XX公司印章使用制度及管理办法.docx

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1、XX公司印章使用制度及管理办法XX公司印章使用管理办法第一章总则第一条为进一步加强公司印章管理工作，规范公司各类印 章刻制、保管以及使用的合法性、严肃性和安全性，有效地维 护公司利益，经法定代表人授权，特制定本办法。第二条本办法所指印章，包括公司公章、公司法定代表人 印章、合同专用章。第三条印章的使用，必须严格执行我公司印章使用管理规 定，凡不符合本办法的，一律不得用印。第四条公司公章、公司法定代表人印章、合同专用章，由 内设机构按职责管理和使用。上述印章外的其他印章由法定代 表人授权后使用。第二章印章的刻制第五条公司所有印章的刻制由总工办统一办理并登记。需 刻章的部门应填写XX公司印章刻制申

2、请表（见附表一）， 经相关负责人审核，报法定代表人审批后，由公司总工办根据 相关法律、法规要求，按刻章具体规格要求刻制。第六条公司任何部门和个人均不得私自刻制公司各类印章。用印事项发往单位用印事项类别一般性事务（请款函、付款证明、报价单、竣工验收表、介绍信、加油卡充值证明）投标书及前期联系信函-测绘类：100万元及以下项目投标书及前期联系信函-勘察类：丙级项目投标书及前期联系信函-设计、咨询类：小型项目投标书及前期联系信函-测绘类：100万元以上项目投标书及前期联系信函-勘察类：甲、乙级项目投标书及前期联系信函-设计、咨询类：大、中型项目审批权限份数用印事项涉密等级及用印类别绝密机密秘密非密公

3、章法人章签署意见年月日部门负责人审批部门负责人意见分管副职审核总经理审批部门负责人意见年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日 年月日年月日年月日年月曰总承包项目合作项目联合体项目分管副职审核总经理审核法定代表人审批或授权审批部门负责人审核投标、政府采购等信息平台注册备案分管副职审核总经理审批企划部登记财务总监审核财务（业务报表、银行统计报表）履约保函总经理审核法定代表人审批或授权审批部门负责人审核个人事项（证明:个人收入、就职情况、升学政审等）综合办主任审核分管副职审批综合办主任意见对外发出公文对外

4、签署合同或协议分管副职审核总经理审核法定代表人审批或授权审批备注经办人：注：1.用印事项、发往单位、涉密等级等内容须填写完整, 必要时需提供盖章页复印件；2.此表自年月日起开始执行。附表三：XX有限公司合同章会签表申请日期：年月日合同名称委托单位主要内容合同金额经办人企划部审核分管副职总经理法定代表人（或授权）审批供方备案部门意见综合办审核是口否口注：（1）支出5万元以下（含5万元）由分管副职审批, 5万至10万元（含10万元）由总经理审批，10万元以上由法定代表）人审批；（2）与主合同相关的外委（含租船、租车合同）按照10万元以下（含10万元）由分管副职审批，10万元至50万元（含50万元）

5、由分管副职审核，总经理审批，50万元以上由分管副职和总经理审核，法定代表人审批，同 时需由综合办进行安全审核。附表四：XX公司印章使用申请表（科研中心/下属企业使用）申请日期：年月日编号：年度-X月-XX申请部门用印事项发往单位用印类别用印事项涉密等级申请人科研中心主任/公司总经理意见年月日年月日年月日年月日年月日年月日年月日份数公章法人章其他绝密机密秘密非密资质维护部门意见使用设计院有限公司相关资质企划部负责人意见设计院有限公司分管副职审核设计院有限公司总经理审核法定代表人审批设计院有限公司分管副职审核其他用章设计院有限公司总经理审批合作项目，联合体、总承包项目以及参照本办法第十一条（三）中

6、确定为中大型项目注：1.用印事项、发往单位、涉密等级等内容须填写完整,必要时须提供盖章页扫描件;2 .使用XX有限公司相关资质时需经企划部负责人和资质 维护部门签署意见。3 .此表自年月日起开始执行。附表五：XX公司电子签章申请表申请日期：年月日编号：申请部门电子签章申请事由注册平台：使用区域：电子签章信息描述使用时限：自年月日至年月日费用：元/年电子签章类别公章法人章签字章出图专用章专用章个人注册章其他印模：上传材料申请部门经办人：姓名身份证号码：年月日年月日年月日年月日用户名：电子签章注册信息登陆密码：注册邮箱：启用日期:年月日备案日期:年月日备案信息申请部门使用人：总工办经办人：备注备案

