海那城入住阶段物业管理服务手册模板.doc
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1、海那城入住前阶段物业管理服务方案拟制:之平管理顾问组定制:济南海丫物业二八年五月二十三日目 录第一章 项目基础概况2第二章 服务方针模式3第三章 服务目标内容5第四章 管理架构编制71、服务职能72、岗位设置83、岗位说明书94、海那城销售配合各岗位作业指导书175、公共设施管理措施366、环境管理工作内容及标准377、岗位排班表39第五章 服务岗位安排41第六章 职员任职资格43第七章 服务行为规范45第八章 职员培训计划54第一章 项目基础概况海那城:在山东省济南市市区西北部,是国家发改委立项、济南市政府同意建设关键开发建设项目。占地1478亩,总体计划建筑面积约为95万,项目由海那农贸城
2、、海那物流港、海那农博园、海那花城四大功效版块组成。海那花城市场定位为济南西部高级小区,是整个济南市性价比最高住宅产品,居住户数约27003100户,人口规模约800011000左右。整体计划设计表现浓郁欧洲风情小镇专题风格,舒适和完备配套服务设施,健康舒适高尚人文小区,新型邻里关系。并充足吸收类似万科四季花城、万科城、华侨城波多菲诺等欧洲风情小镇成功案例;合适考虑引入济南民间传统民居中生活元素。公建设施计划重视环境计划,以创建运动健康型生态环境保护型小区为专题,配置网球场、篮球场、文化娱乐中心等体育及康乐设施。第二章 服务方针模式一、服务方针:1、每一位职员必需对全部服务对象(用户)提供真诚
3、服务;2、要将每一项微小服务工作全部必需做到完善;3、能随时准备好为服务对象(用户)提供专业、规范服务;4、要精心发明出使服务对象(用户)能感受到热情、体帖服务气氛;5、让每一位用户时刻全部有尊贵感受。6、高境界服务就是要兢兢业业、细致入微做好每一件小事,所以,在服务上我们不过多考虑不实用服务项目,而是把关键放在将现有服务项目做好、做精,以真诚态度、专业技术、用心服务来打动用户。二、服务模式: 1、现场用户服务:依据不一样时间、场所确定不一样服务侧关键,采取主动服务、立即服务、少干扰服务等方法为用户提供服务。用户在不一样时间、场所所需服务侧关键不一样,如:l 进入现场时-期望得到明确指导使其顺
4、利抵达目标地;l 现场洽谈时-期望用心致志听取介绍或谈条件,不期望中途被过多打搅;l 参观样板房-经过区域整齐、安全、平静、轻松,能快捷抵达目标地;l 品味现场时-期望取得舒适如意服务;l 离开现场时-得到象业主一样尊重。依据用户需求关键,服务提供有所不一样,如:l 用户进入现场,以主动式服务为主,如主动指导其停车、指导抵达售楼现场路径:接待人员主动为用户开门、主动引导入座、问询并奉上饮品;l 用户进行洽谈时,要多观察,避免过多打搅洽谈,此时更多是等候服务,要确保接到指令时能立即进行;l 样板房内,主动为用户奉上鞋套等服务后,尽可能引导用户了解房型设计优点;l 用户休息时,立即礼貌侍侯,提供饮
5、品、点心、刊物等;l 离开现场时,礼待用户离开,让其得到象业主一样尊重。2、现场物业咨询:l 现场安排客服对用户关心问题进行简明扼要回复;l 现场放置相关地产及物业管理方面介绍资料方便用户取阅,进行更具体了解。3、现场物业管理:l 制订现场管理方案、运作步骤和规范,对现有区域实施封闭式管理;l 进行现有区域开荒、日常保洁和维护,对外围环境进行管理,确保现场整齐、有序、美观,给用户充足信心;l 利用VI设计元素,经过现场展示,提升项目品味;l 有效对成品进行保护管理,对景观配套设施有效管理和维保;l 做好后勤工作,有效配合产业企业在项目标日常运作和工程施工。第三章 服务目标内容一、总体服务目标现
