医药医疗设备档案管理制度（汇编）.docx

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1、浙江贝尼菲特药业有限公司文件贝尼药办【2015】03号档案管理制度一、总则公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的 要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺 工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。1、凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材 料，必须按规定定期递交原件（或备份）至档案室进行管理，而总经 办作为公司档案管理的最高部门负责审核档案资料的完整性、延续 性、真实性。2、综合管理部作为档案的主要管理部门，负责公司档案管理、文书 立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。各部门负责 人应重视本单位文件资料的管理和文书立

2、卷工作，配备专职或兼职人 员负责此项工作。二、归档范围1、凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、 电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属 归档范围。2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方 面的文件材料。医疗仪器、设备档案管理制度为了保证医院设备档案资料的齐全、完整与安全，特制定如下制度：一、凡医院购置的二千元以上且使用年限在五年以上的仪器、设备必须逐一 编号登记，建立完整的技术档案。医疗仪器、设备档案设专人管理。二、档案的内容包括：1、购置设备的申请报告。2、定货合同书、购置设备手续凭证或影印件。3、仪器、设备全部的技术资料如产品使

3、用说明书、技术图纸等。4、开箱单、验收报告单。5、设备运行维修记录或报告。6、定期巡检情况记录或报告。7、新添置的设备，开箱验收时要由档案管理员及使用科室人员参加，详细 填写验收报告。三、已建档的仪器设备在管理、使用、维修和改进工作中形成的文件材料应 归档，不得随意乱放，以免丢失。四、归档的文件资料力求完整、系统、准确；改造、更换原部件的图纸必须 与实物相符。各项设备应归档的材料，除随设备带来的产品合格证，技术资料，说明书等外, 还应对设备添置时间，必要的性能型号，颜色等登记存档。五、档案管理人员负责仪器设备档案的收集、整理、统计、建档工作，医疗 仪器、设备档案每年要整理、核对一次，做到账物相

4、符。归档文件要编排有序， 目录清楚，装订整齐，查找方便。要建立计算机仪器、设备档案台账和检索。六、医疗仪器、设备的技术档案原件原则上不外借，确因工作需要时：1、在档案管理人员监督下复印，原件如数收回。2、写出借阅申请，经院领导批准后，办理借阅手续，时间不得超过一个月。3、借阅人必须爱护档案，妥善保管按时归还，造成缺损、丢失将给予经济 处罚。七、医疗仪器、设备的档案要保存在安全可靠的地方，注意防潮、防虫咬、 防霉变。医师技术档案管理制度一. 总则1 .为建立、健全医院技术档案工作，完整地保存和科学地管理我院的医师技术档 案，充分发挥医师技术档案在医院建设和发展中的作用，特制订本管理制度。2 .医

5、师技术档案是反映卫生技术人员在医疗、科研工作中形成的具有保存价值的 图纸、文字材料、数据、照片等技术资料。3 .医院各职能部门要把医师技术档案工作纳入本部门的业务管理工作中，保证医 师技术文件材料的形成和积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。4 .按照集中统一管理医师技术档案的基本原则，我院建立医师技术档案室，并配 备相关人员进行管理。二.医师技术档案资料的归档1.医师技术档案的归档范围主要包括如下：1）医师基本信息：姓名、政治面貌、毕业学校、毕业时间、学历、现任职岗 位、入职时间、担任职务、职称、学习培训经历、工作经历。2）医师在职期间发表论文信息：论文题名、是否通讯作者、是否第一

6、作者、 刊物名称、发表时间、卷、期、页、归档时间。3）医师在职期间出版论著信息：论著题名、出版社、出版时间、是否主编、 是否副主编、归档时间。4）医师在职期间参加科研工作情况：项目名称、合同编号、课题来源、经费、 研究起止时间、承担单位、课题负责人、参加者名次、实际完成时间。5）医师在职期间科研课题完成情况：课题名称、研究起止时间、鉴定时间、 鉴定单位、证书编号、课题负责人、参加者名次、归档时间。6）医师在职期间科研成果获奖情况：获奖名称（科技成果、医疗成果、优秀 论文、专利证书、荣誉证书）、授奖单位、授奖时间、获奖级别（国家、省、 部、市）、证书号、归档时间。7）医师在职期间参与学术会议情况

