商厦电话传真管理制度.docx

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1、商厦电话传真管理制度一、概述商厦电话传真管理制度的目的是规范公司内部电话及传真的使用，提高电话及传 真的管理效率，规范员工行为，增强公司内部控制力度，保证公司业务的顺利进行。二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工，包括全职员工、劳务派遣人员和实习生。三、电话管理1 .电话使用1.1 员工在使用公司电话时应注意不要打非工作性质电话，避免产生额外的电话 费用；1.2 需要打长途电话的员工需要提前向上级经理申请，经批准后才能使用公司电 话打长途电话；1.3 对于需要使用手机打电话的员工，公司提供手机号码，员工需要在工作期间 保持手机通畅，不能因为私人事务导致电话占线或无法接听。2 .电话接听2.1

2、 所有员工需要严格遵守公司接听电话规定：三声铃响后，要在2个钟内接听 电话，表达出礼貌和友好的态度；2.2 需要留言的电话，员工需要认真记录留言内容，并告知相关领导及时回电；2.3 对于需要接听手机电话的员工，应把手机放在震动或者静音状态下，接听电 话时需走到安静的地方进行通话。3 .电话保养3.1 公司提供的电话设备都应该得到正确使用和保养；3.2 在不使用公司电话时，请先拔下电话线，以免外界电磁波干扰；3.3 如果遇到电话问题，如线路干扰、接线松动、物品掉落等，应在第一时间通 知网络部门进行处理。四、传真管理1 .传真使用1.1 员工在传真前应先确认好传真的收件人和联系方式，并核对清楚传真

3、内容， 避免错误传真或泄密；1.2 禁止发送涉及公司内部的保密文件或信息，禁止发送赌博、赌球、色情等非 法内容；1.3 在有特殊情况需要发送大量传真时，需要向上级领导申请，经批准后才能进 行发送。2 .传真接收2.1 客户或者供应商传真的接收需统一委托财务或采购人员进行接收和处理；2.2 内部传真接收通过传真机进行，每个部门需要设置专职员工进行接收和分发, 要求工作时刻保持传真机畅通及时接收并处理重要传真。3 .传真保养3.1 传真机应放置在通风、干燥、避免阳光直射的地方，安装位置要平稳，避免 颠簸；3.2 定期对传真机进行维护保养，清洁打印头及传真机内部零部件，保持设备原 有性能；3.3 对于不能正常工作的传真机，及时通知网络部门进行处理。五、管理与监督1 .公司应当定期对电话与传真使用情况进行监督和教育，对于不规范使用电话和 传真的员工应当及时进行批评和纠正；2 .业务主管应对员工的打电话和收发传真进行管理并监督，对于不规范使用电话 和传真的员工应当及时进行批评和纠正；3 .公司将对违反本管理制度的员工实施相应的纪律处分，甚至可能直接导致辞职 处理。六、附则1 .本制度自发布之日开始执行。2 .本制度的解释权属于公司。