进出口贸易标准化手册模板.doc

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1、进出口贸易作业标准化手册进出口贸易作业标准化手册（范例A）进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第一部分) 准备工作营业助理复查上次该用户当面所交代或离京以后电或来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。1.营业助理对用户所寄来拟在台仿制原样品，如需准备(C S)或报价、确定样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应立即准备齐全，如有问题不能处理，应立即向主管经理请示怎样处理。2.营业助理需准备用户所欲购项目标最新报价，以满足用户再订购需要。3.营业助理应用户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再和饭店联络，不可有误。4.营业助理须通知装押助理，最迟于用户来京前一日备妥OOL(O

2、 )。5.如需采购部相关科长配合准备工作者，营业助理应即和其联络协调妥善，对大用户来京应预告其到企业日期。 用户当日工作1如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时和航空企业机场办事处联络班机确定抵达时间。必需提早5分钟抵达机场或饭店将客人接来企业。2如用户需赴工厂察看，营业助理应事先和工厂联络，安排行程。3如用户需要游览名胜古迹，营业助理应事先安排观光行程。 用户来企业当日1.赴机场或饭店接用户前，营业助理应将相关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。2.如用户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室相关人员准备。3.如需采购部相关科长备询时，营业助理应事先通知待

3、命。 用户接洽业务1.营业部经理及助理陪用户挑选样品。2.经用户挑选有爱好产品，营业助理应立即统计具体资料及产品编码、规格、包装明细、材数、最近工厂价格。如有必需，可和相关科长协调报价。如用户系以CF或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量运费，如该产品用户前曾购置者，则应统计前次厂价和卖价。3.和用户洽谈中，对报价及用户所尤其要求规格、形态、大小、尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应具体列入统计，必需时画上该产品草图。4.如用户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来样品，留条叮嘱样品室相关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时反复挑选。

4、(保留期限不得超出一星期)。5.如用户不予洽谈或已洽商完成之样品，营业助理应立即叮嘱样品室相关人员归还原处。6.用户如有任何问询应即查核回复，如不能即时回复，也应向用户说明原因并告以何时回复。7.和用户洽谈中，对用户所交代之工作应于下次洽谈前完成。 整理OC或报价单1.应用户需要，将洽谈中有爱好产品，营业助理和采购相关科长协调整理报价单，经主管经理核阅后打出交给用户。2.用户订购产品，营业助理应于用户离企业当日或限期内将OC单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按OC所需份数多加二份。如系CF或CIF时，OC上之材数不予打出。3.营业助理，应立即查对OC是否和底稿相符，如有错误即自

5、行修改确实无误，然后抽出一份OC请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押助理。4.全部寄境外信件，OC或其它一切文件须由营业助理查对，并在寄出之份上经理署名处旁署名，日期，送交主管经剪发出，但报关文件由营业助理于结关前自行查对单价数量，必需在当日内完成。 开境内订单时营业助理应时常查核自存之OC，并立即请主管经理会同相关采购科长发出境内订单，并在存档OC及资料卡或P L上注明承制工厂、厂价、境内订单号码及日期。1.订单上唛头可采取下列方法：(1)刻章。(2)打字。(3)由营业助理书写清楚。2.如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出订单更改通知，并和原境内订单所留底

6、联装订一起。3.如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上注明本订单系原订单号重开，原订单作废，并于存档OC联及资料卡或P L上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单系重开，并立即将装运联直接交装押助理。4.原境内订单如系改开别家工厂时，须用尤其编号，举例以下：KR1021 (此为改开订单号码)K1021 (此为原订单号码)5.需熏蒸货，外箱上一定要打洞，应于订单上尤其注明，通知工厂。6.如系纺织品订单，亦应于订单上注明需办q才可出口。7.印刷品清款时，务必附上样品才可付款。8.订单一个ITEM在US5000以上，营业部科长在

7、时一定要让科长签字，才能寄出，如科长不在而急于寄出订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才寄出，但如未经科长签字订单，采购科长应帮助出货，而催货则由营业部负责。9.凡向工厂催货(包含配件及印刷品)一切成败责任由营业助理负责，但装押助理帮助催货。进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第二部分)须经确定样品、印刷品1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外用户确定经过后，立即以企业印妥之表格，寄交工厂及相关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知方便安排出货。2.用户正式确定经过样品，应通知相关外务员或科长，明确规

