机关档案管理计算机信息技术应用(共2772字).doc
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1、机关档案管理计算机信息技术应用(共2772字)摘要:技术的革新是时展的重要动力,近年来,在社会不断发展的过程中,出现了信息技术。计算机信息技术属于划时代技术,这项技术在我国当前的各个领域中都发挥出了非常重要的作用,计算机信息技术具有许多现代化功能,可以实现信息的高速传递和处理,加速了人们的生活节奏,推动了时代的进步。在机关档案管理过程中应用这项技术,管理效率可以得到明显的提升,具有非常重要的现实意义。本文对机关档案管理信息化进行分析,并且提出了几点浅见。关键词:机关档案管理;管理模式;计算机信息技术一、计算机信息技术在机关档案管理中应用的重要意义(一)拓展档案资源范围对于机关档案管理工作来说,
2、计算机技术的应用,在根本上改变了传统的管理模式,有效的提升了档案管理的效率,拓展档案管理资源的范围。在传统的机关档案管理工作中,档案资源获取的方式非常单一,资源的获取量以及准确性都不能满足实际的工作需求,档案资源的缺失,会给机关单位的工作带来漏洞,影响到我国行政工作的正常开展。在信息时代的背景下,这种技术上的现实可以得到有效的突破,信息化的机关档案管理模式,在档案资源的获取上具有先天性的优势,资源获取范围更广,而且档案获取的速度和准确性都可以得到保证,为机关单位的工作提供有效的依据。(二)实现了系统化的档案管理在信息时代,机关档案管理工作必须要结合社会的发展趋势及时的进行革新,信息化的档案管理
3、模式已经成为了档案管理工作必然的发展方向。通过计算机信息技术在其中的应用,可以实现档案管理工作的系统化,在信息技术的作用下,把档案管理工作中的各个分项工作进行串联,形成一个完善的系统,形成标准化的档案管理模式,是机关档案管理工作创新的一种重要表现形式,这种变化表明了我国正式的进入到了信息时代,具有非常重要的意义。(三)减少档案留存风险在传统的机关档案管理过程中,档案的存储需要采用纸张的方式,这种纸质媒介会占用大量的空间,在档案信息调阅的过程中非常的不便利,工作效率很低,而且这种档案管理方式,档案信息非常容易破损和遗失,给机关单位工作的开展造成严重的阻碍。通过计算机信息技术的应用,可以有效的消除
4、传统管理模式中存在的弊端,信息化的办公方式具有高效、快捷的特点,大量的机关档案信息可以使用数据存储软件进行保存,如图一所示,有效的解决了空间占用率大的问题,而且管理人员可以把这些档案信息进行分类处理,按照一定的顺序编制档案目录,在需要这些档案信息的时候,可以快速的进行搜索和获取,从而提升了机关单位的工作效率,这种信息化的档案信息存储方式不容易发生丢失和破损,但是需要做好网络安全防护工作,避免病毒的入侵给机关档案管理造成消极影响。二、计算机技术在机关档案管理中的应用建议(一)积极的革新管理理念对于机关档案管理工作来说,要想在这项工作中充分的发挥出计算机信息技术的重要作用,就需要在观念上有所改变,
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