XX物流费用报销管理规定.docx

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1、XX物流费用报销管理规定第一章总则第一条目的为适应公司发展，规范费用报销流程，现结合公司经济业务流程，制定本规定。第二条适用范围及岗位2.1 适用范围全公司。2.2 适用岗位序号岗位了解掌握1全公司第二章 费用报销单据制作及报销附件要求第三条费用报销单据制作要求3.1 经营、运营部门费用报销单据要求3.1.1 费用报销单禁止涂改，相关内容必须填写完整，如：报销部门、填单日期、领款 人、报销人、部门负责人，字迹须清晰，金额小写和大写须规范且金额一致。3.1.2 填单日期为当前填写单据的日期。3.1.3 额的填写要明确到“分。合计栏的金额前需加“”，不同的费用类型分行填 写。314出差、维修需在备

2、注栏注明申请同意的工作流（备案）。3.1.5 领款人由收款人签字，若收款人为外部公司或个人的，由经办人代签；报销人栏 由报销人签字，另需部门负责人签字。3.1.6 附件张数的填写：附件张数是指除费用报销单之外的发票/收据的张数。3.1.7 所产生的费用金额与所取得发票金额不一致的，按照实际发生的费用金额填写、 报销，发票的金额不能小于实际报销费用的金额。3.1.8 收银员已经用备用金支出，在报销时不规退回的，收银员在两个工作日内要回支 出备用金，报销人不予配合的收银员上报差错在当月工资内扣除。3.2 职能部门费用报销单据要求每个职能部门安排一名兼职起草工作流人员，报销人整理好单据后交部门直属领

3、导审第1页共13页费用报销时效与预提相关规定报销人10元/次10元/次费用报销若审核人员审核错漏报销人10元/次10元/次费用报销发票丢失，重开发票经办人100元/次10%虚假报销报销人1000元/次100元/次100%1000元/次第三章 费用报销流程及报销时限规定第六条费用报销流程报销支付方式6.1.1 银行存款类：由出纳通过银行转账或开支票进行支付。6.1.2 备用金支付类：报销人凭报销单据-部门负责签字-收银员处报销，领取现金。（仅 适用于经营和运营部门）。6.1.3 两人以上同行，付款由级别高的同事付款进行报销。6.2 报销流程填写（打印）费用报销单一部门负责人签字-审核会计签字-出

4、纳冲账。6.3 报销申请类型631直接报销：报销之前，没有进行过借支申请或付款申请行为，凭已取得的发票报 销，直接选择新增。632报销之前，如对此次业务有过借款申请或付款申请行为，需要在借支付款工作流 中选择该申请，选择“冲借款/冲付款”，生成费用报销工作流。6.4 费用借支金额与实际费用报销金额出现差额的处理方法6.4.1 报销时在费用报销单中按实际发生金额进行填写，由会计进行金额核定。1 .4,1.1借支金额与实际报销金额，报销人点击“冲借款”生成报销单填写实际发生金 额报销，剩余款项通过银行汇至公司基本户或上缴现金，凭缴款单或出纳所开收据进行冲 账。6 当借支金额 实际报销金额，在从“借

5、支付款工作流”生成的费用报销单中冲 销原借支金额，并走“日常报销工作流”申请差额报销，由出纳汇款补足差额。6.5 其他说明651异动人员到达异动后部门，暂未找到住房的，可按出差住宿标准，凭发票报销两 天的住宿费，超出两天后自理。652金额在10000元以上的大型支出，报销附件必须附有合同（附开头、价位和结尾第10页共13页 部分），对于长期支付的项目，首次支付时，必须附合同复印件，审核会计审核后分类留存 备案；所起草费用报销单附件，必须附上相应扫描的电子版合同。例如：第一次支付档口或运作场地的租金、单笔1万元以上的采购费用、1万元以上 的工程款等大型出资行为须附相关合同（价位部分）复印件。65

6、3刻章申请（含财务章、业务章，不包括现金收讫、已开发票、签收单专用等印章） 必须先走“刻章申请工作流”，再走“日常费用报销单”进行报销。654出差标准按照人6-015出差管理规定执行。外请整车付款需要提前支付的由运输管理部总监短信和电话通知财务管理中心 总监，财务管理中心总监通知出纳进行汇款至相应账户，运输管理部总监在12小时内起草 借支工作流，并把工作流号发给资金部出纳。第七条费用报销时限规定7.1当月费用必须当月报销完毕，各类型费用报销时限具体要求如下7.L1标准时限费用：表7.1特殊时限要求费用发生日期报销截至日期1日至10日15日11日至20日25日21日至当月最后一天次月2日7.L2

