公司物资设备集中采购管理办法模板.doc
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1、中国建筑股份企业物资(设备)集中采购管理措施1 总则1.1 目标为落实股份企业集中采购管理方针,规范股份企业集中采购行为,完善集中采购管理机制,促进企业管理提升,特制订中国建筑股份企业物资(设备)集中采购管理措施,(以下简称措施),本措施是各级企业物资(设备)集中采购管理指导性文件。1.2 适用范围1.2.1 本措施适适用于中国建筑股份(简称为中国建筑或股份企业)范围内所属各分子企业。海外企业可按所在地域特点,在实施本措施时合适修改。1.2.2 股份企业所属企业需制订对应细则、措施、程序、要求等可控性文件作为实施本措施配套文件。1.3 管理标准1.3.1 理念:价值发觉,合作共赢,阳光透明;1
2、.3.2 管理方针;总体布署,过程把控;规范运作,标准统一;信息引领,高效协同;战略互惠,整体提升。方针内涵解释: 总体布署,过程把控:由股份企业统一对集团采购管理进行设计和计划,做好服务、引领和监督工作。 规范运作,标准统一:根据股份企业要求“统一机构,限定模式,规范步骤”实现采购。 信息引领,高效协同:以应用网络交易平台为关键举措,统一采购体系,实现资源高度共享,适时搜集基础数据,高效分析实施结果,指导采购管理连续改善。 战略互惠,整体提升:不停引进和发展高端资源,推行战略互惠合作,实现股份企业总体采购管理水平提升。1.3.3 公平、公正、公开标准:集中采购管理须做到机会公平、过程公正、结
3、果公开。1.3.4 诚信履约标准:股份企业各分子企业必需遵守国家法律、法规及企业规章制度,合适行使权利,诚信履约,重视和维护中建企业品牌及正当权益。1.3.5 因企制宜,分类指导标准:股份企业各分子企业应依据措施相关要求,结合本身情况制订实施细则。1.4 关键对应风险本措施所对应“风险”是指:1.4.1 供方风险供方资源不足,选择不妥,可能造成企业遭受损失,对其监控不严,质量低劣,可能造成质次价高,损害企业利益。1.4.2 制度风险制度不完善,没有分级授权管理,不相容职责分离不合适,易造成舞弊情况发生侵损企业利益。1.4.3 计划风险缺乏科学合理计划,市场改变趋势估计不正确,可能造成项目施工进
4、度受阻或窝工或浪费等不利局面。1.4.4 协议风险在协议中对供方业务范围、安全、质量、进度、付款条件、验收、保密、赔付、监控等方面约束不严,不利于协议履约。1.4.5 管理风险因为管理控制不到位,造成物资(设备)采购关键步骤缺乏监控,可能造成舞弊行为,损害企业利益。1.5 术语定义1.5.1 集中采购是指股份企业内一定金额以上单笔物资(设备)采购业务,根据股份企业要求采购模式,采购权最少集中在三级法人专设采购机构层面上采购行为。1.5.2 联合集中采购是指各分子企业之间相互联合,整合需求量,进行集中采购行为,根据联合度分为二级单位联合集中采购和三级单位联合集中采购。1.5.3 集中采购模式在实
5、施集中采购行为中各分子企业参与形式总称,关键包含股份企业战略框架采购;股份企业组织区域联合集中采购;二级单位集中采购(总部集中采购和区域联合集中采购);股份企业三级单位集中采购。1.5.4 集中采购方法在实施集中采购行为中利用方法总称,关键包含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一起源采购、询价采购等。1.5.5 框架协议是指股份企业内各分子企业整合采购需求,经过公开竞争,择优选择战略供方,双方就合作意向、内容、方法等框架性内容达成一致意向,并签署在一定时期内采购协议形式,俗称“一揽子协议”。1.5.6 供方供方是指向股份企业各级采购者提供标物法人或组织。1.6 相关要求1.6.1 中国招标投标
6、法()。1.6.2 GB/T24001-/ISO14001:环境管理体系。1.6.3 OHSMS18000;GB/T28001-:职业健康安全管理体系。2 职责分工2.1 股份企业集中采购领导小组负责全集团集中采购管理工作战略布署和其它领导工作(集中采购组织机构详见附件1)。2.2 股份企业集中采购管理中心落实并落实集中采购管理理念和方针,负责全集团范围内集中采购管理工作引领、服务和监督。2.3 股份企业区域总部负责组织该区域联合集中采购工作,指导、监督检验所属区域各单位集中采购工作实施情况。2.4 二级单位负责组织本单位集中采购管理工作,制订本要求实施细则,指导三级单位落实相关要求,并监督、
