空调公司广告宣传管理制度样本.doc
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1、某某空调企业管理制度(市场推广广告宣传管理要求)编制: 审核: 同意: 二零零三年十二月目 录1、 广告业务管理制度-P22、 广告协议费用结算要求-P73、 户外广告管理要求-P104、 市场推广计划及费用审批程序及步骤-P125、 终端建设管理要求-P146、 导购代表管理要求-P16广告业务管理要求一、目标 空调企业市场部在企业领导指导和协调下,为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”目标,特制订广告业务管理制度。二、适用范围 本要求适适用于格朗灵空调企业。三、月度广告活动和促销策划管理和审批程序1、市场部整体广告策划落实1)、广告整体策划包含:由市场部和一级广告代理企业会同空调
2、企业其它部门及领导共同完成。整体策划包含: A 企业整体形象、品牌广告; B 全国性促销活动方案; C 全国性新品上市、推广方案; D 必需由市场部组织区域性广告和公关活动; E 有必需跨区域媒介策划购置和集中投放;2)、每个月15日前,市场部将拟订下月广告计划提案,包含促销主题提议及媒介支持和组合提议等内容传真至当地分企业/办事处。3)、由市场部经理或分企业经理组织销售人员咨询本省代理商(或关键商场)意见,确定并制订适合当地情况一套细化策划和实施方案将其传真至市场部广告企划。2、地方月度促销策划及广告活动实现1)、促销策划要求 通常情况下,地方分企业/办事处及二级代理应围绕市场部整体策划广告
3、或促销专题进行二级策划和实施细化。 市场推广主管或分企业经理依据各地市场特殊性,尤其是代理商意见或关键经销商意见,制订目标市场或细分市场促销提议和实施计划。2)、广告及促销策划审核程序 每个月上旬,分企业市场推广主管或分企业经理组织各地员工填写各地市下月“月度广告计划表”。 将各地要求汇总给市场推广主管或分企业经理,分企业市场推广主管或分企业经理进行各省广告和促销策划和实施细化方案,咨询销售代理商或关键经销商意见,方案于当月18日前传回市场部广告企划进行汇总。3、月度广告实施1)、每个月1819日(如遇周末往前倒推两天),市场部和一级广告代理企业共同论地方意见,进行审核论证和整合。2)、每个月
4、20日市场部和一级广告代理企业邀请企业领导对经过整合各省全部促销方案和广告计划进行一次会审拍板决定。3)、当月23日市场部将企业领导已审批各省促销方案和广告计划传真回分企业/办事处落实。4)、分企业及相关单位快速落实,分企业市场推广主管或分企业经理将实施计划分解情况通知各地员工及代理商或关键经销商。4、月度广告总结 每个月25日前,分企业市场推广主管或分企业经理将各省当月广告促销活动按各项明细进行总结并传真回市场部广告企划进行汇总。5、控制和考评 假如不按时向市场部传回月度计划和总结或敷衍了事者按对应要求进行扣罚,并在企业内通报。四、临时广告活动审批和管理程序1、商家促销活动审批和实施2、厂商
5、联合促销策划审核程序1)、厂商联合促销策划在正常情况下,应预见在下月地方整累计划中,特殊情况另行处理,其审核程序以下: 各地员工依据经销商要求进行洽谈双方负担责任项目后,作为“厂商联合促销”项目,依据销售政策,标准上厂家和商家分摊促销费用。 销售主管审核后,市场推广主管进行方案策划,并取适当地分企业经理确实定,填写“单项广告活动费用审批表”及方案传回市场部。 市场部人员进行方案审核认证,并依据其方案媒介安排,提出原定媒介调整和补充意见。并审核报批。 报空调企业领导审批,审批后每一时间回复地方办事处并指导其展开。3、厂商联合促销实施1)、标准上委托当地广告企业设计制作并进行代理实施。2)、确因媒
6、介或活动特殊性,由市场部依据当地域实际情况,可借助当地广告企业策划广告活动,其设计制作也由其完成,但必需做到以下三点: 广告表现,专题及识别均须保持宗申广告VI统一风格。制作设计实施前须经市场主管审核确定,报纸平面创作如离开一级代理作品(从企业已经审核提供作品)时,须经市场部审核确定,方可实施。 负责广告公布监测并反馈市场部。 相关费用由当地垫付。4、商家志庆活动(如赞助等)临时审批1)、当地员工依据经销商要求洽谈后,提供要求商家赔偿条件,并附商家公函。2)、销售主管审核后,市场部经理了解情况确定后,填写“单项广告活动费用审批表”传回市场部呈企业领导审批。五、地方创奖评奖/展览展示活动管理和审
