北京物业管理公司运作手册模板.doc
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1、北京招商局物业管理北京招商局物业管理企业运作手册文件编号:YZ-A/ZG受控编号:北京招商局物业管理运作手册汇编目 录目 录21.行政和人力资源部51.1.组织结构及人员编制51.2.管理范围61.3.岗位职责81.4.操作规程131.4.1.职员聘用操作规程131.4.2.职员考勤操作规程151.4.3.考评评价操作规程171.4.4.办理职员离职操作规程191.4.5.职员入职培训操作规程211.5.管理制度221.5.1.职员考勤管理要求221.5.2.职员打卡管理暂行要求231.5.3.计算机使用管理要求241.5.4.相关印章使用管理暂行要求251.5.5.女职员劳动保护管理措施27
2、1.5.6.职员体格检验管理措施281.5.7.工伤事故管理措施301.5.8.办公用纸管理措施381.5.9.相关法律法规及其它要求搜集、更新和培训等工作管理措施391.5.10.车辆使用管理要求411.6.聘用人员岗位标准和任职要求421.7.相关文件441.8.统计表格452.财务部462.1.组织结构及人员编制462.2.管理范围472.3.岗位职责482.4.操作规程562.4.1.日常会计核实操作规程562.4.2.财务支出/报销操作规程572.4.3.业主/租户入伙操作规程582.4.4.入住收费操作规程592.4.5.租户退租操作规程602.4.6.装修费用操作规程612.5.
3、管理制度622.5.1.固定资产低值易耗品核实制度622.5.2.财务支出/报销制度632.6.统计表格653.品质管理部663.1.组织结构及人员编制663.2.管理范围673.3.岗位职责683.4.操作规程693.4.1.综合管理体系文件控制程序693.4.2.综合管理体系文件内部审核程序713.4.3.检验监督控制程序733.5.管理制度753.5.1.综合管理体系文件增/补发管理制度753.5.2.综合管理体系文件编写要求763.6.统计表格834.工程事务部844.1.组织结构及人员编制844.2.管理范围854.3.岗位职责864.4.操作规程884.4.1.工程项目招标程序88
4、4.4.2.代维工程审批和实施程序904.5.管理制度914.5.1.工程事务部交流培训、监督检验制度914.6.统计表格925.保洁中心935.1.岗位职责及人员编制935.2.管理范围945.3.岗位职责955.4.操作规程1015.4.1.新接项目清洁开荒规程1015.4.2.保洁中心经理日常工作检验规程1025.4.3.操作规程1025.4.4.项目主管日常工作检验规程1035.4.5.文件资料管理规程1045.4.6.用户办公室清洁操作规程1055.4.7.卫生间清洁操作规程1065.4.8.打蜡操作规程1075.4.9.地毯清洁操作规程1085.4.10.大堂清洁操作规程1095.
5、4.11.消防楼梯清洁操作规程1105.4.12.外围及地下停车场清洁操作规程1115.4.13.公共区域走廊清洁操作规程1125.4.14.电梯清洁操作规程1135.4.15.火警处理操作规程1145.4.16.停电处理规程1155.4.17.停水处理规程1165.4.18.气候剧变对应程序1175.5.管理制度1185.5.1.保洁用具管理制度1185.5.2.培训管理制度1205.5.3.人员防护制度1215.5.4.物品使用管理制度1225.5.5.统计1266.物配中心1276.1.组织结构及人员编制1276.2.管理范围1286.3.岗位职责1296.4.操作规程1316.4.1.