7、检验实施情况。2.5 三级单位负责组织本单位集中采购管理工作,落实落实上级集中采购中心总体要求和布署,参与股份企业或二级单位区域集中采购。3 集中采购模式管理本要求所叙述四种采购模式含有广泛性适用性,各分子企业依据现行集中采购模式依据下述四种采购模式要求进行调整和重组,但最少应实施三级单位集中采购。四种采购模式能够并存,激励和引导更高层级采购模式。股份企业各分子企业根据要求设置集中采购机构。在实施采购时,须由对应等级监督机构或监督人对采购过程进行监控。(四种采购模式各层级实施模块示意图,详见附件2)3.1 股份企业战略框架采购是股份企业集中采购最高表现形式,关键是在股份企业战略合作层面上,以框
8、架协议形式和中国或国际上著名大型、高端供方建立深层次、广维度、全方位战略合作关系,各分子企业自由选择战略供方和之签署采购协议采购模式。3.1.1 机构设置股份企业成立战略采购管理委员会委员会主任由股份企业集中采购管理中心主任兼任,各二级单位集中采购中心责任人为委员。其办事处设在股份企业集中采购管理中心。3.1.2 工作职责战略采购管理委员会关键负责:维护战略供方资源库、签署战略合作框架协议、制订战略供方管理措施、指导各级企业签署战略合作实施协议,并监督检验。3.1.3 工作步骤 战略谈判:股份企业战略采购管理委员会就具体战略合作事宜和供给商谈判,达成战略合作共识。 签署战略协议:和供给商签署战
9、略合作框架协议。 合作过程:各分子企业结合本单位实际情况和战略供给商签署实施协议,落实协议内容。 监督检验:股份企业对各分子企业战略合作情况进行指导、监督和检验。3.2 股份企业组织区域联合集中采购是指由股份企业组织区域内分子企业,经过集中招标、联合谈判方法,共同确定供方和采购价格(或定价机制),统一签署框架协议或采购协议采购模式。根据组织主体不一样,关键包含以下三种形式即由集中采购管理中心直接牵头、股份企业区域总部牵头和委托专业技术能力、管理水平和人力资源等方面有优势二级单位牵头。该采购模式关键特点是区域内各分子企业自愿参与,集中采购,统一洽谈,统一定价,各自管理,各自支付。3.2.1 机构
10、设置 设置股份企业区域总部地域,由区域总部集中采购中心主办,其它二级单位参与、配合实施;未设置区域总部地域,由股份企业集中采购管理中心牵头或委托二级单位牵头,其它二级单位参与、配合实施。 牵头单位负责成立领导小组和招标工作组,领导及组织该区域联合集中采购。领导小组组长由该区域企业关键责任人担任或指定牵头单位关键责任人担任,组员由该区域集中采购中心主任和三级法人单位责任人担任。招标工作组组长由股份企业区域企业或牵头单位采购中心主任担任,副组长由二级单位集中采购中心主任担任,组员由该地域三级单位采购中心责任人担任。牵头单位:集中采购管理中心、股份企业区域企业集中采购中心、委托牵头单位。3.2.2
11、工作职责 领导小组职责:负责区域内集中采购管理重大事项决议。 招标工作组职责:负责区域集中采购供方引进、采购计划搜集整理、招标文件编制评审、招标、协议签署、数据统计等工作,并负责对接股份企业集中采购管理中心。3.2.3 工作步骤 计划管理:各单位根据本措施附件上统一表格,填报关键物资(设备)需求计划表(详见附件9),由招标工作组汇总后,报工作组组长审批。 确定采购方法:工作组依据招标计划标物性能特点,选择适宜采购方法,在网络交易平台上生成采购任务(详见附件8),报工作组组长审批。 招(议)标管理:招标工作组确定采购方法后,按摄影应方法组织集中采购行为,发放标书(详见附件12、13)实施上线交易
12、。 定标:工作组确定中标单位(详见附件15、16、17、18、19)并报领导小组审批,并以中标通知书(详见附件20)形式告之中标单位。 签署协议或协议:集中采购管理中心和中标供方签署框架协议,区域内各分子企业参考框架协议自主签署实施协议或协议。 协议实施:各分子企业根据实施协议要求推行协议权利和义务。 资料管理:采购管理中心负责资料归档及保管工作,具体步骤参考中建股份协议管理手册要求进行。3.3 股份企业二级单位集中采购模式股份企业二级单位集中采购根据集中度分为,股份企业二级单位总部集中采购和股份企业二级单位组织区域联合集中采购。3.3.1 股份企业二级单位总部集中采购股份企业二级单位总部集中