7、批程序1、全国或地域综合性创奖评奖/展览展示工作,由企业组织实施。2、地域单一空调品牌创奖评奖/展览展示工作,由市场部经理组织实施,审批程序以下:1)、市场部经理经过了解并研究各地创奖评奖/展览展示活动必需性,由分企业经理确定。2)、报市场部审核转企业领导同意后方可实施。3)、地方办事处负责参与活动相关联络并和广告企业协调组织落实。4)、市场部经理负责立即反馈活动相关情况和结果。六、关键要求说明1、相关快速反应部长临时审批1)、对突发地方促销活动方案和计划,可由主管部长以上领导审核项目,由地方办事处先组织实施,并必需在部长审核后第二天内,快速办理补批手续。2)、市场部对费用组成审核,对项目指导
8、和协调。3)、市场部审核后,报空调企业总经理同意。2、主管部长审核性质:项目标必需性和可行性1)、审批程序 广告计划和促销方案,必需由地方销售经理,市场部共同完成并确定一致,不得将不完善计划或不完善手续传回市场部,不然不予审批。2)、媒介实施 音像平面等媒介实施标准上二级代理完成,部分特殊媒介可汇报市场部审批后另行实施。七、公关企划管理和要求1、基础工作任务:1)、建立健全公关新闻公布网络; 国家级媒介网络; 省地级媒介网络; 二、三级地域媒介网络;2)、计划、组织、实施可行且具成效公关企划方案 新闻公关; 事件公关; 危机公关; 人员公关;3)、建立健全公关预警体系,立即处理多种危机事件;4
9、)、动态新闻网络终端管理;2、项目工作步骤: 申请立项 项目审批 项目实施 项目监控 项目评定广告协议费用结算要求一、目标为缩短广告费用审核结算周期,加紧费用结算速度,从而愈加好地服务市场,依据企业财务结算相关要求,特制订本管理要求。二、适用范围本管理适适用于格朗灵空调企业广告费用结算。三、广告费用承付依据空调企业依据“协议手续齐备,刊播手续齐全,财务凭据无误”把关,然后按财务程序经过各级审批支付。1、协议1)、广告协议必需为原件。2)、广告协议必需根据范本中空格认真填写每一项目,字迹清楚。3)、计划开支每笔广告费全部必需事先填写“费用开支审批表”后回传市场部。4)、寄回市场部结算每笔广告费者
10、必需附上“费用开支审批表”(不能为传真件,须为复印件),并经过分企业市场推广主管或分企业经理严格审核结算手续,合格后方可寄往市场部,不然延误结算时间由办事处负责。5)、每一份广告协议必需由分企业市场推广主管或分企业经理签定或市场推广主管委托员工签定(须有书面委托书),协议中还必需有分企业经理确实定方可生效。6)、协议应分类(制作、促销、报纸、电视、电台、户外、其它)签定,方便计算机分类统计。2、刊播凭据凭据依不一样媒介,分别以下:1)、报纸广告:附媒介单位本阶段价位表及报样。2)、电视、电台广告:附媒介单位本阶段价目表,电视、电台播出通知单原件(由广告企业实施必需附监播证实)。3)、户外广告(
11、灯箱、布幅):附材料预算表、验收单(按企业标准单据填写)、照片(必需用A4纸将照片贴好)及户外广告公布证实(工商部门开出证实或商场开出收据),灯箱照片必需分日景照和夜景照。4)、制作广告(含印刷):附照片或样品、验收单、发放各地签发统计。5)、促销活动广告:促销现场照片、促销抽奖统计表、抽奖活动必需有公证处证实、临时促销职员资签收单。6)、其它广告(场地费、进场费):附企业售点支持协议、收款单位开户行、帐号。7)、若样报确实丢失,无法找到,需经办人写说明并在报样复印件上加盖报社财务专用章。四、发票种类规范化具体说明1、 票据种类1)、直接和传输媒介或广告企业、装修企业广告业务结算,需要使用统一
12、广告专业发票。2)、直接和机关行政机关广告业务结算,标准上应使用广告业专用发票,最少是国家规范行政事业类专用收据。3)、制作广告、促销小礼品必需开具增值税发票。4)、由第三方代垫费用发票要求: 第三方(代垫方)对本司发票或正式财务收据,要求代垫项目说明清楚。 公布单位开具给第三方(代垫方)发票原件或复印件(复印件要求条款清楚无误)其抬头必需是给代垫方(第三方),广告/制作公布项目内容必需清楚。5)、由第三方代垫奖品发放款项或发补津贴,则要求: 由代垫方开具发票或正式财务收据。 奖品清单及领奖统计:对较重奖项(100元以上奖品)之获奖人要求签领及身份证复印件。 属津贴(出席会议之津贴)则应有签到
