2022年浅析档案信息数据库的建设.docx

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1、2022年浅析档案信息数据库的建设 一档案信息化的相关概念档案信息数据库的概念档案信息数据库是在计算机存储设备上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和肯定组织方式的、相互关联的档案信息数据的集合。相互关联 、共同存取方式和肯定组织方式、共享是档案信息数据库本质的三个要素。数据库中储存的是一系列相互关联的档案信息数据，而不是杂乱无章的数据。这些数据包括档案题名、责任者、分类号、主题词、内容摘要等，还包括全文、图像、声音、影像等。这些相互关联的数据是经过调查、试验、统计、整理和归纳后得到的，并经合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储。二当前档案信息数据库建设的关键问题(一)明确数据库建设目

2、的对于档案信息数据库建设，主要用于档案书目、全文、多媒体等实体信息，明确建设档案信息数据库是为了检索、建立档案信息管理系统的须要。(二)实现档案书目数据库建设档案书目数据库的建设是数据库建设的第一个目标。信息化建设的切入点和工作重心，首先是抓好书目数据库的建设。书目数据库可以比较全面地反映档案信息，有助于实现全方位的、动态的、完整的档案信息服务。在档案书目数据库建立的基础上，可以考虑建立档案书目中心，实现肯定范围内档案内容互补和档案信息资源整合，更大限度地发挥档案效益。三档案信息数据库建设步骤(一)档案信息的收集档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数

3、值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必需确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行全面地收集。档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，二是干脆通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。(二)档案信息前期处理这是一项基础工作，为数据库供应经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必需达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。1、档案信息数字化数字化是指把一切信息都变成只用O和1这两个数字组成的、用不连续的数位表示的二进制代码。档案信息数字

4、化是指为了使纸质档案、音像档案等以传统载体形式承载的档案信息能够通过计算机进行管理的供应利用，而利用高速扫描技术、数据压缩技术等信息处理手段，将其进行转换处理，形成数字信息，并以数字代码方式存储起来。这些数字信息可以通过计算机进行操作处理，通过网络进行传输。纸质档案、音像档案等各种载体的档案都可以以文本文件格式、图像文件格式，音频文件格式或视频文件格式转换成数字信息。2、电子文件的收集归档随着计算机技术与办公自动化技术的结合，诞生了一个新生儿一电子文件。电子文件一经产生其信息就是以数字代码形式表达。所以在功能上电子文件等同于经过数字化处理的文件。由此，干脆在计算机中生成和处理的电子文件是重要的

5、档案信息来源。(三)数据录入将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程须要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。(四)数据库的完善由于计算机硬件实力奇迹般地不断更新，计算机技术爆炸般地迅猛发展，数据库系统发生着猛烈的改变。虽然它的基本组成部分仍旧是数据、软件和硬件，但是它们的范围、规模和困难性都大大地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越

6、有保证。 四档案信息数据库建设对档案管理工作的影响档案信息数据库建设，意味着在信息社会中档案管理工作起先涉及各类相关的技术问题，档案工作起先大规模引进现代技术。从长远看，档案信息数据库建设的发展就是档案信息化建设的推动，其间涉及数字档案信息的形成、收集、归档、整理、鉴定，存储、保管、爱护，检索、传递、利用、统计、销毁等全过程。档案信息数据库建设将对相应的档案管理工作产生各种影响，使之在肯定程度上发生某些改变。(一)内部调整：相关档案业务环节的调整1、简化整理工作整理工作是采纳一系列方法使档案有序化，解决档案的零乱与管理和利用的系统化要求之间的冲突，便于档案实体管理与查找利用。由于采纳计算机自动

7、化检索，可以便利地找到指定的文件，过细的整理工作已失去存在的意义，而且整理过程中对档案的装订加工也是对档案载体和原始性的一种损害。为此必需简化整理工作使之简明好用，档案整理只要做到在充分敬重文件形成的自然形态的基础上保持文件之间的内在联系，不必强求外观上的整齐划一，而且整理工作的重点应放为档案计算机检索系统或管理系统做好数据打算上。以件为档案整理，是从传统的档案管理向数据库环境下的档案管理过渡的一种连接，它符合电子文件的形成和发展规律，有助于计算机协助档案管理，有助于实现电子文件的归档。在以件为单位对档案进行整理的过程中，作为文件向档案转化的一个环节，立卷已是名不符实，在归档这一环节，只是进行

8、介质归档。当档案管理中电子文件达到相当比例，技术应用发达到肯定程度，电子文件的归档与整理将合而为一。2、深化检索工作在数据库环境下，档案信息检索这一工作环节日趋重要。它确定了数字档案信息的著标引及存储，因此要进一步深化档案检索工作，为利用者供应高效的信息服务。3、探讨和实现数字档案信息的保管爱护工作数字档案信息的保管爱护，不同于以往任何载体档案的保管爱护。由于数字档案信息的存储载体占用空间较小，利于档案库房管理。但是，数字档案信息的存储载体在其保管条件上又有不同于纸质档案的特殊要求，包括必需存放在专用库房中，对库内温湿度进行严格限制。配置防尘、除尘，防磁场和电场的设施。对于运用设备必需严格防范

9、计算机病毒，传统的裱糊、杀虫等纸质档案爱护手段已失去意义。这些数字档案信息的存储、管理都是档案保管爱护工作的新课题。解决这些新课题既要建立新的管理理论、标准和方法，又要采纳先进技术手段。(二)外部重组：文档一体化及其实现要更好地实现档案信息数据库建设，档案管理工作不仅仅限于内部进行一些适当的调整，它还必需向前端的文件工作扩张，这就使得实现文档一体化的要求变得更为迫切。文档一体化就是把文件管理与档案管理两个管理管理连接起来，整合到一个管理系统之中，对文件生命周期的全过程进行统一限制和管理。在电子信息化环境中，文件与档案之间不再有明显的界限，电子文件有可能终其一生就数据库中形成、流转与消亡。所以档

10、案管理工作要向前端延长，实现文档一体化。另外，为了认证电子文件的原始性与牢靠性，也要依靠文档一体化的实现，以便能够清楚地记录和反映某一份电子文件形成和办理的全部动态过程及相关的背景信息。文档一体化流程不只是文件管理与档案管理的简洁对接，而应当是一种管理变革，是以现代信息技术为手段，对机关、企业、事业单位及各种组织中文件信息流的重新组织，是一个业务流程重组的过程。 第6页 共6页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页第 6 页 共 6 页