6、阶段努力争取经过我们管理服务活动,真正实现整齐有序、方便快捷、温馨体贴、细心专业服务目标,为切实打造“泉城物业第一品牌”奠定基础。并让每一位用户全部有极大被尊重感,营造出一个优良销售环境。二、整体服务内容1、人员管理;2、现场管理2、物资管理;3、费用管理;4、协调沟通、团体建设;5、落实产业企业提出其它要求;6、合理化提议。三、业务服务目标及内容1、用户服务:服务目标:提供热情服务,发明舒适、温馨、体贴入微洽谈环境。服务内容:(1)现场用户接待、引导服务;(2)提供饮品和食物、用具用具洁净;(3)设置书报阅览服务、物品存放架等服务设施;(4)沟通协调用户、相关部门;(5)大厅内巡视、待命服务
7、;(6)现场展示物品和资料管理工作;(7)销售配合其它工作;(8)落实产业企业其它要求。2、安全管理:服务目标:提供一个安全、有序销售环境。服务内容:(1)秩序管理,包含人员管理、物品管理、安全隐患提出及整改、处理紧急突发事件、管理安全隐患多发地段防范、帮助其它部门处理相关事项等。(2)交通管理,包含车辆管理、车场管理、合理化提议。(3)消防管理,包含预防为主建立消防体系、成立应急分队处理紧急事务、处了处理安全隐患、合理化提议等。(4)其它需求及个性服务。3、环境管理:服务目标:提供整齐、舒适洽谈、参观环境。服务内容: (1)对销售区域、样板房及外围环境进行清洁,并随时保洁;(2)合理化提议。
8、4、后勤服务:服务目标:为职员提供一个卫生、方便就餐环境。服务内容:食堂餐饮管理。四、其它服务内容1、 销售大厅及样板房现场设施设备日常养护,实施常常性巡查,进行立即物业修缮,并有效降低能耗,销售大厅及样板房室内绿化、室外景观监管工作;2、 前期工程介入;3、 物业管理咨询工作;4、 帮助、配合销售活动及销售人员其它工作。第四章 管理架构编制为了能立即有效完成海那城项目销售配合服务工作,我们制订合理、高效组织架构,明确岗位职责,并制订完善招聘、培训、考评制度,提升职员业务技能及服务水平,以提供优质高效服务。销售配合服务用户服务环境管理安全管理和形象展示内部管理早期工程介入水吧服务样板房服务业主
9、签约配合营销活动配合销售大厅清洁水吧服务样板房清洁样板房服务办公区清洁业主签约配合外围清洁销售大厅接待和秩序管理外围停车场服务和管理样板房安全和秩序维护办公区域安全管理营销活动配合人员招聘、培训、考评物资申购仓库管理资料管理水池清洁绿化养护垃圾处理环境消杀食堂服务1、 服务职能物业经理业务主任维修员文员(兼)人事管理员(兼)仓管员(兼)水池环境管理员外围环境管理员公共区域环境管理员销售大厅环境管理员绿化员维护班长东门岗维护员任员管停车场维护员办公区维护员样板房维护员门童巡查/机动维护员水吧用户服务员样板房用户服务员用户服务主管环境主管业务主任行政主任食堂厨师/助手2、岗位设置备注:客服主管和环
10、境主管暂由业务主任兼任。3、岗位说明书3.1业务主任岗位基础信息岗位名称业务主任隶属部门物业企业岗位等级主任岗位关系直接上级直接下级相关岗位或部门对外联络物业经理秩序、保洁、客服主管企业各部门企业各岗位企业各部门及外部相关业务联络一、工作关系图物业经理同级岗位业务主任二、岗位职责部分序号工作内容关键工作职责工作权限工作指导1制度建设1.负责客服、秩序、环境管理工作步骤、工作标准及制度拟订,并依据工作情况提出修改提议。确定提议各岗位作业指导书2组织管理绩效管理:负责审核业务处相关工作计划和总结, 并依据作业指导书及内部管理制度对下属职员实施考评。提交帮助 岗位说明书部门组织分析:确定业务工作组织
