公司行政制度档案管理制度.docx

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1、公司行政制度档案管理制度一、制度目的为加强公司行政制度档案管理工作，规范档案管理流程，确保档案的完整性、准 确性、安全性，提高档案利用效率，制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司各部门行政制度档案管理工作。三、管理职责1、总经理负责本制度的执行和监督；2、行政部门负责制订、落实公司行政制度，及时更新公司行政制度档案，负责 行政制度档案的管理工作；3、各部门负责制订、落实本部门行政制度，建立行政制度档案的制度档案库， 保证制度档案的正确性和完整性；4、人资部门负责对外公布公司行政制度，协助行政部门对行政制度档案的存储 与保护。四、档案管理流程1、制度档案的归档(1 )行政部门收到新制度，将制度

2、原始资料(如起草人的草稿、批文、会议纪 要等)进行记录，并进行初步审核和审定，制定制度名册和制度目录；(2)登记制度，划分档案级别(保密级别和保管期限)，并在制度文本上注明 档案号、保密级别、保管期限；(3 )制订制度档案封面并加盖公章。2、档案的存储行政部门应将归档好的档案有效地进行保存，有条件的部门应建立制度档案库， 进行分类、归类、整理；在管理时应采用定期盘点、修缮、除虫、整理的方法确保制 度档案的安全、无污点、易于查找。(1)按照制度目录中登记的档案号进行检索；(2 )可查阅纸质档案或档案电子文档库。4、档案的调用(1 )因重大事件、重大工作项目需要调阅制度档案以确定制度内容的，应事先

3、 经过保密和使用授权，方可调取；(2 )调取制度档案的涉及部门，应当遵循制度档案借阅的规定；(3 )调用完毕后，应当及时归还档案。五、档案管理注意事项1、保密措施(1 )在制度档案管理中，按照保密制度的要求采取相应的保密措施；(2 )对保密制度档案应当安排专人负责保管；(3 )保密级别的制度档案在处理时应当遵守相应的保密规定。2、档案借阅(1 )档案借阅有关部门应当严格履行制度档案借阅的规定，以保证制度档案的 安全、完整和易于查找；(2)制度档案借阅时，借出者要求借阅者进行使用授权，保障制度档案的安全；(3 )借阅完毕后应当及时归还档案。3、档案保管(1 )制度档案保管地点要尽量选择防火、防汛

4、、防盗、防虫、防潮、防尘等具 备较好的防护措施的地方，严格控制保管环境的温度、湿度、光线以及其他物理因素；(2 )制度档案应该统一编号，为每一个制度档案详细记录档案号、档案名称、 档案级别、档案保管期限等档案管理信息，建立定期更新的制度档案目录以便进行检 索和调用；(3 )制度档案保管期到期后应当按照规定进行销毁，销毁时应当认真组织，由 行政部门进行验收，并留下相应的销毁记录。(1)建立制度档案管理工作的监督机制，定期对行政部门档案管理工作进行检 查、考核；(2 )发现制度档案管理中的问题及时进行整改，并对涉及责任人进行追究。六、附则1、宣传普及本制度，让全体员工都能遵守制度，提高制度档案管理的质量和效 率；2、本制度的修改和解释权归公司总经理办公室所有，并报人资部门备案。