7、材料：有无总工办负责人：申请人申请部门负责人意见综合办公室负责人意见分管副职审核意见法定代表人审批意见注：1.此申请单自年月日起开始执行，总工办备案留存；2 .办理电子签章相关证明文件、印模、身份证等上传材料须向总工办提供复印件备案留存;3 .电子签章申领使用后不得随意更换用户名及登陆密码。附表六：XX公司携带印章外出申请表申请日期：年月日编号：年度-xx申请部门份数用印事项用印地点用印时间用印类别用印事项涉密等级申请人外出时间：返回时间：公章合同章法人章出图专用章绝密机密秘密非密年月日年月日年月日年月日部门负责人意见第七条新印章要做好戳记，由总工办留样保存，以便备查。 第三章印章的适用范围第

8、八条公司公章用于以公司名义上报行政机关、上级部门的重要公函和文 件，以公司名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件，以 公司名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。第九条公司法定代表人印章用于由公司法定代表人签章的文件、协议、合同、授权委 托书、统计报表、财务支票汇票等。第十条公司合同专用章用于对外签署的合同、协议及其他需用印章的文本等。第四章印章的使用审批程序第十一条公司公章、法定代表人印章的使用审批程序（一）以公司名义对外发出的公文（如向行政机关、上级 部门提请的申请、请示、报备、公函等重要文件）由经办人填 写XX公司公章、法人章使用申请表（见附表二），经综 合办主任签署意见、分管副

9、职和总经理审核、法定代表人或授 权代表审批。（二）对外签署的公司层面具有法律约束力的合同或协议（如股权转让、利润分配等涉及公司重大利益的事项），由经法定代表人审批意见用印人员备案备注注：1.用印事项、用印地点、涉密等级等内容须填写完整 必要时须提供盖章页扫描件；办人填写XX公司公章、法人章使用申请表（见附表二）， 经综合办主任签署意见，分管副职和总经理审核，法定代表人 或授权代表审批。（三）与招投标有关的投标书及前期联系信函用章时，对 于测绘类100万元及以下项目，勘察类丙级项目，设计、咨询 类小型项目，由部门负责人审批；对于测绘类100万元以上项 目，勘察类甲、乙级项目，设计、咨询类大中型项

10、目，由公司 分管副职审核，总经理审批；合作项目、总承包项目、联合体 项目由公司分管副职和总经理审核，法定代表人或授权代表审 批。（四）办理投标、政府采购等信息平台注册备案事项用公 章由部门负责人签署意见，公司分管副职审核，总经理审批， 并在企划部办理备案登记手续。（五）公司对外提交的各类业务报表（财务报表、统计报 表）等，由财务总监和总经理审核，报法定代表人或授权代表 审批。（六）请款函、付款证明、报价单、竣工验收表、介绍信、加油卡充值证明用章由部门负责人审批；履约保函由财务总监 和总经理审核，法定代表人审批。（七）用于个人收入、就职情况、升学政审等证明材料用 章由综合办主任审核，公司分管副职

11、审批。（A）法定代表人及其合法授权人已经签字的文件，可由 印章专管人员审核后直接用印。第十二条公司合同章的使用审批程序（一）各部门进款合同用章依据公司质量管理体系要求， 填写顾客要求评审记录、合同评审记录，按照审批程 序，由部门负责人和相关职能部门签署意见后、100万元以下 （含100万）项目由公司分管副职审批，100万至500万元 （含500万）项目,需公司分管副职审核，由总经理审批，合作 项目、联合体项目、总承包项目及合同金额500万以上项目， 需公司分管副职和总经理审核，由法定代表人或授权代表审批。（二）与主合同相关的外委用章手续按照外委项目管理 办法要求，由部门负责人和相关职能部门签署