11、架构及人员编制,并依据实际工作情况适时提出修改提议,明确各岗位职责;提议确定业务工作组织架构及人员配置情况岗位配置:依据项目管理服务需要,制订岗位和班次配置措施,组织人员实施职员培训:负责根据企业培训管理要求,制订下属岗位培训计划并组织实施人员管理:1.负责抽查日常工作;2.负责帮助企业对下属职员招聘和录用工作;3.负责对下属职员异动(调动、升降、离职、解聘、辞职)及奖惩进行审核并提出提议;4.负责帮助企业进行下属职员沟通;5.负责处理下属职员投诉提议确定编制实施安排指导帮助审核审批提议处理企业培训管理要求企业培训计划职员培训计划职员考勤管理要求职员仪容仪表行为规范职员常见服务用语规范3事件处
12、理1.负责处理并指导下级无法处理事件;2.负责物业相关重大用户投诉及重大责任事故处理和上报,防范物业工作风险。帮助指导处理上报防范4服务质量监督负责随时抽查业务岗位服务形象及服务质量。抽查5工作协调负责物业企业和产业企业、相关工作部门之间工作协调和处理。协调处理6物资采购依据业务工作需要对物质制订申请采购计划并实施。计划实施7工程维修对项目所需维修工作进行协调、跟进协调完成8其它负责完成上级交办其它临时性工作完成3.2行政主任岗位基础信息岗位名称行政主任隶属部门物业企业岗位等级主任岗位关系直接上级直接下级相关岗位及部门对外联络物业经理仓管员、文员、厨师企业各部门企业各部门及外部相关业务联络一、
13、工作关系图物业经理同级岗位行政主任二、岗位职责部分序号工作内容关键工作职责责任权限工作指导1文件管理1.负责企业及产业企业各部门之间文件收发、传输、存档;2.物业企业各业务主管周计划、月计划及总结催交跟踪和汇总。受理收发汇总跟进2人事管理帮助产业企业对物业企业人员招聘对接工作,建立完善人事管理、考评制度帮助建立3信息管理负责上传下达多种事项,确保物业企业内部信息及多种事务流通时效和实施时效。受理处理4档案管理负责文档打印、复印及多种外来往文件整理存档受理整理5例会管理物业企业例会统计、纪要整理纪录整理6后勤管理负责对食堂人员管理、饮食质量控制及就餐人员沟通以得连续改善管理改善7仓库管理负责物品
14、库存盘点、消耗品计划申请、出入库管理,申请管理8前期介入负责物业企业工程前期介入工作计划制订、跟进、实施制订实施9其 它负责完成领导交办其它临时性工作。完成3.3秩序维护班长岗位基础信息岗位名称秩序维护班长隶属部门物业企业岗位等级班长岗位关系直接上级直接下级相关岗位及部门对外联络业务主任秩序维护员企业各部门企业各相关岗位企业各部门一、工作关系图业务主任同级岗位秩序维护班长二、岗位职责部分序号工作内容关键工作职责责任权限工作指导1制度建设负责帮助业务主任对本部门管理和服务工作步骤、工作标准及制度拟订,并依据工作情况提出修改提议。帮助提议秩序维护作业指导书2组织管理1.职员培训:负责根据培训计划组
15、织实施;2.人员管理:2.1负责本班职员加班、休假、调休安排及汇报;2.2负责对本班职员异动(调动、升降、离职、解聘、辞职)及奖惩提出提议;2.3负责帮助企业进行本班职员沟通;2.4负责本班职员仪容仪表行为规范监督检验。组织提议监督检验汇报实施秩序维护作业指导书秩序维护员仪容仪表规范3安全管理1.负责企业秩序维护布岗,实施岗位日常监督检验;2.负责监督责任区外来人员及物品出入管理。实施监督检验秩序维护作业指导书4消防管理1.负责落实企业内公共区域消防运行系统、设备设施日常巡查,立即发觉安全隐患,提出整改方法提议并跟进落实;2.负责责任区内动火作业施工项目标抽查。3.负责帮助主管拟订消防演练计划
16、、演练预案及实施。巡查提议落实抽查帮助秩序维护作业指导书5车辆交通1.负责停车场交通疏导、车辆停放、停车场管理情况日常检验;2.立即发觉安全隐患,提出整改提议并跟进落实。监督检验提议跟进秩序维护作业指导书6事件处理1.负责帮助处理并指导秩序维护员无法处理事件。2.负责处理相关用户投诉或意见,并帮助业务主任处理相关重大用户投诉及重大责任事故。帮助指导处理秩序维护作业指导书7文档管理负责抽查质量统计及相关文件填写、归档工作。抽查8工作协调负责和主任、产业企业、其它部门相关工作协调和处理。协调处理9其它1.负责帮助企业对职员宿舍管理。2.负责完成上级交办其它临时性工作。抽查帮助实施职员宿舍管理要求3
