文秘基础知识和技能范文.docx

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1、文秘基础知识和技能随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书 素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的 职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为 高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技 能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普 遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言， 20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。一、秘书职业的现状1 .服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生 活类秘书。指在生

2、活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高 级的领导人配备的。2 .事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档 案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及 时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做 好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。3 .文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的 专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一 个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。负责各种文件的起草、装订及传递工作。4 .管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公

3、室主任、部门经理等具 有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、 晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。二、秘书应具备的能力与知识(-)秘书应具备的能力。1 .普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维 力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人 员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于观察事务，发现问题，这样 才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动 的核心，一个人如果失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。2 .通用能力。现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、

4、办事4种通用能 力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动，因 此，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方 面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到准确简洁、适用合 理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面，秘书调研能力的强 弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面：辅助 计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备较强的管理能力 以辅助领导的管理活动，为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围 广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能 力；要熟悉办事渠道、掌握办事

5、程序，及时准确、妥善地处理事务.同时，还 要有较强的人际交往能力，能善于通过建立良好的人际关系，创造良好的人际 环境，提高办事的效率。3 .专业技能。作为现代秘书，必须具备较强的专业技能，如语言沟通表达 能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重 要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实 的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑知识，要掌握一定的写作规律， 要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。因此秘 书一定要加强写作训练，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技 巧，平时随时注意积累资料，不断提高写作水平，培

6、养精确的文字表达能力。 加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的 比重，对外贸易中多多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必须 具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要 求，秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的 使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口 头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从 而大大减少工作时间，提高工作效率。（二）秘书应具备的知识。1 .专业知识秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识， 第二部分是秘书所在

7、行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部 分，是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来 说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这 对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专 业知识的重要性。在国外，对秘书职业早按第二专业进行分类，如法律秘书、 商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。2 .拓展知识秘书人员不仅要了解并熟知专业知识和生活当中的一些基础知识，还应该 掌握一些相关的边缘知识来拓展自己更好的工作。比如心理学、礼仪学、公关 关系学、企业管理学等。拓展自己的知识面，才能使自己在工作中更加挥洒自 如、得心应手。现代秘书人员不仅应该是一个专才，还应该是通才、全才。