7、特殊时限（如下表所示）:表7.2特殊时限要求费用类型费用说明报销时限要求招聘费招聘场地租金、报纸招聘广告，全国校园招聘等活动结束后7个工作H内报销培训费因培训产生的交通费、住宿费、 活动费等相关费用完毕工伤医疗/生病住院费工伤医疗/生病住院相关费用取得发票后7个工作F1内报销完毕第11页共13页费用类型费用说明报销时限要求装修费营业部、运作场地装修产生的费用先付款类，在取得发票后7个 工作日内报销，报销日期须在 发票日期当月；见票付款类， 在付款后7个工作日内报销完 毕固定资产IT设备、机器设备、办公设备差旅费到异地（指跨地区，一天以上）、 洽谈业务、办理公务出差的相关 费用出差结束后3个工作

8、日内报销固定资产运输设备（含长途汽车、非长途汽车、商务汽车等）取得购车费发票、购置税发票、 上牌费发票并付款后10个工 作日内报销完毕社保费国家公积金、公司为员工取得社 会保险、社会福利等社会保障支 付的费用次月1日下班前报销完毕税金独立核算分公司、子公司应税项目产生的税金次月1日下班耐艮销完毕备注：当月15日前报销的费用，财务部于20日前入账完毕，当月25日前报销的费用,财务部于30日前入账完毕，当月最后一天报销的费用，财务部于次月3日前入账完毕。7.2 费用预提当月发生的通讯费、车辆燃油费、房租、区域总部（有运作）水电费、外租车费未付 款或已付款未取得发票、工资（预计），车辆维修保养费，必

9、须在当月最后一次报销时，向 财务部预提完毕（其他费用不再进行预提），对于逾期未预提的，按本制度奖罚规定处理。费用预提须两个月内全部冲销（如:预提7月费用9月冲销完毕），逾期未冲销完毕，按 本制度奖罚规定处理。7.3 影响报销时效责任划分及奖罚规定731报销部门须按财务部要求制作报销单据，因报销单据审核不合格或工作流错误的 （财务部负责提供相关记录），导致在报销时限内无法报销的,报销部门承担责任。报销单 据审核合格，因财务部原因导致当月无法报销的，财务部承担责任。第12页共13页732违反以上费用报销时效与预提相关规定，财务审核人员统一上报差错，罚责任人10元/单，直接领导10元/单；若审核人员

10、审核错漏，罚审核人员10元/单。第四章费用报销审批规定第八条 费用报销金额审批权责表8.1审批权责部门职位审批权责分管业务部门分管业务领导审核费用申请的真实性、信息是否正确、是否符合公司文件规定财务部管理会计审核附件是否齐全、报销金额、发票、费用类型是否正确财务部高级经理/总1火 mi.费用发生的合理性，预算控制专业部门专业部门审核业务的合规性、手续完备审核是否符合公司文件规定第五章附则第九条实施、修订与专案处理本文件自2016年5月25日起生效实施，有效期一年，最终解释权归财务部，并由财 务部负责后续的修订与完善。第13页共13页批签字后，由兼职人员起草工作流报销。第四条 费用报销附件要求4

11、.1 费用报销取得正规票据。发票相关要求如下4.1.1 所取得的正式发票必须与实际经济业务一致，必须是内容完整的（有公司名称、 填写日期、金额，开票人等），发票禁止涂改，填写不得有误，并加盖发票专用章（发票上 印有无需盖发票专用章的除外）。4.1.2 各部门根据财务部规定的发票抬头开具发票，不得接受抬头不规范的发票。4.1.3 公司规划需要，注销后新成立的部门，发票的抬头需要做相应的变更，具体要 求咨询财务部，由财务部负责。4.1.4 金额在300元以上必须取得正规发票（一线工程维修费用如果不能取得发票，需 要工程部出具证明资料后使用收据报销）。4.1.5 涉及增值税专用发票报销，按财-16-

12、011增值税发票取得管理规定执行。4.2 单据粘贴要求所附的票据，需附白纸作为存单、靠左边进行粘贴，粘贴时不能遮挡发票抬头、金额 等内容；且存单不能用有字的纸、或不用的单据粘贴，不符合规定的粘贴，审核会计有权 不予签字并退回。4.3 收据单独填写报销单不得与发票同时出现在同一报销单上。4.4 各类费用报销附件要求表4.1费用附件要求序号费用类型费用说明报销附件明细1办公费采购办公用品及饮用水发生的费用发票、申请单证照年审费、办理证照费用行政事业单位专用收据/发票保洁费物业公司：发票、协议或合同个人签订：发票、收据、身份证复印件复印费发票/收据第2页共13页第3页共13页序号费用类型费用说明报销

