采购付款循环控制必备手册模板.doc
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3、格供给商评定及信息维护步骤控制104.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度124.1.4付款和对账步骤控制制度134.1.5退货步骤控制制度154.1.6采购预算步骤控制制度164.2劳务外包采购步骤控制制度174.2.1安装分包协议签署和变更步骤控制制度174.2.2安装分包付款步骤控制制度184.2.3外协外包协议签署步骤控制制度194.2.4外协资金审批、付款步骤控制制度204.3费用类采购步骤控制制度214.3.1费用采购步骤-费用采购步骤控制制度214.3.2费用采购步骤-费用报销步骤控制制度214.3.3 费用采购步骤-核价步骤控制制度224.3.4 运费结算步骤控制制度245采购
4、付款循环各子步骤步骤图及步骤图说明215.1材料物资采购步骤255.1.1采购和验收步骤图及步骤图说明255.1.2合格供给商评定及信息维护步骤图及步骤图说明285.1.3 采购协议评审和管理步骤图及步骤图说明305.1.4 付款和对账步骤图及步骤图说明315.1.5退货步骤图及步骤图说明345.1.6 采购预算步骤图及步骤图说明365.2劳务外包采购步骤385.2.1安装分包协议签署和变更步骤步骤图及步骤图说明385.2.2 安装分包付款步骤图及步骤图说明415.2.3外协外包协议签署步骤图及步骤图说明425.2.4外协资金审批、付款步骤图及步骤图说明435.3 费用采购步骤步骤图及步骤图说
5、明445.3.1 费用采购步骤步骤图及步骤图说明445.3.2费用报销步骤步骤图及步骤图说明465.3.3核价步骤步骤图及步骤图说明485.3.4运费结算步骤步骤图及步骤图说明506.采购付款循环支持性文件及制度441.采购付款循环控制目标及关键风险控制步骤1.1释义及范围1.1.1采购付款循环是指规范企业进行生产经营活动而进行材料物资、劳务、费用相关采购、验收、付款行为,确保采购对象满足企业要求要求,有效控制采购成本,并确保采购所需资金合理使用控制活动集合。1.1.2材料物资指:生产用原辅材料、外购型钢等生产物资资料,其中原辅材料包含生产用多种钢材、包装物、燃料、油漆、螺栓电缆等物资。1.1
6、.3劳务是指安装专题施工或劳务分包及制作外协、委托加工劳务。1.1.4本手册规范费用是指企业在日常生产经营活动中发生不能直接归属于某个特定产品成本费用。关键包含行政管理部门为组织和管理生产经营活动所发生管理费用,销售产品和提供劳务等过程中发生费用。和特定产品(工程项目)成本费用、和筹资活动相关支出费用,不在本手册规范。1.1.5有效控制采购成本是指企业明确采购价格形成机制,经过询价、比价或招标方法合理确定采购价格,控制采购成本。1.1.6本手册适适用于企业非长久资产采购、付款控制。固定资产、其它长久资产采购、付款控制制度详见“业务控制手册第六册资产管理循环控制手册”,和特定产品(工程项目)成本
7、费用控制详见“财务管理手册第四册成本核实和管理控制手册”、和筹资活动相关支出费用控制详见“财务管理手册、第二册、筹资管理控制手册”,付款步骤包含具体结算出纳事务控制详见“财务管理手册第三册、货币资金管理控制手册”。1.2控制目标1.2.1规范采购和付款行为,防范采购和付款过程中差错和舞弊。1.2.2明确供给管理部门职责,确保多种外购材料、商品、劳务等各项生产物资、劳务采购按计划进行。1.2.3促进形成合理采购价格机制和质量监控机制,有效降低采购成本。1.3关键风险控制步骤1.3.1权责分配和职责分工应该明确,机构设置和人员配置应该科学合理。1.3.2请购依据应该充足合适,请购事项和审批程序应该
