计量校准自动化信息标准管理系统.doc

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1、 世通计量校准自动化信息管理系统东莞市世通仪器检测服务有限公司专门从事仪器校准,仪器校正,仪器计量等服务,以及有关检测信息征询培训第三方公正实验室。世通校准通过近年不断摸索和实践，当前已经拥有一套涉及仪器收发管理、证书管理、业务管理、质量管理、网上(局域网)办公、信息发布等功能自动化信息管理系统，本文将从系统开发目、系统模型、系统功能等三个方面简介该系统。一、系统开发目1.尽量运用各种自动化手段代替老式纯人工操作，减少重复劳动，提高工作效率。 2.通过控制数据合法性可以提高工作质量，减少失误，使寻常工作规范化。3.运用当代化信息发布系统可以以便客户查询所需信息，提高服务水平。4.系统中各种记录

2、报表可为领导决策提供精确参照数据，从而提高管理水平。5.采用数据库格式存储数据，可保证数据有效性和提高数据安全性。二、系统模型1.业务模型世通居住证基本业务模型如图1所示。客户送检时填好委托单后,收发室录入委托单信息并打印工作单,然后把仪器和工作单送往实验室。实验室依照工作单对仪器进行检定，打印证书和录入收费状况，然后把证书送往收发室。收发室进行完检登记并告知客户前来领取仪器和证书。整个过程中业务科和质量办公室起到提供资料和质量监控作用。2.系统构造依照系统功能划分，本系统可分仪器收发、证书管理、业务管理、质量管理、网上办公、信息发布、顾客管理等子系统(如图2所示)。三、系统功能1.公共模块(

3、顾客登录模块和系统协助模块)顾客登录模块用于验证顾客身份合法性，分派顾客可用系统菜单。系统协助模块可提供联机协助电子文档。这两个模块分布于各子系统中。2.仪器收发子系统本子系统涉及委托单管理、打印、数据记录、基本信息维护、系统维护等功能模块。(1)委托单管理模块本模块是仪器收发子系统核心，在这里可以实现如下功能:送检登记:录入送检单位信息和所送检仪器信息，打印工作单。完检登记:核对检查费用(检查费用由检定员在证书管理系统中录入)，录入完检标志，并打印收费告知单。收费登记:录入收费状况。委托单查询:可按委托单号、单位名称、仪器信息各种手段等进行查询。(2)打印模块可集中打印标签、信封、工作单、收

4、费告知单、催款告知单等；(3)数据记录模块提供各种数据记录功能，涉及送检记录、完检记录、超期记录等。(4)基本信息维护模块用于维护本子系统所用基本信息和辅助信息，如本单位信息、专业组信息、委托类型、检查类型、厂家信息、代送单位信息、仪器信息、检定员信息、特殊字符、科室信息等。(5)系统维护模块普通顾客可进行密码修改，系统管理员可进行系统设立等。3.证书管理子系统本子系统涉及证书数据管理、模板管理、辅助信息维护、系统维护、证书扫描等功能模块。(1)证书数据管理模块该功能模块是本系统核心某些。涉及如下功能:证书数据录入:可添加新证书、修改已录入证书、删除证书、复制并添加新证书、打印证书、修改出错证

5、书等功能。证书查询:可以依照证书号、委托单号、送检单位名称、仪器名称、型号规格、出厂编号等查询已经录入证书信息。批量打印证书:可以将已经录入多份证书一次打印出来。(2)模板管理为了提高证书输入速度，可以将证书中某些惯用内容制作成一种证书模板以备添加和编辑证书时使用。模板内容涉及模板代码、技术根据、原则设备号和成果页。成果页可以采用纯文本、Word和Excel三种格式编辑。(3)辅助信息维护模块用于维护本子系统所用各种辅助信息，涉及检定结论、检定地点、制造厂家、送检单位、单位地址、送检器具等。(4)系统维护模块系统管理员可在这里管理系统中所使用公共信息，涉及检定员信息、专业代码信息等。(5)证书