13、采购是指由二级单位总部集中采购中心牵头,整合下属分子企业需求量,进行集中采购,并和供方签署框架协议或实施协议,由二级单位或二级单位授权采购中心签署协议。该采购模式关键特点是集中采购,统一洽谈,统一定价,统一管理,统一支付。 机构设置 股份企业二级单位总部集中采购应成立领导小组。领导小组组长由该单位责任人担任,组员由该地域集中采购中心主任和三级单位责任人担任。 工作职责领导小组职责:负责本单位集中采购管理重大事项决议。集中采购中心职责:负责本单位集中采购供方引进、采购计划搜集整理、招标文件编制评审、招(议)标、协议签署、数据统计等工作,并负责对接股份企业集中采购管理中心。其它工作职责参考二级单位
14、现行采购管理制度实施。 工作步骤参考各单位现有工作步骤3.3.2 股份企业二级单位组织区域联合集中采购模式股份企业二级单位选择在专业技术能力、管理水平和人力资源方面有优势三级单位,委托其牵头组织区域内各分子企业集中采购,并成立区域集中采购中心,经过集中招标或联合谈判方法,确定供方和采购价格,签署框架协议或采购协议模式。该模式关键特点是区域内各单位共同参与,共同招标,统一洽谈,统一定价,各自或统一支付。 机构设置领导小组:组长由二级单位指定该区域牵头三级单位责任人担任,组员由该区域其它单位责任人担任。招标工作组:工作小组组长由该区域采购中心采购责任人担任,组员由区域内其它参与单位采购责任人担任。
15、 工作职责领导小组职责:负责本区域内集中采购管理重大事项决议。招标工作组职责:负责本区域集中采购供方引进、采购计划搜集整理、招标文件编制评审、招标、协议签署、数据统计等工作,并负责对接股份企业集中采购管理中心。其常设机构为二级单位区域集中采购中心。 工作步骤参考各单位现有工作步骤3.4 股份企业三级单位集中采购模式三级单位集中采购模式,该模式是指由三级单位对下属单位及项目要求一定金额物资(设备)组织集中采购,统一定价,统一管理。3.4.1 机构设置各分子企业成立专门集中采购机构和监督机构,具体情况参考企业采购管理措施。3.4.2 工作职责各分子单位应成立对应机构推行职责,具体职责根据单位现行采
16、购管理要求实施。3.4.3 工作步骤参考各单位现有工作步骤4 集中采购方法管理股份企业各分子企业应依据物资(设备)数量、单价、金额、技术要求(国家标准、安全、质量等)、资源分布情况、时间要求等建立采购方法选择体系。采购方法选择应遵照合理、有效、可实施标准。集中采购方法及步骤遵照平台设置进行,各级单位可依据实际情况对采购方法步骤进行重组和裁剪,确保满足“风险可控,兼顾效率”内控要求。4.1 公开招标采购公开招标采购,是指招标单位或代理单位以招标公告方法邀请不特定法人或其它组织参与投标采购方法。关键适适用于有国家法律、法规要求采购情况。(具体步骤详见附件3)4.1.1 拟订招标公告和招标文件4.1
17、.2 公布招标公告4.1.3 接收报名4.1.4 发放招标文件4.1.5 招标答疑4.1.6 确定和通知评标小组组员4.1.7 接收投标文件和收取投标确保金4.1.8 宣告采购招投标纪律验证投标文件密封性4.1.9 唱标4.1.10 宣读评标纪律4.1.11 评定标4.1.12 公告和退还投标确保金4.1.13 发放中标通知书4.1.14 签定协议4.1.15 协议实施4.2 邀请招标采购招标单位以投标邀请书方法邀请特定法人或其它组织投标采购方法(具体步骤详见附件4)。以下多个情况适适用于邀请招标,是常规招标方法,广泛适应于企业招标行为:4.2.1 项目含有特殊性,只能从有限范围供方处采购;4
18、.2.2 采取公开招标费用占采购项目总价值百分比过大;4.2.3 含有专门技术要求和行业垄断物资(设备)。4.2.4 为确保集中采购标物单价、质量、服务效果等,对供方选择存在范围要求。4.2.5 邀请招标步骤: 确定邀请招标范围 拟订投标邀请书 接收报名 发投标邀请书其它实施步骤参考公开招标对应内容实施。4.3 竞争性谈判采购竞争性谈判,是指采购人或采购代理机构直接邀请三家以上供方就采购事宜进行谈判方法(具体步骤详见附件5),以下情况能够采取竞争性谈判采购方法:4.3.1 战略采购4.3.2 招标后没有供方投标或没有合格标,或重新招标未能成立;4.3.3 技术复杂或性质特殊,不能确定具体规格或
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