7、：会议名称、会议时间、参加地点、主办 单位。8）医师在职期间参加培训、进修情况：培训内容、培训起止时间、进修单位、 考核成绩/鉴定结果。9）医师在职期间担任学术职务情况：学术团体、职务、任职时间、聘任单位、 受聘者。10）奖惩情况：奖惩事由、奖惩时间、受何奖惩。11）其他情况。2.医师技术档案材料归档要求：1）各部门、各科室要建立主动送交医师技术档案材料的工作制度，及时将属 于收录范围的技术档案材料形成、积累、整理和交送到档案室归档。2）收集的医师技术档案材料须经部门分管领导审核、批准，属于收录范围的材料及时送交归档，不属于收录范围的材料，不得擅自归档，需经档案主管 领导鉴别后，分情况予以处理

8、。3）提供的医师技术档案材料要做到真实准确、完整齐全、文字清晰、手续完备, 禁用字迹不牢固的书写工具。4）归档的医师技术档案材料复印件，一律用A4纸复印。三. 医师技术档案管理人员职责L集中、统一、科学地管理好医师技术档案，维护医师技术档案的完整、系统、 准确和安全，并及时、准确地提供利用。因工作严重失职，造成技术档案原件 遗失、缺漏、污损破坏至无法使用、借出无法收回等，管理人员应负主要责任。2 .协助各部门和有关卫生技术人员做好技术文件资料的形成积累和正确地整理、 立卷归档工作。3 .遵守医师技术档案保密制度，做好安全保卫工作。4 .严格执行技术档案的保管、查（借）阅、销毁制度。5 .保持档

9、案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。四.医师技术档案的保管、查（借）阅和销毁制度1 .严格完成医师技术档案的登记和交接手续1）档案进库归档时，送交人员和档案管理人员须及时在档案归档登记册上签 字、登记，明确责任，以免“账目不清”，造成档案泄密、丢失等情况。2）档案管理人员要及时将送交的档案材料分类归档档案编号：按照医师技术档案索引卡上编号原则进行编号，并及时填写索 引卡；档案材料分类登记：将送交的档案材料按照收录范围归类、编序、登记， 并在该材料上盖上医师技术档案专用章并加以填写（专用章模板如下），以 备查阅。医师技术档案归档专用章档案号档案类别序号编号、登记结束后，科

10、学排序、及时上架归档。2 .严格档案查（借）阅制度1）确因工作需要、查阅档案时，须档案主管领导批准并及时在档案查（借）阅登记册上签字、登记。一般只限在档案室查阅, 如有特殊情况外借时，应按要求在三日内归还。2）查（借）阅档案人员必须遵守保密制度，不得擅自拆卷、涂改、勾划、剪 裁，如违反上述要求，将追究责任。3）查（借）阅档案人员，对确需要摘录的材料，须经档案主管领导和档案管 理人员审阅后，才能带离档案室。3 .严格医师技术档案的销毁制度凡要销毁的医师技术档案，必须造具清册，经档案主管领导审批后，在指定监 销人监督下进行销毁，防止失密。3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；4、资金借贷、

11、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、函件 等）5、政府、项目批文、合同；6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项 工作流程、公司决定等）；7、施工建筑设计施工图；技术部门的专利研发资料、图纸、方案； 质管部门的中药配方资料、质检记录，生产部门的工艺流程、生产过 程记录等。8、各部门及公司各部门年度工作计划及资金计划；9、公司签定的各类合同（含买卖合同）；10、公司有效证照、证件、印章；11、具有法律效力及保存价值的文件；12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领 导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件

12、等；14、公司、各部门获得的社会荣誉资料；15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经 营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供 和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。三、立卷归档要求1、公司综合管理部应即时做好档案归档分类保管；原则上各部门应 在每季度最后一天以前将上季度文档办理完毕、需归档的文件材料整 理、立卷，各部门档案须进行电子档备份，密级档案电子档备份提交 总经办。特殊文件可提前申请归档。公司各部门应及时向管理部移交 发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理 借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延

13、期或不交应归 档的备份文件材料。2、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文 件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下 述几点：(1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。(2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一 起，不得分开；文电应全在一立卷。(3)卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料 应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后；(4)卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷, 应统一在有

14、文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号； 不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材 料等也应在图表上或声像材料的背面编号。(5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格 式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化； 没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没 有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内 文件目录放在卷目。(6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心 内容和责任者。四、档案保管期限1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至 五十年左右，短期为十五年以下

15、，三年以上。2、确定公司档案保管期限的原则(1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长 远利用价值的档案，列为永久保管。(2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利 用价值的文件材料，列为长期保管。(3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保 管。五、档案保密级别1、档案分一般档案和有密级档案两类。有密档案密级分为绝密、机 密、秘密三级。档案的密级由档案提交人提议，由总经办核定密级。2、档案级别及密级分类部门部门文档归类级别类目编号密级总经办战略规划、高层决议书等保密文件一级类目ZJB/Al-2015-xxx秘密总经办人事任命文件二级类目ZJB/