8、格方便验货。 验货1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地域偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理怎样处理。2.营业助理因处理关键问题须前往工厂时，应填出差申请表返回企业后凭出差汇报表，向总务科请领差旅费。3.全部订单验货联均由管理中心直接寄交外务员，方便帮助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。 申请境外(内)佣金赔偿1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理署名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，方便工厂清款时扣除，如系

9、亲交来京用户，须备妥收据及护照影本送交会计制单(申请书为四联，其中一份留底)。2.支付境外佣金时必需：(1)和境外企业订有佣金可在任何地点支付契约影印本交会计。(2)每支付前由对方企业来信指定由某人携带该企业开立收据来京支领。3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交相关会计签收一份，另一份交稽核。 对样品处理1.出货样品：营业助理必需取得，并切实负责验货无误后给予自行保管或予补样。2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及责任人姓名及价格资料即送采购部相关科长编资料。3.承接助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。4.有秘密样品(专利或只能卖给专门用户)不可随便陈列样

10、品室。其订单及样品函科长栏应改填经理名。5.如需向资料中心借出样品时，应填写样品外借申请单连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。6.如有不可陈列印刷盒，由承接助理于出货SAMPLE上注明不可陈列字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承接助理保管。 注销境内订单1.营业助理向装押助理签收营业部订单货款支付核准单须具体查对单价、数量及扣款事项并作付款统计后交管理中心查对，无误后署名呈阅经理，并将原境内订单留底上给予注销。2.凡有退关税或退货税工厂在未结关前清款一律保留50(包含送仓库货)。如工厂急需货款，也应先开来确保票。 接到OC和境内订单装押助理收到由营业助理转来OC和境内订单时，应查对OC

11、和境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即和营业助理协调或请示主管经理怎样处理。 签收LC影本1.押汇科长收到LC后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之OC上登记LC号码，SD、VD和金额后，交装押助理。(V )2.LC可能发生问题以下：(1)收到LC时须先查对总金额、数量、单价是否正确。(2)收到LC当日时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。(3)通常LC是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。(4)如当地无直接船可抵达港口，需看LC是否能够转船，如不能够需请示主管经理，必需尤其注意出口港不能指定为天津。(5)查对受益人全名、地址有没有错误

12、。(6)查对交易条件系为FOB、CIF、CF是否相符。(7)LC内容有没有错别字。(8)有没有要求整批或限装货柜或尤其指定船企业。(9)如同一用户有数张LC时须看有没有要求可予合并。(10)如LC直接由境外用户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行查对其签字是否符合。(11)如远期付款之LC应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经理。(12)如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第三部分)装船通知单1.依据境内订单要求交货日期1个月至1个半月前开始作业，由装押助理按外勤人员汇报或直接和工厂联络后填写装船通知单。送货柜场者：共四联

13、第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后再送收发。第二、三联：(1)寄相关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、净重、毛重、体积、未能准期交货原因后寄回经理，再交装押助理协调安排出货。(2)如每一ITEM超出美金5千元者，第二联交相关科长，第三联仍寄交交外务员。第四联：装押助理存查。货送仓库者：填送仓装船通知单，共二联第一联：寄工厂，由装押助理写好厂商信封交营业助理签字后，再送收发。第二联：装押助理存查。如关键订单未能准期交货，得填写关键订单逾期追问单交相关科长帮助处理。2.如境内订单要求收到LC后才通知生产者，收到LC当日即发出装船通知单上注明LC已收到船期通常以SD期限前三星期

14、为宜。(弹性应用)( )3.如境内订单要求须等样品确实经过才生产者，当收到用户确定或回电时，由营业助理填写确定函交工厂，并将留底联交相关装押助理签收，并在境内订单装运联上登记后，再交回营业助理，方便安排船期。4.如出口美、日地域，应将经济部商品检验局原料起源加工处所切结书空白数份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，方便向经济部商品检验局申请产地证实书。5.需确实注意出口货物是否含有须办冲退税进口零件，协调报关行后和相关工厂办理手续。 催货1.送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货，应立即会同营业助理向工厂或外勤业务人员催货。2.退税资料寄回本企业时，应先通知工