12、意见后，10 万元以下（含10万元）由公司分管副职审批，10万到50万 元（含50万元），需公司分管副职审核,总经理审批，50万元 以上外委项目，需公司分管副职和总经理审核，由法定代表人或 授权代表审批。（三）其他类外委合同、协议等需要申请用合同章，按照 外委项目管理办法要求需填写外委评审记录、供方 评价报告或XX公司合同章申请表（见附表三），由部 门负责人和相关职能部门签署意见后，5万元以下（含5万元） 公司分管副职审批，5万到10万元（含10万元）需总经理审 批，10万元以上需法定代表人或授权代表审批。第十三条科研中心及其它下属企业使用公章、法定代表人 章审批程序印章使用部门需填写XX公司

13、印章使用申请表（天科院 科研中心/下属企业使用（见附表四），由使用部门负责人 签署意见，公司分管副职审核，总经理审批；合作项目，联合体、 总承包项目以及参照本办法第十一条（三）中确定为中大型项 目的，由公司分管副职和总经理审核,报法定代表人审批。如 使用设计院有限公司相关资质还需由企划部负责人、资质维护 部门负责人签署审核意见。第十四条电子签章使用审批程序因工作需要办理电子签章，申请人填写XX公司电子签 章申请表（见附表五），由综合办负责人签署意见、公司分 管副职审核、法定代表人审批，并在总工办办理备案登记手续。第五章印章的管理第十五条印章的管理（一）公司印章各管理部门需安排专人负责直接用印。

14、印 章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应事先指定专 人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印时的注意 事项。专管人员正常上班后，应首先向代管人员索取印章，办 理交接记录，交接用章材料。（三）印章专管人员应认真审核用印申请及用印资料等材 料，对用印资料与所选印章不符、用印手续不全等情况，印章 专管人员不得用印。（四）严禁在空白纸上加盖公司印章。如遇特殊情况需在 空白纸上加盖公司印章的，需提交书面说明，报总经理审批后 方可用章。如情况重大，印章专管人员认为需报法定代表人审 批的，由法定代表人批准后方可用章。（五）特殊情况急需使用印章而因印章审批人外出等原因 无法在用章申请表上签字时，

15、由使用人提交用印申请，按审批 程序向审批人请示，审批人通过电话、微信等方式批准后可先 行使用印章，待审批人到岗后需及时补办签字手续。（六）已经用印的文件资料经修改需重新用印，需将原盖 章文件资料提交印章专管人员销毁后方可用印。（七）需携带印章外出，办理相关业务前，由用章部门填 写XX公司携带印章外出申请表（见附表六），由部门负 责人签署意见，法定代表人审批方可借出。原则上需由印章专 管人员全程陪同用章，也可由印章管理部门与用章部门负责人 共同指定一名专人全程陪同用章，并在用章申请单备注。用章 完毕后即刻返回办理备案登记。严禁携带印章办理用章申请之 外的任何事项，否则，所涉及的法律问题由用章部门

16、负责。（八）公司各类印章分别指定专管人员保管。每天上下班, 应仔细检查所保管印章是否安全上锁，若发现意外情况应立即 报告相关领导。印章专管人员不在岗位时，应将印章按规定妥 善保管。（九）印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照 章用印。（十）因特殊原因需要停用印章的，由法定代表人决定并 签字同意，由印章管理部门将停用原因、停用时间通知公司各 有关部门，并收回停用的印章封存或销毁。第六章附则第十六条本办法由综合办负责拟定并适时进行修改，报法 定代表人批准后自颁布之日起实施。XX公司年月日附表一：XX公司刻制印章申请表申请日期：年月日编号：申请部门刻章事由拟刻印章信息描述申请人拟刻印章类别 公

17、章 法人章 签字章 专用章 其他年月日年月日申请部门负责人意见综合办公室负责人意见分管副职审核意见年月日总经理审核意见年月日法定代表人审批意见年月日原印章印鉴停用日期：年月日申请部门经办人：原印章：上交丢失损毁被盗备注：注：1.此申请单自年月日启用，总工办备案留存；2 .刻制印章相关证明文件须经办人向总工办提供复印件备 案留存；3 .原印章停用须在总工办办理备案并上交原印章（印章丢 失、损毁、被盗除外），由总工办封存；.原印章丢失须在XX日报办理印章丢失声明。拟刻印章模型启用日期:年月日申请部门管理员：总工办经办人：新刻制印章印鉴备案日期:年月日公安局备案材料：有无综合办主任：附表二：XX公司公章、法人章使用申请表申请日期：年月日编号：年度-X月-XXX申请部门-申请人