13、统计。2、票据要求1)、开具发票必需有荧光、水印、不可为过期发票;若确实是过期发票继续延用则须税务局开具证实原件。2)、发票收据大小写金额应正确无误,倘若小写更改,须在更改处加盖财务专用章;大写金额错则必需重开发票。3)、发票大写金额,在金额开头可用“”或“零”表示,但其后“零”不可用“”替换,其它任何符号全部不可替换“零”。如:123元,大写可写为:“零万零仟壹佰贰拾叁元零角零分”,也可写为“万仟壹佰贰拾叁元零角零分”,不可写为“万仟壹佰贰拾叁元角分”。4)、发票、收据章必需为财务专用章。5)、增值税发票章不能乱盖,须盖在“销货单位栏”处,税额许可误差值为“1分”,超出“1分”不行。6)、代
14、垫款收据中金额和发票中金额相符,如有代理费须另开发票。7)、发票抬头必需写“格朗灵空调企业”。五、承付手续1、必需先返回发票后,方可申请办理汇款手续。2、除全国性大媒介单位以外,地方各单位不给预付款。六、广告费用特殊支付方法1、商业部门代垫广告费结算措施:1)、应含有本司员工已审批计划协议实施委托书及商业和媒介正式协议,并由本司员工补签,市场推广主管确定。2、相关代垫广告费冲抵货款结算措施:1)、由代垫方(经销单位)开具财务证实同时附上。2)、广告费用由广告帐直接汇入销售帐内。七、以上要求是费用结算时最基础部分要求,期望各推广经理、员工必需严格根据以上要求通知协议经办人办好广告协议签署、费用结
15、算相关手续,认真审核,手续齐全后方可寄回企业结算。户外广告管理要求 一、目标 空调企业为实现“贴近市场、快速反应、服务销售、促进销售”目标,特制订户外广告管理要求。 二、适用范围 本要求适适用于宗申空调企业。 三、申请标准 1、各办事处依据地域实际情况,制订当地域户外广告整体计划,报市场部审批后实施。 2、各办事处应遵照市场部制订各地市场推广费用预算,上报户外广告公布计划。 3、因市场客观实际需公布户外广告时,由各地办事处于计划公布日前30日将户外广告公布申请报市场部,同意后实施。 4、片区办事处上报本片区户外广告公布计划应包含以下内容:公布形式、规格、地点、期限、费用预算。四、申请程序 填写
16、户外广告 上报 地域办事处经理 同意上报 市场部公布申请表 审核意见 审核同意 同 意 上 报 同意 地域办事处实施 主管总经理同意五、实施步骤 1、遵照“货比三家”标准,办事处需推荐三家以上户外广告企业供市场部选择。 备注:三家企业须将以下资料传至格朗灵空调企业市场部:媒体计划、最新媒体价格表及折扣、费用清单及付款方法、企业价格(工商证实、业务能力等)和现有通讯方法(地址、电话、 传真、E-mail及联络人)。 2、市场部在收到地域申请48小时内完成价格审核;48小时内完成签约(需报经主管副总经理经过,在主管副总经理经过后48小时内完成签约)。 3、户外广告签约时,广告企业必需提供场地使用证
17、实,工商、市政、城管、城建、公安、消防、电力等各相关部门批文原作。4、户外广告协议内容必需包含具体公布期限、形式、规格、地点、材料要求、单价、公布费用和支付程序、协议终止/中止和变更、违约责任和广告企业名称、地址、联络人、电话、开户行、帐号等内容。 5、户外广告公布协议需另行制订,不得沿用其它范本。 6、市场部审核(或提供)设计方案或稿样,在价格相对优惠前提下,由当地制作单位根据稿样制作、公布户外广告。 7、 制作、公布户外广告后,广告公布企业必需提供公布证实材料(如:有效照片、定时统计等)给市场部。 8、制作、公布单位须维护我方广告,各地办事处监督实施。 六、结算步骤 1、户外广告一律采取先
18、公布后付款合作方法。 2、由市场部凭户外广告项目费用申请表、协议、已公布证实材料、广告业专用发票交由财务部按协议要求实施付款。 3、发票必需严格遵守国家票据法要求开具,用户单位、开票时间、开票人、印章等必需正确无误,不然我企业拒绝付款,不负担一切因非法操作引发法律责任。 七、附则协议变更和终止/中止,必需出具书面汇报。市场推广计划及费用审批程序及步骤一、目标为适应格朗灵空调销售系统推广费用使用及审批要求,确保推广费用合理使用及权限划分,特制订本步骤。二、 适用范围本措施适适用于宗申空调营销广告费用审批。三、 审批程序及步骤1、据年度销售任务及分解确定推广费用额度制订年度市场推广计划及资金使用计
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