6、扫描模块保存证书复本是实验室承认规定，依照我院实际状况，我院使用高速扫描仪将所有证书进行扫描后将扫描文献作为证书复本保存，与复印证书比较，证书扫描大大提高了工作效率，节约了大量纸张，更重要是各实验室和职能部门都可以很以便查找该证书复本。该模块重要涉及如下功能:数据管理:按证书扫描顺序批量输入证书号后，将扫描后文献名修改为相应证书号作为证书扫描件唯一标志。日记查询:可依照证书扫描日记精确地查找证书扫描状况，涉及所扫描证书号、扫描时间和操作者等。证书扫描件查询:各科室可以依照证书号查找证书电子文档，如有需要可以直接打印该证书扫描件。数据备份:可将当前本地机证书扫描件备份到服务器中指定目录。也可通过

7、设立自动备份时间让系统对证书扫描件进行自动备份。系统设立:设立证书扫描件存储文献夹默认位置。4.业务管理子系统本子系统涉及报价管理、客户信息维护、系统维护等功能模块。(1)报价管理模块依照本院收费原则向客户提供仪器报价，也可修改、打印、查询报价单。(2)客户信息维护模块维护客户信息，精确客户信息可提高报价时数据录入速度，也可依照客户基本状况分析本院重要客户源。(3)系统维护模块系统管理员可在这里进行系统设立。5.质量管理子系统本子系统涉及样机实验管理、设备管理、项目管理、技术资料管理、质量监控管理等功能模块。(1)样机实验管理模块样机实验寻常收发管理:涉及样机接受、与实验室交接登记、收费登记、

8、打印收费告知单等各种报表。样机实验实行细则管理:细则信息录入、查询、打印等功能。记录功能:记录各科室样机实验完毕状况，打印记录报表。参数设立:设立样机实验管理中某些参数，如超期提示天数、提成比例、报告模板位置、报告存储位置等。(2)设备信息管理模块录入、修改本院所有原则设备、环境设备信息，查询设备周检状况，打印需要周检设备列表，控制在用设备有效性(在证书管理中无法使用超过有效期原则设备)。(3)项目管理模块管理本院建标项目和所开展检定、仪器校准项目，涉及录入、修改、删除、查询等功能。(4)技术资料信息管理模块录入、修改各种技术资料信息，涉及各种原则、检定规程和本院自行编写检查办法文献等。受控文

9、献管理:录入受控信息，登记文献发放、借阅状况。 (5)质量监控模块投诉管理:登记客户投诉问题和解决状况。出错证书管理:登记全院出错证书与惩罚方式，记录各科室证书出错率。6.网上办公子系统本子系统重要涉及工作安排、事务公示、文献下载、通讯录和数据管理等模块。(1)工作安排显示本院一周内重要工作安排，也可以查询此前各周工作安排。(2)事务公示显示本院各种告知和事务完毕状况。(3)文献下载可从内部服务器下载各种共享文献。(4)通讯录可迅速查找本院所有员工联系方式。(5)数据管理录入、修改、删除工作安排、事务公示、文献下载信息、通讯录等信息。7.信息发布子系统信息发布子系统重要是为了以便客户及时理解所

10、送检仪器检查进度，该子系统涉及:语音自动查询、Internet信息查询和触摸屏信息查询。(1)语音自动查询客户可通过电话自动查询所送检仪器与否完检，传真已完检仪器收费清单，也可转人工协助查询或进行投诉。(2)Internet信息查询顾客可在本院网站上通过送检单号和密码，查询所送检仪器完毕状况，打印收费清单。(3)触摸屏查询顾客可运用本院收发大厅触摸屏查询仪器送检状况。8.顾客管理子系统为了保证系统安全性，使用本系统所有顾客都必要向系统管理员申请顾客名，系统管理员依照实际需要将该顾客加入到指定顾客组，并给各个顾客组设立权限。通过本子系统可以添加、修改、删除顾客和顾客组，给顾客组指定权限。四、总结该系统中最大特点就是大量资源共享，如在证书管理子系统可以调用收发管理子系统仪器信息、质量管理子系统中技术根据和设备信息以提高证书录入速度，而所录入收费信息又会自动传给收发管理子系统；此外，该系统尚有严格权限控制，如收发管理子系统中确认仪器完检后，该仪器校准证书将自动加锁，实验室检定员将无法修改或重新打印该证书。当前，该系统重要功能已经投入使用并获得了预期效果，不但大大提高了工作效率，并且规范了各种工作流程，使本院质量方针得以更好地实现。