17、.4秩序维护员岗位基础信息岗位名称秩序维护员隶属部门物业企业岗位等级岗位关系直接上级直接下级相关岗位及部门对外联络秩序维班长企业各岗位一、工作关系图:秩序维护班长秩序维护员同级岗位二、岗位职责部分序号工作内容关键工作职责工作权限工作指导1安全管理1.负责企业秩序维护岗位日常监督检验;2.负责监督责任区外来人员及物品出入管理。实施监督检验秩序维护作业指导书秩序维护员仪容仪表规范2消防管理1.负责落实企业内公共区域消防运行系统、设备设施日常巡查,立即发觉安全隐患,提出整改方法提议并跟进落实;2.负责责任区内动火作业施工项目标检验;3.负责实施主管拟订消防演练计划、演练预案实施。巡查提议落实检验实施
18、秩序维护作业指导书3车辆交通1.负责停车场交通疏导、车辆停放、汇报停车场管理日常情况工作;2.立即发觉安全隐患,提出整改提议并跟进落实。监督检验提议跟进秩序维护作业指导书4信息处理1.负责和巡查岗及其它相关岗位保持信息通畅。2.负责用户信息处理及反馈。通畅处理反馈秩序维护作业指导书5突发应急事件处理负责突发应急事件处理。处理秩序维护突发事件或异常情况处理规程6其它负责完成领导交办其它临时性工作。完成3.5用户服务员岗位基础信息岗位名称用户服务员隶属部门物业企业岗位等级岗位关系直接上级直接下级相关岗位或部门对外联络业务主任企业各部门企业各岗位企业各部门一、工作关系图业务主任同级岗位用户服务员二、
19、岗位职责部分序号工作内容关键工作职责工作权限工作指导1水吧样板房服务1.水吧、样板房用户接待;2.接待区域环境整理和维护;3.反馈各部门对用户服务意见;4.提出现场改善提议;接待反馈提议用户服务作业指导书1.整理用户接待物资,统计用户到访数量,分析物资使用情况;2.管理相关物资和设备。管理统计提交用户服务作业指导书日报表耗损表2事件处理负责用户服务相关重大用户投诉及重大责任事故处理和上报,防范用户服务风险。处理上报防范用户服务作业指导书3服务质量监督负责随时抽查销售大厅服务形象、环境保洁及服务质量。抽查用户服务作业指导书4其它负责完成上级交办其它临时性工作完成 3.6环境管理员岗位基础信息岗位
20、名称环境管理员隶属部门业务处岗位等级岗位关系直接上级直接下级相关部门对外联络业务主任企业各部门一、工作关系图业务主任同级岗位环境管理员二、 岗位职责部分序号工作内容关键工作职责责任权限工作指导1制度建设负责参与环境处服务和管理工作步骤、工作标准和制度拟订,并依据工作情况提出修改提议。确定提议2环境管理1. 负责销售大厅环境卫生工作;2. 负责样板房环境卫生工作;3. 负责外围环境卫生工作;4. 负责办公区环境卫生工作;5. 负责垃圾清运工作;6. 负责巡查管理区内环卫设备、设施,确保处于完好状态。提议实施环境管理作业指导书3物料管理负责环境处办公用具、易耗品、设备设施申购、领用、管理。领用管理
21、4绿化管理负责清洁、绿化养护、消杀服务费工作。实施5事件处理负责环境工作相关重大用户投诉及重大责任事故处理和上报。处理上报6其它负责完成上级交办其它临时性工作。完成4. 海那城销售配合各岗位作业指导书(第二版0508)1.停车场维护岗1.1 停车场维护岗保持背跨姿势站立于停车场入口处,见到用户车辆靠近停车场时应视注目礼;车辆进入停车场时先敬礼,然后引导车辆进入停车场,并通知行驶方向;1.2 主动上前指挥用户车辆停放在离销售大厅最近车位上,主动为用户打开车门;如用户车内有同来人员,应先替同乘人员开门;开门时应面向用户,一手开门、一手搭在车门边,避免用户碰头以示尊重,并等用户下车站定后方可关门,以
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