13、附件明细清洗招牌字收银员卡产生的汇款手续费、银行卡年费银行回单/扣款明细单2人事代理 费户口及档案管理费用、劳动调配费发票3快递费快递费发票、快递原单（原单上需有金额）、月结 的提供合同和对账单4通讯费固定话费及电话会议费发票、初装须附合同/安装协议网络宽带费手机话费发票、账单5福利费公司福利申请单、明细、发票、收据6工伤医疗/ 生病住院 费员工工伤/生病住院费用医疗费用发票和清单（复印件）、工伤差错 处理结果伤残补助金工伤待遇结算协议书7文化活动 费部门活动费用、社团活动、 生日会、年会、等文化活 动发票、活动明细表（包含人员名单，活动地点以及费用明细）8装卸费支付的装卸费装卸费清单（客户签

14、字）/托运人联原件、收款人签字的收据9工资现金工资工资签收表、非员工本人账号需提供现金 工资发放委托书离职人员工资离职申请表、离职工资结算清单10交通费因公司业务乘坐交通工具产生的费用发票、明细表11培训费人事部自行组织培训产生 的交通费、餐饮费、设备 设施费，场地费等序号费用类型费用说明报销附件明细路桥费/停车费营运车辆因公司业务产生的路桥费/停车费12住宿费日常住宿费用/培训产生的住宿费13招聘费招聘场地租金、报纸招聘广告、交通费、住宿费、餐饮费等14业务招待费招待外部客商发生的费用15社保费国家公积金、公司为员工 取得社会保险、社会福利 等社会保障支付的费用发票/行政事业单位专用收据/完

15、税凭证16外请人工费支付外请搬运人工费用发票、收款人签字的收据、临时装卸承揽 协议17房租费租赁部门、仓库等产生的 房租、税金（营业税、城 建税、教育费附加、房产 税等）发票、工作流须附房屋租赁合同的扫描版18水电费日常办公产生的水电费发票、收据（非对应子分公司发票抬头，需房东出具收据）、涉及费用分摊的，请提供分摊协议19维修费工程类维修、维修办公设 备、车辆等产生的费用供应商维修：维修申请工作流、发票、车 辆维修须附清单（商务车维修除外）、合同自行维修：维修申请工作流、发票临时小额维修（低开300兀）：收据、维修 清单、维修工作流第4页共13页序号费用类型费用说明报销附件明细20差旅费到异地

16、（指跨地区，一天以上）、洽谈业务、办理公务出差的相关费用发票、出差申请单、补贴行程单21交通事故成本支付交通事故产生的相关的费用正常报案：质量与风险控制中心审批完的 差错处理结果、差错编号、交通事故认定 书、定损单、相关发票（向保险公司索赔 的需复印件）、无发票需开具收据（收据需 要注明事故责任终止字样、提供身份证号 码）法院受理案件：法院判决书私了事故：需注明事故发生时间、地点、对方车牌号、证件号码、联系电话、对方签名的收据、差错处理结果22外部赔款在我司场地发生意外导致 客户人身、财产受到损伤 时，客户要求我方承担的 费用支出差错处理结果、发票（收据）、赔款协议；法院受理案件：法院判决书2

17、3日常赔款因我司业务操作失误导致的异常支出差错处理结果、发票（收据）、索赔人身份证复印件法院受理案件：法院判决书24日常理赔支付公司相关货物理赔的费用收据（公司名义的委托书上必须盖公章）、理赔协议、有效证件复印件（如身份证、户口本、驾驶证、军官证）25违章罚款车辆因公出现交通违章等 被交警产生的罚款处罚认定书、行政事业单位专用收据或发 票、违章判定工作流截图第5页共13页序号费用类型费用说明报销附件明细26罚款滞纳 金因违反法律法规规定行政管理部门收取的罚款和滞纳金行政单位收据、差错编号27进仓费部门送货或者接货过程中 需要进仓产生的费用，以 及其他如进门费、消防费 等发票、收据28退预收/减