15、厂填写承接人姓名，不然常常很多助理有同一家工厂货，退税资料往往误传，而发生工厂不能退税麻烦。 收到仓库送来进货单1.装押助理收到进货单应立即查对所列之唛头、数量、包装情况是否和境内订单符合，如需更正立即通知仓储科优点理。2.收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订营业部订单货款支付核准单。 3.如未通知送货柜场而私自送到仓库，应扣运费。 签署SO1.依据出货明细表及境内订单装运联所表示大约材数计算体积重量。2.向拟装运之船企业或报关行查询是否确实签到SO( )。3.船期如有提前或延后，应立即和工厂联络务必配合。4.打SO时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船企业重打，浪

16、费时间。5.签SO时间应提早一星期或两星期，或事先以电话和船企业联络订船位。6.如装整台货柜时，货物实际重量不可超出船企业所要求重量，如超出时应立即请示主管经理处理。 结关前1.如由仓库装货柜出货者，应提前将出货明细表一份交仓储科科长，方便送货(货未到还未验货，应在明细表上注明)。2.如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，方便立即通知卡车，货未到或还未验货必需在明细表上注明。3.须亲密注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通知报关行。4.于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印刷工厂，须在出货明细表上注明。5.打P L六份，并

17、于其中三份抬头改成I并于其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出口登记本四联，第二联(财务)连同P L三份和I二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另一份I自行留底。6.出口登记本上所列要求送件日期及估计入帐日期，应填写结关后七天，如有延误应写原因。7.送货当日早上必需联络工厂确定出货时间，卡车号码及抵达时间，等确定时立即通知报关行。8.结关当日如没有工厂确定能够出货把握者，须立即修改资料，勿将该货报关。9.货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有统计，并于签署单支付核准单时填上应扣数目，注意清款时扣除。10.装押助理如当日有结关之货

18、，须算全部货确实抵达并报关完成，才可下班。11.装押助理必需待进货柜场货确实已送达无误才可制营业部订单货款支付核准单。12.工厂出货发票一定要开送货当日之日期、配件如分批出货，亦需于每一次出货(送货)即开当日发票，不可延迟于送货后日期。13.工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时一律临时保留50，并于货款支付核准单上注明此点。进出口贸易作业标准化手册（范例A）(第四部分)结关后1.装押助理须查询报关行及船企业，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承接会计，另一份送管理中心，并将营业部订单货款支付核准单交营业助理。2.催CBC必需确实于结关次日取得，除非

19、以错单出口者，须随时催报关行，最迟须于一星期内取得，不然须向主管经理报备。3.于CBC抵达后，如要办理经济部产地证实书，须附上I一份，工厂已盖好章原料来料加工切结书一份，及CBC副本一份送交报关行，方便办理产地证实。4.在拿BL前须将SO留底正确无误一份交报关行，方便到船企业拿BL时查对。5.在收到BL时立即查对材数和运费和内容有没有错误，是否符合。(Bll )6.BL如须预付运费，应会同营业助理填妥营业部杂费支付核准单交相关会计，如经理不在，为争取时间，可凭装押助理署名，即送会计付款，事后由会计送各经理、副经理、助理补签。7.将押汇文件备妥，待文件齐全后，将全套押汇文件另加出货明细表I，BL

20、各一份连同出口登记本第三联(稽核)第四联(押汇)交押汇科长，将必需文件转送银行押汇，出口登记本第三联由押汇科长转送稽核，时间由结关日起不得超出七天，如有延误需写原因，并须扣各经理薪金，并处罚装押助理。8.押准文件存档联及寄交用户联经由营业助理呈阅主管经理后分别寄出并在存档联上注明归档，交收发中心。9.押汇科长收到结汇证书连同信汇回条，出货明细表，I及BL各一份送交相关会计。 打OOL视用户或经理需要，装押助理应按所办用户，会同营业助理打OOL三份，一份由装押助理留存，两份转交营业助理留存一份，另一份呈阅主管经理。 收到仓库存货周报表仓储科须于每七天一早晨十一时半前将仓库存货周报表送交行政助理，