16、A2-2015-XXX无其他文件档三级类目ZJB/A3-2015-XXX无综合管理部员工人事档案、劳动合同一级类目ZH/Al-2015-xxx无员工体检单、会议纪要二级类目ZH/A2-2015-XXX无其它文件三级类目ZH/A2-2015-XXX无财务部财务报表、银行账务往来凭证一级类目CW/Al-2015-xxx秘密员工工资表、物料采购报销凭证二级类目CW/A2-2015-XXX无其它财务凭证类三级类目CW/A3-2015-xxx无研发部中药配方颗粒工艺规程、质量标准、一级类目YF/Al-2015-xxx绝密研发项目记录二级类目YF/A2-2015-XXX机密其它文档三级类目YF/A3-20

17、15-XXX无质量部工艺配方检验报告一级类目ZL/Al-2015-xxx机密车间质量报告来料检测报告二级类目ZL/A2-2015-XXX无其它文档三级类目ZL/A3-2015-XXX无生产部生产工艺流程一级类目SC/Al-2015-xxx秘密生产计划、物料配置单、二级类目SC/A2-2015-XXX无其它文档三级类目SC/A3-2015-XXX无采购部采购计划、采购合同、一级类目CG/Al-2015-xxx无采购申请单、物料清单二级类目CG/A2-2015-XXX无其它文档三级类目CG/A3-2015-XXX无六、档案的借阅1、公司建立档案室，依据部门在档案室设立档案柜，密级档案另设 专柜；档

18、案室门钥匙由综合管理部保管，档案柜钥匙由本部门保管， 密级档案柜钥匙由副总或公司授权专人保管。2、密级档案原则上只许在档案室翻阅，限归档人使用，借阅时除借 阅人外，须有一人同时在场；借阅时需经副总以上领导批准，凭“档 案借阅申请单”递交至综合管理部安排阅读；绝密级档案需外借或复 制时，需经总经理以上领导批准方可。3、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和总经办鉴定解密，对 解密档案作一般档案管理，及时提供利用。4、各部门因工作需要，借阅本部门的一般档案只需经本部门领导批 准即可借阅。5、公司各部门借阅非本部门的一般档案须经档案所属部门同意。6、借阅档案必须履行登记手续，归还的档案要进行检查、清

19、点，并 在登记薄上注销。7、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案 外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经副总以上领导 批准。8、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过10天。9、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。七、档案的鉴定与销毁1、公司总经办定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的 档案材料，按规定进行销毁。2、档案鉴定工作由公司总经理经理主持，有关部门参加，组成档案 鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要 在销

20、毁清册上签字。八、处罚措施1、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的文件材料的, 一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，在公司内通报批评，并 处罚部门责任人100元500元。2、若擅自泄露一般档案，公司视情节严重，给予当事人通报批评、 警告、或记过。3、若擅自泄露密级档案，公司给予当事人处罚如下：(1)泄露秘密档案，给予通报批评、警告或记过，并罚款100-1000元/次。(2)泄露机密档案，给予警告、记过或开除；并罚款2000-10000 元/次；(3)泄露绝密档案，开除当事人，报送司法机关，并追究10-100 万元间的经济损失。2、借阅人不按借阅期限及时归还的，因告知档案管理部门，

21、办理延 期借阅手续，否则公司将责令当事人作出书面检查。4、借阅人遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，造成密级档案 泄露，参照“处罚措施第3条”处理。5、若因部门负责人疏忽导致档案泄密或遗失，公司视情节给予相应 的纪律处分。5、档案管理员人为因素丢失档案或不按流程办理借阅手续，未造成 严重后果，公司视情节给予通报批评、警告处分；造成严重后果的, 视情节给予罚款或辞退或开除等处理九、附则1、本制度自_年_月_日生效。2、本制度由综合管理部负责解释及修订。3、各部门应根据本制度，制定具体的实施细则。主题词：档案管理发：各部门经理呈：总/副总经理 董事长签发人：浙江贝尼菲特药业有限公司办公室2015年月 日印发附件一：档案管理流程图各部门按时向管理部所属档案室 提交归档资料，密级档案电子版报 备总经办。附件二：档案借阅申请单借阅部门借阅人借阅时间归还时间档案编号借阅内容借阅用途部门意见管理部意见副总经理意见总经理意见备注：附件三：档案目录部H：管理员:序号档案名档案号编制日期保管期限密级备注