8、明确。1.3.3采购和验收管理步骤及相关控制方法应该清楚,对供给商选择、采购方法确实定、采购协议签署、购进商品验收等应有明确要求。1.3.4付款方法、程序、审批权限和和供给商对账措施应该明确。1.4不相容岗位1.4.1请购(业务外包申请)和审批。1.4.2供给商选择和审批。1.4.3采购协议协议(业务外包协议)拟订、审核和审批。1.4.4采购、验收和相关统计、业务外包实施和相关会计统计。1.4.5付款申请、审批和实施。2.采购付款循环组织职能2.1采购付款循环组织组成采购付款循环控制组织机构由企业决议部门、综累计划部门、采购管理部门、质量管理部门、审计决算部门、财务部门、仓储管理部门、工程管理
9、部门、行政管理部门组成。2.2采购付款循环各组织职能2.2.1股东大会、董事会是重大采购付款事项决议部门,企业章程中要求需要提交股东大会审议事项,由董事会审议经过后提交股东大会审议。股东大会授权董事会审议经过采购付款事项,由董事会审议经过。2.2.2采购付款通常决议部门关键职责是:2.2.1.1当材料核价结果有争议时,由生产副总判定。2.2.1.2采购协议签署后,“资金审批单”由财务部门责任人审核,企业决议部门或授权部门同意。2.2.1.3超出预算材料款由企业决议部门或授权部门同意。2.2.1.4当发生不合格品让步接收时,由总工程师作最终裁决处理。2.2.3综累计划部门是制作外协协议归口管理部
10、门,其关键职责是:2.2.3.1指定制作项目经理,在ERP系统下达材料需求计划,留出合适采购周期,并进行综合协调。2.2.3.2负责制作外包外协分供方(不含门、窗、防火涂料、土建、设备)、运输分包商评价、选择、签约和管理。2.2.3.3组织协议评审,跟踪备料清单编制、材料清单编制和导入,材料订货、到位等过程。2.2.3.4提供直发工地材料清单。2.2.4采购管理部门是材料、产品相关物资采购责任部门,其关键职责是:2.2.4.1负责生产制作、安装材料和物资、组织对A、B类生产制作材料和物资、其它采购物资供方评价和选择工作,经过对供方评价和选择,建立、定时审查和更新A、B类材料和物资合格供方名单和
11、全部归口采购供方档案,确保A、B类材料在合格供方采购。(A类B类材料释义见本手册“4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制制度”)2.2.4.2负责编制、签署材料和物资采购协议/协议,确保采购协议/协议条款完整、质量要求明确。2.2.4.3严格按同意采购协议/协议实施采购工作,确保所采购材料、物资质量符合要求要求。2.2.4.4负责提供所采购材料、物资质量合格证实文件,确保所提供文件有效性。2.2.4.5办理验收合格采购材料、物资入库手续。2.2.4.6负责不合格采购材料、物资立即有效处理。2.2.4.7做好供给商发票入账程序,每个月编制资金预算计划。2.2.4.8负责处理废旧物资及余料。2
12、.2.4.9对需要排版采购物资进行排版,并按排版结果采购,提升材料利用率。2.2.4.10负责编制工程物资采购计划、组织长久采购物资招标及协议签署工作、负责各类材料采购实施。2.2.4.11了解市场动向,立即向相关部门和领导反应多种材料价格和走向。2.2.4.12负责编制采购预算,对采购预算实施情况负担责任。2.2.5质量管理部门是采购材料物资、外协及委托加工物资质量检验、监督责任部门。其关键职责是:2.2.5.1负责编制和修订产品检验规程,确保检验要求明确、验收规则适用、且不低于国家和行业标准要求;对协议有特殊要求产品,编制专门检验规程,确保产品质量满足协议要求。对检验规程要求不符合协议或国
13、家标准要求负责。2.2.5.2负责企业原辅材、外协外包构件、产品制作质量检验工作,确保检验结果真实性和正确性,形成有追溯性检验统计,并汇编成工程项目标制作质量档案。对因错检、漏检造成批量损失负责,对制作质量档案内容不全、完成不立即负责。2.2.5.3负责不合格品识别、组织不合格品评审和跟踪处理。对不合格原辅材料用于生产、不合格构件放行出厂、或安装时发觉制作质量问题负责。2.2.5.4参与对原材料、外协外包供方评价和选择工作。2.2.6审计决算部门是物资、劳务及费用采购价格监督和核定归口管理部门,其关键职责是:2.2.6.1对企业各项工程类费用及外协外包费用进行审核,发出审核意见书。2.2.6.