21、行政助理于午前送交装押助理，装押助理收到后须填妥LC期限栏及装船日期栏，并查对数量、唛头、厂商无误后交营业助理查对，于每七天二中午下班前交主管经理转交行政助理，如仓库存货周报表上有错误时须立即去电话和仓储科长联络查明。 申请L LC1.向押汇科长取表填妥，即送主管经理，总经理署名核准交汇科长申请，在开发当地信用状申请书上须注明开给哪家工厂，手续费是否从工厂扣除。2.押汇时L LC影本一份需送交科长。 货完全出清时1.境内订单装运联待货完全出清不再使用时，自行销毁。2.LC影本待货完全出清不再使用时，应立即交汇科长，定时焚毁。 核签报关费1.查对唛头、件数是否无误，并于出口登记本留底联注销并于出

22、口登记本上报关费栏登记该批报关费，以免报关行反复清款。2.报关费如超出要求费用时，应签请经理核准。进出口贸易作业标准化手册(范例B) 组织系统详见组织系统图18.2.1。图18.2.1 组织系统图 业务步骤1.新产品开发(样品搜集)。2.用户开发。3.用户询价(电报、信件、电报处理)。4.报价。5.订单确定。6.开立境内订单。7.生产督促及LC催开。8.出货。9.押汇(出货通知)。10.付款。 业务处理细则1.新产品开发(样品搜集)(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：临时编号。品名、规格、包装。制造厂商名称、地址、电话、责任人、联络人、工厂产量规模。开发成

23、本。预估生产成本。制造商报价。可能销售对象及地域。预估售价。预估毛利。(2)业务科于每七天业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评定，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。(3)经评定列为A、B类之产品，给予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评定列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。(4)业务科每个月就现有产品，选择过时产品，于每个月第一周业务汇报时，提出检验，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时年、月、日。即1

24、995年6月10日开发产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母次序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号标准和新产品之临时编号相同。(6)产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。第一位数填1代表 第一位数填6代表 2 7 3 8 4 9 5 第二位数填1代表 2 3 4 5 6 7 8 9 2用户开发：(1)业务科于每个月最终一周业务汇报时，提报下个月用户开发计划，计划内容包含：制作企业介绍，产品目录(注明交货期限及付款条件)。产品市场研究、分析、及用户资料之搜集。介绍

25、新产品(邮寄新产品目录)。发表广告、邮寄开发信。其它。(2)用户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。(3)经研讨定案之用户开发计划，应由业务科列入下个月营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。3.用户询价(电报、信件、电话处理)(1)业务科收到用户询价电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，未来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理指示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存用户档(附表18.2.6)。(2)处理中电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已

26、经处理电报或信件，依用户别归入用户档。来文无合适空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。(3)用户电报限当日回电，用户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。(4)接到用户电话，应将通话内容记入电话统计上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话统计一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依次序归入电话统计档，第二联按用户别归入用户档。4.报价：(1)业务科接到用户询价之电报或信件，应立即按用户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理核可后，打报价单(附表18.2.9)，必需时修剪样品照片，贴于报价单上。(2)报价单一式两联，第一联寄用户，第二联存用户档。

27、5.订单确定：(1)业务科接到用户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确定买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(SC)(附表18.2.11)，SC一式五联，第一、二、三联寄用户，第四联存业务科待办卷，第五联存用户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入用户档。6.开立境内订单：(1) 业务科依据SC及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商

28、档。(3)业务科依据SC及订货单填写产品表。7生产督促及催开LC：(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每七天业务会报时提出汇报，必需时现场取样携回核验。(2)业务科依每笔SC所订LC开立日期，催开LC。(3)收到用户开来之LC，应立即查对交易内容是否相符，若和原来SC内容不符，应即要求用户修改LC，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序和开立境内订单相同。8出货：(1)出货前，业务科联络船企业确定船期，填写装船估计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车企业将货柜拖到指定地点，以备装柜。(2)装船估计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING

29、 ORDER(SO)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一个货物实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方法，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本企业，汇送报关行。退税清表上须用汉字誊写。9押汇(出货通知)：(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经和LC条款查对相符，呈经理署名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。(2)每笔货物出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄用户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包含LC，CBC第六联，装船估计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入用户档。(3)业务科依据实际出口内容，分别填入用户档、产品档及厂商档。1付款：(1)每笔货物出口后，业务科于结关后三日内搜集厂商寄来发货单、销货发票、及专业人员填具验收统计之装船估计表第三联，查对无误后送会计。(2)会计复核业务科转来付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于全部付款凭证上加盖付讫戳记。