交通学院学生会档案管理制度.docx

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1、交通学院学生会档案管理制度一、制度目的交通学院学生会档案管理制度旨在加强对学生会档案的管理，保证学生会档案 的安全可靠，规范学生会档案管理的流程，并确保学生会档案能够为学生会组织和 个人提供有效的服务和支持。二、适用范围本制度适用于交通学院学生会的所有组织部门、成员和工作人员。三、档案管理流程(-)档案管理分类交通学院学生会档案分为官方文书档案、活动档案、影像档案、陈列馆档案和 学术研究档案等五大类。其中，官方文书档案包括学生会章程、组织结构、会议记录、决议、通告、函 件等；活动档案包括学生会各类活动的筹备、组织、实施及总结等记录；影像档案 包括学生会活动的照片、视频等多媒体记录；陈列馆档案包

2、括学生会举办过的展览、 展示及收藏品等；学术研究档案包括学生会发布过的学术研究成果等。(二)档案管理职责1 .学生会主席：负责学生会档案的最终审核和批准工作。2 .学生会副主席：协助学生会主席处理学生会档案管理工作，并对学生会部门 的档案管理进行监督和检查。3 .档案管理委员会：主要负责制定并监督学生会档案管理的规章制度，并参与 对学生会档案的各项管理工作。4 .档案管理人员：具体负责档案管理的策划、实施及档案资料的维护和处理工 作。（三）档案管理流程1 .档案归档：学生会各部门负责将自己所属部门的档案材料按照类别进行分类, 并交由档案管理人员进行归档，并及时上报档案管理委员会。2 .档案查询

3、：学生会成员可以通过学生会主席或副主席的书面申请或口头咨询, 到档案管理人员处查询学生会的档案。应以书面方式申请且需在查询前提出合法 的申请理由。3 .档案借阅：学生会成员可以在合理的范围内申请借阅学生会的档案，并需在 借阅时签署档案借阅申请表，同时遵守档案管理的相关规定。借阅期限一般不超过 10天，并可申请延长，但须得到档案管理人员的书面确认。4 .档案报废：学生会档案由于年限、内容等原因，经过档案管理委员会审批后, 可以报废。报废档案需得到档案管理人员的书面确认，并及时进行销毁、搬离或上 交校史馆等固定部门。四、档案管理要求1 .学生会档案应按类别完整分类，并在档案目录上标明所属类别、名称

4、、题材、 存放类别及存储期限等详细信息。2 .凡为涉密、机密或重要机构决策文件等文件，必须在档案目录上做出明确标 示，并落实保密措施。3 .学生会档案的存放场所必须保持干燥、防潮、防鼠、防火、通风、防盗等条 件，并按照规定做好防火和随时清理卫生工作。4 .对于活动和会议等重要事项，应及时制作档案，保存档案的电子版和传统文 献版，并严格保密，公开的档案应进行备份。五、档案管理制度的贯彻1 .学生会主席、副主席、档案管理委员会及档案管理人员应严格执行本规定， 保证学生会档案的管理与维护工作。2 .学生会成员应积极配合档案管理工作，提供档案信息，如实反映有关情况， 防止档案短缺、丢失、损毁等安全问题发生。3 .档案管理委员会应建立与完善学生会档案管理的各项制度、方法和操作规定, 并定期检查和修订，确保其切实可行、有效规范。4 .学生会应开展档案管理和维护工作的培训和宣传，提高档案管理的重要性。结束语交通学院学生会档案管理制度是保证学生会档案安全可靠的重要保障，为学生 会组织和个人提供有效的服务和支持。各学生会成员应共同遵守学生会档案管理制 度，协同工作，为学生会的发展和进步贡献力量。