6、采购工作操作规程1316.4.2.应急采购程序1326.5.相关文件1336.6.统计表格1347.发展策划部1357.1.组织结构及人员编制1357.2.管理范围1367.3.岗位职责1377.4.操作规程1417.4.1.新项目标确立规程1417.4.2.项目资料库建立和更新操作规程1427.4.3.操作规程1427.4.4.同行业资料库建立和更新操作规程1437.5.统计表格145A. 行政和人力资源部组织结构及人员编制副经理1人前台文员1人培训主管1人行政主管1人行政和人力资源部经理1人管理范围确定企业组织架构、人员编制和中高级管理人员任免,审定各中心组织架构和人员编制。负责制订企业部
7、门副经理(含)级以上人员岗位任职要求。确定职员工资标准及管理措施。负责管理权限范围内人员招聘、解聘各步骤工作。按国家相关劳动政策、法律、法规处理各类劳感人事方面问题。对职员实施企业各项规章制度情况进行监督、检验。确定职员劳保福利标准,并负责具体实施。按时统计、填报各类人事劳动报表。按管理权限对职员人事及行为档案进行管理。严格根据职员手册相关要求做好职员奖惩工作。负责处理行政日常业务,收发电传、传真及文件拆封、编号、登记、分送、承接、催办、归档等工作。负责企业公章使用审核及管理。帮助企业领导处理日常事务性工作,负责企业内部协调及对外联络工作。负责企业文书原件和各部门档案编目标搜集和统一管理,按相
8、关要求对档案进行分类、立卷、保管、借阅等。依据总部培训纲领制订企业年度、月度培训计划并有效落实。依据企业整体形象设计、制订职员制服及工作牌式样并组织制作。负责组织企业各部门和各物管中心对危险源进行识别、登记、汇总和风险评价、控制方法及更新工作。负责组织企业各部门和各物管中心对法律法规进行评审、更新和培训工作。负责企业职业健康安全卫生方面管理和协调工作。完成上级领导交办其它工作。完成本部门管理目标:新职员入职培训率达99%特殊工种持证上岗率达99%固体废弃物品分类处理确保职员每十二个月度体检一次确保交纳国家要求职员各项保险费用为100%确保场所人员无重伤以上事故岗位职责行政和人力资源部经理在企业
9、总经理领导下主持本部门工作,其关键职责以下:负责确定企业行政人事方面规章制度,并检验实施情况。负责制订本部门职责、制度和工作计划,并监督实施。负责企业各类公文办理和印章管理。负责企业本部采购计划审定和日常办公用具采购审批。依据国家及北京市人事劳动政策,确定企业人事劳动福利政策。依据企业实际情况,确定企业组织架构及人员编制。负责制订企业部门副经理(含)级以上人员岗位任职要求,并报企业总经理审批。合理调整人员结构,组织对职员招聘、考评、调配、奖惩工作。确定企业本部职员及物管中心部门副经理以上人职员资标准。依据经营情况提出人员调配、工资、劳保福利计划及调整意见,经企业领导同意后负责具体实施。负责企业
10、本部职员及中心部门副经理以上人员考察了解及聘用、解聘等呈报工作。负责企业培训计划审定,并组织实施和检验。负责企业内部协调及对外联络工作。依据企业形象设计要求确定工作服及工作牌式样并组织制作。负责企业职业健康安全卫生方面管理和协调工作。完成企业领导交办其它工作。副经理负责职员招聘、录用、调配、解聘等手续办理。负责根据企业人事管理权限建立和完善管理范围内职员行为档案。负责完成相关人事资料统计、分析及报表工作。负责对职员劳动协议、人事档案、社会保险进行综合管理。负责组织企业各部门和各物管中心对危险源进行识别、评价、更新及制订控制方法。完成领导交办其它工作。培训主管依据总部培训纲领确定企业年度、月度培