14、2负责大宗采购物资核价控制,参与年消耗量较大材料招投标,优化材料采购模式,定时编写采购核价工作汇报。2.2.6.3参与对适用范围内,企业年度一次性选择供给商长久协议招投标,参与竞标单位选择,进行招标物资市场摸底,参与开标和评标,并出具核价意见。2.2.6.4负责对适用范围内日常以采取询价、比价方法采购物资,进行审核和核定价格。2.2.6.5负责对指定专题工程物资采购,进行物资市场摸底询价、比价、分析后出具核价意见。2.2.6.6核价主管每个月10日前,将上月核价情况整理汇总分析成份类报表和汇总报表,上报审计决算部门责任人、及企业决议部门或授权部门审核。2.2.6.7依据各原材料价格走势信息,即
15、时编写部分物资市场价格调查分析汇报,提出怎样主动应正确方法和提议;对核价工作中出现企业管理工作中存在问题、进行分析、提出开源节流方法,供企业领导参考。2.2.7财务部门是采购所需资金收付、费用报销、采购预算及成本控制归口管理部门,其关键职责是:2.2.7.1负责依据协议和申购单审核原材料、低耗品发票,对发票业务真实性、正确性负责。2.2.7.2依据协议付款条件和发票入账情况认真审核资金审批单。2.2.7.3负责原材料、低耗品具体核实工作,审核材料采购发票、领料单等,进行材料收发存核实、低耗品核实、摊销和材料成本核实。2.2.7.4负责债权债务核实,立即和外单位对账,发觉和反应往来账中存在问题。
16、2.2.7.5审核费用发票真实性,审核资金审批单,根据企业报销制度进行费用报销。2.2.8仓储管理部门是材料物资接收入库和保管责任部门,其关键职责是:2.2.8.1负责材料接收工作,不接收验收不合格、单据不全、手续不齐材料,确保只将验收合格材料入库,入库材料登记完全、清楚、正确;2.2.8.2负责在仓库合适区域建立待检区,或对待检材料进行显著待检标识,确保待检材料和库存不会混淆。2.2.8.3负责材料在仓库内保管工作,确保库存材料分类存放、摆放整齐、标识清楚,预防标识脱落或不清,预防不一样品种、规格材料混放和乱放;2.2.8.4负责仓库物料出入库ERP登账工作,确保向财务部门立即提供正确、清楚
17、、完整和有效财务数据。2.2.9工程管理部门是安装工程专题施工或劳务分包归口管理部门,是分包协议评审、签署及工程现场材料采购责任部门,其关键职责是:2.2.9.1对项目部选择安装单位进行合格供方复审,审查安装承包单位资质及履约能力。2.2.9.2对分包协议审核(包含使用标准协议文本、分包价格、协议条款等关键协议内容)及分包工程款支付复审,分包结算节点审查,分包签证复审。2.2.9.3负责工程安装项目现场除分包工程以外工程现场所同及费用支出(包含现场吊机租赁、中专场地租赁、现场倒运、塔吊装拆、现场物资采购等)审核。2.2.10销售部门是安装工程专题施工或劳务分包帮助、支持部门,其关键职责是:2.
