.10.1档案工作人员要严格遵守企业相关保密要求，维护档案完整和安全。4.10.2 根据档案文件密级划分范围，控制借阅范围。4.10.3 查阅档案人员，未经许可，不准私自抄录和复制，不准携带外出，更不准私自将档案转借她人。一旦发觉有违反要求者，企业将对相关责任人进行严厉查处。4.10.4 查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅。4.10.5 档案室内档案柜应做到随开随锁。4.10.6 档案室档案材料要定时清查，做到帐物相符。发觉失密、窃密情况，应立即汇报主管领导，查明情况严厉处理。4.11 档案密级划分4.11.1 集团各类已注明

12、密级行政文书，根据已划定保密等级进行管理；4.11.2 还未明确多种档案资料（材料）根据以下划分进行管理：a. 绝密文档，包含集团董事局关键决议、决定，董事局相关股权和人事组成情况，中层以上人员人事档案、极其关键经营报表和财务报表、极其关键合作协议，上级关键指示、企业章程。b. 机密文档，包含企业关键证照、企业协议，商洽性文件、呈请性文件、函、广州市xx物业集团作业文件文件编号WI-7.2-02-02版本号B档案管理要求修订状态号0页 码5/5证实、业户资料、工程协议、行政协议、申报表、审核书、计划资料、多种协议、计划设计图、施工图纸（含变更资料）、预算书、结算审核表、施工方案、各类测试汇报、

13、完工验收资料、会计凭证、会计帐簿、人才履历材料、职员记录表、晋升审批表、调资审批表、各类契约、银行按揭资料、住户资料、音像资料、照片资料。4.11.3 秘密文档，包含需要保密通知、决定、决议、会议纪要、年度计划、总结、企业多种制度及条例等。4.11.4 其它一般档案。4.12 监督和奖罚4.12.1 监督检验：4.12.1.1 物业集团全质办为企业档案管理和利用日常监督部门，接收全部职员对企业档案管理和利用情况监督投诉。4.12.1.2 每十二个月3月初，由物业集团行政管理总部会同全质办对各单位档案管理情况进行全方面检验。4.12.2 奖罚：4.12.2.1物业集团每十二个月对于在档案管理过程中做出成绩和贡献部门、个人给表彰和奖励；4.12.2.2因档案管理不妥、使用不妥，给单位造成损失单位、部门及其责任人，企业要给对应经济处罚和行政纪律处分；4.12.2.3具体奖罚方法和标准在各级档案管理机构制订实施细则中给予明确。4.13 附则4.13.1 下属单位档案管理部门依据实际情况制订档案管理实施措施(细则)，并报物业集团行政管理总部立案。4.13.2 本制度由行政管理总部负责解释。5.0 相关文件无6.0 统计表格 无