11、训计划,并监督实施。负责确定企业培训管理方面规章制度,汇编培训教材。负责根据人事管理权限对相关人员进行各类培训。负责完成企业培训工作相关报表。负责对部门副经理(含)级以上人员专业证书管理工作。负责企业大事记相关工作。负责法律、法规信息搜集、整理、更新及培训工作,并对各物管中心进行督促、检验。完成领导交办其它工作。行政主管帮助部门经理管理企业日常行政事务。负责企业后勤保障具体事务。负责企业营业执照、资质等相关文件申请、变更及年审手续办理。负责车辆管理具体事务。负责月考勤统计工作和固定资产保管、统计工作。负责办公用具及其它物品申购和管理。负责定时组织职员年度体检。负责对本部门环境原因识别、评价和统
12、计填写工作。完成上级领导交办其它工作。前台文员负责企业各类文书档案管理工作。负责企业、中心劳动协议各项管理工作。负责前台接待工作及企业各类会议准备和服务工作。做好文件、协议登记、传输和归档工作。做好本部门会议统计和纪要工作。完成领导交办其它工作。操作规程职员聘用操作规程目标经过制订本规程,确保企业及各物管中心聘用人员质量范围本规程适适用于企业各级职员录用职责人事助理负责办理企业本部职员、中心部门副经理(含)以上人员聘用手续。操作规程工作步骤图说明统计1、 行政和人力资源部经理依据编制及各部门用人需求,制订招聘计划。2、 经过多种路径进行人员招聘,关键有参与招聘洽谈会、利用人才中介机构、发表公布
13、招聘信息。3、 进行招聘及甄选工作A、 采取一定形式搜集应聘人员资料。B、 相关部门对人员资料进行挑选。4、挑选合格者由行政和人力资源部副经理审验应聘人员相关有效证实原件材料包含:(1)毕业证书(2)各类培训证书(3)特种岗位证书(4)如需要应提供职业病健康证实(5)身份证(6)劳动关系证实。由应聘人员填写求职申请表,由主持面试人员和相关部门专业责任人员对其进行第一次面试,并在面试考评表上填写“一至六栏”中内容。5、 合格者由主持面试人员进行二次面试,并在面试考评表中填写“第七栏” 内容。6、 行政和人力资源部经理依据面试人员整体情况核定工资等级并报企业总经理同意。通知其到指定医院体检。7、体
14、检合格者由行政和人力资源部副经剪发放录用通知书,建立职员行为档案,并为新职员办理入职手续:收取体检合格证、填写职员记录表、发放工牌、餐卡、考勤卡、办公用具、工服等。8、培训主管对新职员进行入职培训。9、行政和人力资源部副经理负责指导新职员向部门报到。招聘申请表YZ-ZG/BXR-F05-01求职申请表YZ-ZG/BXR-F01-02面试考评表YZ-ZG/BXR-F04-02录用通知书YZ-ZG/BXR-F02-02职员记录表YZ-ZG/BXR-F03-02相关文件:职员行为档案培训统计职员考勤操作规程目标经过实施考勤操作程序,确保考勤真实性。范围适适用于企业总监助理(含)以下职员。职责行政助理
15、负责职员考勤管理。工作程序工作步骤图说明统计1、 企业总监助理(含)以下职员均实施上、下班打卡制度。2、 以部门为单位设考勤员并于每个月26日12:00以前将考勤报部门经理签字后汇总至行政和人力资源部。3、 行政主管负责汇总、复核各部门考勤,并由部门经理审核签字确定。4、 核查考勤同时将各部门职员请(休)假申请单、职员加班申请单、补卡单等各类单据同考勤一起统一汇总作为依据。(以上单据均根据企业职员手册及国家相关法规实施)5、 填写各类单据由部门经理及行政和人力资源部经理确定审批。6、 企业总经理签字确定生效(休假十天以上必需经企业总经理审批签字)。7、 行政和人力资源部经理以各部门考勤及相关单
16、据为依据核实人职员资,并于每个月6日前抄送财务部。8、 行政主管在每十二个月1月15日以前汇总上十二个月度考勤并填写年度职员考勤汇总表报行政和人力资源经理,作为职员年度考评依据。请(休)假申请单YZ-ZG/BXR-F08-01职员加班申请单YZ-ZG/BXR-F07-01补卡单YZ-ZG/XR-F10-01年度职员考勤汇总表YZ-ZG/BXR-F06-01相关文件:职员手册DX-A/ZG-BXR考评评价操作规程目标经过制订考评评价工作规程,确保对职员正确评价和使用。范围适适用于企业各级职员工作评价及考评工作。职责中心负责中心部门经理助理(含)以下职员考评。企业负责企业本部职员及中心部门副经理(