18、2.10.1参与由综累计划部门组织协议交底会,并安排协议主签人进行协议交底。2.2.10.2利用本身资源优势,帮助、支持项目部做好工程施工、安全在工程所在地立案、物资采购、制作外协等工作。2.2.10.3帮助项目部做好和业主、设计等沟通、协调工作。2.2.11 行政管理部门是办公用具采购、日常管理归口管理部门,其关键职责:2.2.11.1 负责办公用具标准制订。2.2.11.2 负责办公用具采购、验收入库,领用及日常管理。3.采购付款循环子步骤划分3.1材料物资采购步骤控制3.1.1采购和验收步骤3.1.1.1材料采购步骤3.1.1.2仓库到货验收步骤3.1.1.3工地到货验收步骤3.1.2合
19、格供给商评定及信息维护步骤3.1.3采购协议评审和管理步骤3.1.4退货步骤3.1.5付款和对账步骤3.1.5.1原材料预付款步骤3.1.5.2原材料应付款步骤3.1.5.3对账步骤3.1.6采购预算控制步骤3.1.6.1采购年度预算控制步骤3.1.6.2采购月度预算控制步骤3.1.6.3采购预算过程控制步骤3.2劳务外包采购步骤控制3.2.1安装分包协议签署步骤3.2.2安装分包付款步骤3.2.3外协外包协议签署步骤3.2.4外协资金审批、付款步骤3.3费用采购步骤控制3.3.1费用采购步骤3.3.2费用报销步骤3.3.3核价步骤3.3.4运费结算步骤4.采购付款循环各子步骤控制制度及控制文
20、件统计4.1材料物资采购步骤控制制度4.1.1采购和验收步骤控制制度4.1.1.1材料采购步骤控制(1)综累计划部门相关人员整理技术文件、各类清单,分阶段制订原材料和制品材料需求计划。(2)材料需求计划依据采购物资关键性分别呈报生产副总/总经理同意。各相关负责部门制订技术服务、运输、安装采购计划,由安装副总/总工程师同意。(3)接到备料清单后,采购管理部门采购员首先依据具体下料宽度进行排版,确定需要采购材料宽度及对应数量,将排版结果输入ERP。采购管理部门采购员除了要了解采购数量和规格外,还必需了解采购材料物资设计要求,包含相关技术标准名称及编号,是否有其它专门技术要求等。(4)采购管理部门采
21、购员应了解材料物资库存情况,凡库存材料物资规格、性能和数量满足要求时,应首先使用库存物资或代用,在采购申请上应对该材料物资进行取消,并在取消原因中说明,表示将使用库存,无标示则为需要采购材料或物资。 (5)对于需要采购材料物资,采购管理部门采购员应了解市场货源情况,向订有长久供货协议供给商或其它合格供给商询价,每种材料或物资通常应最少向三家供给商询价,将询价结果应填写在采购评定表内,然后将采购评定表交审计决算部门核价。对于合格供方评定详见本手册“4.1.2合格供给商评定及信息维护步骤控制”。 (6)对企业签署长久供给协议物资,企业不再对这些物资备库,由供给商向企业提供必需贮备量,企业按实际消耗
22、数量确定采购量,按约定价格和结算方法进行结算。这类物资由审计决算部门定时核价后交采购管理部门、财务部门作结算依据。长久协议签署步骤详见本手册“4.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度”。(7)审计决算部门依据了解市场情况、材料物资价格目录(即报价单)采购评定表进行核价,并将核价结果填写在采购评定表上,核价员应在核价后采购评定表上署名。当核价结果有争议时,由生产副总判定。(8)采购管理部门对每一大类物资经比价或招标后选择一至二家固定常年供给商,供给商按年消耗总金额要求百分比铺底额定欠款,同时按实际消耗情况在企业设定必需库存放备供企业周转,每个月要求时间内按企业实际消耗量进行结算,、开出发票办理入
23、库结算手续,采购管理部门按财务入账金额申报次月资金计划并于次月要求时间内支付。(9)采购管理部门采购员依据确定采购评定表、采购协议、报价单经采购管理部门责任人、总经理签字确定。协议签署步骤详见见本手册“4.1.3采购协议评审和管理步骤控制制度”。协议签署后,采购管理部门采购员登录ERP采购模块,在“材料采购”下创建PO订单并报审批流。 (10)若是主材订单,审计决算部门责任人登录ERP系统进入“采购审批”在审批通知下做确定,ERP系统内该审批将自动递交生产副总给予确定。采购管理部门采购员即通知供给商发货。(11)若是辅材订单,采购管理部门责任人登录ERP统在采购模块下审批经过订单信息,采购管理
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