18、 免运费货物时效未达到或为提高客户满意度等减免客户的运费客户签字的收据（如不是本人则提供客户 证明）、退预收需在工作流中附上退预收申 请单、减免运费付减免单号29外请车费临时外请车辆发票、收据外请整车等须附运输合同、收据、发票、非驾驶员本 人收款时需委托书30工程项目弱电、监控、无线AP等预付款报销附,件：发票、有效合同纸质版 扫描件、请款函（无线AP、非大型场地 弱电及监控不需要）进度款报销附件：发票、合同纸质版扫描 件、合同要求的资料尾款/质保金（如尾款5%转为质保金）报 销附件：发票、合同纸质版扫描件31税金印花税、车船税、残疾人 保证金、其他税费等完税凭证32诉讼费向人民法院提起诉讼程

19、序 应当缴纳的费用法院判决书33装修费营业部、运作场地装修产生的费用发票、装修合同、工程结算单、验收单第6页共13页序号费用类型费用说明报销附件明细34劳保费购买手套、安全帽等劳保 用品以及公司发放清凉饮 品产生的费用发票、采购申请单35轮胎费购买轮胎的费用，不包含 补胎，换胎的费用36车辆使用税费（包含商务车）车辆使用费、养路、保险 费、车船使用税等行政事业单位专用收据或发票，报销时必 须注明车牌号37采购类车辆采购机动车销售统一发票、车辆购置税、保险、 上牌等费用发票、需求申请单号、采购订 单号、购车合同（工作流里附最终版电子 版合同，无需附纸质版合同）、车辆验车交 接表、付款申请表纸质版

20、与扫描件、行驶 证复印件及运输证（车厢无需此两证，后 勤车无需运输证）固定资产、低值易耗品等常规类采购发票、对账单、合同自行采购附件：发票、采购申请单、固定资产管理编码软件设备、咨询服务发票、采购申请单号、付款申请表、合同、 验收报告原件（软件设备）（扫描版最终电 子附件）车体广告发票、纸质版结算单、合格的验收单、对账单、有效合同复印件（扫描版最终电子附件）38咨询费审计、IT项目、其他项目 产生的费用；我司入物流 协会、个体民营企业协会 的入会费；寻找员工宿舍发票、合同或协议（非项目类的有则提供）第7页共13页第8页共13页序号费用类型费用说明报销附件明细发生的中介费等费用。39安全费相关部

21、门发生的安全培训 费、公司内部悬挂的安全 警告横幅，报警器、报警 器探头、门磁等发票，采购类的还需自行采购申请单40投标保证金收取供应商投标保证金未中标：收据中标：收据、合同（工作流里附最终版电 子版合同，无需附纸质版合同）、扣款协议 （供应商违约导致扣款时）、账号更改说明（工作流收款方与汇款方不一致时）41应付押金暂收其他单位或个人的款 项，主要包括应付房屋押 金、租车押金、代理押金、 外请人工押金、伙伴押金、 投标保证金等收据、合同（有则提供）42应收押金包括房租押金及非房租类押金合同/押金条43异常代收货款退款系统操作错误导致系统无 法退款/业务部门原因导致 应收客户的代收汇款无法 收回

22、公司给予赔偿的业务差错处理结果44财务费用公司对公账户开户、销户 费用，以及相关的手续费银行回单/扣款明细单45现金短款指备用金的短款差错处理结果、短款说明书（必须有责任人、会计、财务部经理签字）序号费用类型费用说明报销附件明细46业务宣传 费公司内部印刷宣传资料，制作宣传横幅、车体广告等费用发票、合同或协议47广告费公司在外部媒体发布广告产生的费用48包装费部门因包装货物所购的木 板、铁钉、纤袋等49其他费用包括对外投保费、会务费、担保费等50违约金合同违约金收据、差错处理结果、合同51油费车辆油费发票，对账单52合同车合同车付款对账单、发票（收据）第五条费用报销其他要求及处罚规定5.1 单

23、据（含发票）丢失、不全或缺少的不予报销，特殊情况需要报销的，并书写业务发生“事实证明”描述原因（发票开具 方是公司或单位的，必须加盖原费用发生公司或单位公章），并由部门负责人（一级部门） 签字后作为附件方可报销。5.2 交通费报销规定因公外出，非特殊情况，一律选择公交、地铁作为交通工具。如下情况，申报部门负责人，经同意后可选择的士出行，但的士费单趟报销金额最高 50元，并报销工作流注明清楚的士出行原因。5.2.1 乘坐公交或地铁需转车2次以上。522无公交或地铁区域。5.2.3 夜间或早上公交地铁停运期间。5.2.4 因公受伤或是急病送医及其他紧急情况。5.3 报销处罚表5.3报销处罚处罚项目处罚对象处罚金额管理责任损失承担举报奖励第9页共13页