物业管理档案管理标准作业程序样本.doc
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1、物业管理档案管理标准作业程序一、目标 规范档案编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适适用于物业部各类档案管理。 三、职责 1、总经理审批档案借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理实施工作。 3、档案管理员负责档案日常管理工作。 四、程序关键点 1、档案编号 (1)企业、物业部编号: 物业部编号为:WY(英文缩写)。 (2)部门编号: 办公室; 财务部; 事务处; 工程处; 护卫处; (3)年份编号:引用年份序号、。 (4)档案次序号:采取阿拉伯数字取3位有效数字001、002、003。 (5)档案编号举例: 物业部编号: 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 物业部编号
2、: 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案分类 (1)区分全宗,按物业管理组织机构划分,全宗可分为以下几类: 行政、人事类; 财务类; 公共事务类; 保洁类; 园林绿化类; 机电维修类; 经营类; 品质类。 (2)全宗档案分类:要从档案形成特点和规律出发,符合档案形成实际情况,保持档案之间历史联络,它应含有思想性、科学性、排它性和缩缩性。依据物业管理物性,我们采取组织机构问题分类法,如: 收文类 发文类 协议类 办公室 职员人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 财务部 帐册类 凭证类 协议类 工程图纸类 协议类 收文类 发文类 业主档案类 事务部职员档案类 维修类 投
3、诉类 回访类 有偿服务和多个经营类 计划总结类 3、立卷和编制目录 (1)立卷:就是根据单份文件相互之间联络和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷: 依据档案(或文件夹)规格准备对应档案标准贴纸; 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体档案类别名称,其格式通常是由组织机构、名称组成,如: 物业行政部、人事部收文:XZ收文; 物业财务部报表:CW报表; 物业部服务处业主档案: FW业主档案。 将制作好档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置处,并排列在档案柜中; 将需归档资料按其所属类别及入档时间前后次序存放于对应档案盒(或文件夹内)。 (
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