17、含)以上职员考评。操作规程工作步骤图说明统计1、职员转正应提前10日由行政和人力资源部经理会同部门经理对试用期职员进行考评。(1)A、职员填写职员转正审批表并做试用期书面总结。B、职员所在部门经理填写通常职员考评表并在“考评人意见”栏填写意见、行政人事部经理填写“行政人事部意见”栏、总经理填写“核定人意见”栏。(2)经过考评评价合格企业及各中心部门副经理(含)以上职员、企业通常职员由行政人事部经理核定工资等级并报企业总经理审批。(3)向考评评价合格职员发放转正聘用通知单,对不合格职员解聘实施职员离职操作程序。2、 续签劳动协议考评对需要续签协议职员,由行政和人力资源部填写续签劳动协议审批表,部
18、门经理会同行政和人力资源部经理及分管领导审核,总经理审批。考评结果由行政和人力资源部存入个人行为档案。3、职员绩效考评A、企业及各中心部门副经理(含)以上职员由企业行政和人力资源部组织考评,每三个月末填写中、高层人员绩效考评表,进行初核、复核、审核。考评结果存入个人行为档案。B、企业通常职员由部门于每三个月末填写通常职员考评表,进行初核、复核、审核。考评结果存入个人行为档案。职员转正审批表YZ-ZG/BXR-F11-02转正聘用通知单YZ-ZG/BXR-F12-01续签劳动协议审批表YZ-ZG/BXR-F16-02通常职员考评表YZ-ZG/BXR-F14-02中、高层人员绩效考评表YZ-ZG/
19、BXR-F15-02相关文件:离职程序行为档案办理职员离职操作规程目标经过办理职员离职操作程序,确保职员离职操作有序进行。范围本规程适适用于企业全部职员离职操作。职责行政和人力资源部人事助理负责,其它各部门配合。操作规程工作步骤图说明统计1、 以职员离职性质划分A、 职员自动辞职由职员填写辞职/离职申请表B、 企业提出解除/终止劳动协议,向职员发放解除劳动协议通知书或终止劳动协议通知书。2、 经部门经理、行政和人力资源部经理、总经理同意后,方可办理离职手续。3、 根据离职交接单上开列内容办理交接手续并由相关人员签字确定:(1)职员所在部门需要交接工作A、 职员在本部门将工作交接完成,由交接双方
20、及监交人签字确定。B、 部门经理确定离职职员离职月考勤后上报行政和人力资源部。(2)行政和人力资源部需要交接工作A、 职员将工服、工鞋、办公用具、更衣柜钥匙等交回库房,并由库房人员签字确定。B、 职员将餐卡、工牌、办公室钥匙、寻呼机等交回行政和人力资源部,并由行政主管签字接收。C、 由行政和人力资源部经理,计算完违约金、赔偿金等费用后核实离职人职员资,最终通知离职人员结算。(3) 财务部需要交接工作由财务人员确定离职职员有没有借款及未清项目。5、辞职/离职申请表由总经理审阅签字后,职员方可离职。辞职/离职申请表YZ-ZG/BXR-F13-02解除劳动协议通知书YZ-ZG/BXR-F18-02终
21、止劳动协议通知书YZ-ZG/BXR-F17-02离职交接单YZ-ZG/BXR-F23-02职员入职培训操作规程目标经过职员入职培训,确保职员了解企业概况、企业文化、物业管理基础知识,增强服务意识范围适适用于企业全部职员职责行政和人力资源部培训主管负责培训工作操作规程步骤图要求和说明统计1、 职员到岗第一周内,由培训主管根据新职员培训手册进行培训。2、 接收培训人员进行培训考评。3、 按管理权限填写个人培训台帐。4、 按管理权限将培训考评结果存入个人培训档案内。培训统计表CX6.2-01-F01-02个人培训台帐CX6.2-01-F05-01相关文件:入职培训试题新职员培训手册管理制度职员考勤管
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