会计电算化下会计档案管理研究(共6802字).doc
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1、会计电算化下会计档案管理研究(共6802字)摘要:随着计算机技术的应用和普及,网络信息技术的飞速发展,人类已进入信息时代。计算机的大量使用使财务工作也由原来的计算机化逐步走向信息化、电子化。财务信息处理与传递也逐步实现了自动化、电子化、无纸化、实时化。与此同时,财务档案管理工作也发生了质的变化。财务档案是企业、行政事业单位经济活动的重要记录,电子管理有利于其长期保存和方便有效的查询。由于会计档案种类繁多,从手工记录向电子归档过渡的过程漫长,电子档案具有高度灵活性和系统依赖性,这就导致了电子档案长期保存中存在诸多问题。因此,需要管理者积极采取对策,从思想、人员、制度、体系等多层面上保障电子会计档
2、案长期保存。关键词:会计档案;电子档案;信息化随着会计电算化在会计领域的应用和普及,会计电子档案的管理显得越来越重要。对于一个企业来说,定期进行运营数据分析是可以帮助企业更快更好地发展的,运营数据分析的前提条件是能够很好地存储、分类、分析运营数据。但由于企业日常经营所需的数据种类繁多,信息量大,难以保存和整理,所以在过去的经营过程中,一般企业对经营数据的分析都比较简单。直到电子存储器和计算机的出现,为企业的数据存储和分析带来了极大的便利,节省了大量的人力、物力。此外,会计电算化档案是企业经营过程中产生的财务信息,对风险管理、经营分析有重要作用。因此,我国颁布了相关法律,明确规定了电子会计档案的
3、长期保存。这样就需要企业会计档案的管理。但实际情况却存在管理者不重视、管理制度不完善、人员不专业等问题,电子档案一旦丢失,原始纸质档案再无人查询时,造成损失巨大。因此,必须重视会计电算化档案的长期保存问题,培养专业人才,从软件、硬件等各个方面完善。一、会计电算化档案长期保存面临的问题(一)对长期保存工作重视不够在现代,无论是时下的科技还是时下的企业,发展速度都可以用“瞬息万变”来描述,快速发展的背景下,必然会产生大量的经营数据,但企业员工甚至一些企业负责人,在经营企业的过程中,却不注重经营数据的存储与整理,从根本上认为这些数据并不重要,或花费时间和精力于这些不能直接为企业带来利润的繁杂数据上,
4、这就导致企业员工的思维转变跟不上信息化的要求,对电子会计档案的长期保存也缺乏必要的认识。电子会计档案在思想上认为是为了应付政府的要求和检查,日常工作仍然依靠手工操作,导致电子档案进度缓慢。战略性管理行动中,经费支持不足,电子档案管理所需要支持的系统软件、服务器、硬件设备落后,不足以支持档案长期保存。即使在互联网和存储设备发达的今天,仍然不能很好地对企业数据进行管理和操作,实际上给企业的发展带来了一定的潜在危险,因为企业没有科学、系统地整理过去的操作数据,因此不能对企业过去的操作状况进行合理的反思,如果被竞争者发现,很可能直接导致企业被竞争者超越。(二)管理制度不健全会计电算化档案在长期保存过程
5、中,许多企业都不会专门定制相关的管理制度和方法,让各个部门的负责人自己去处理,而没有一个专业的数据存储负责人,这样当部门负责人精力不够的时候,就会出现部门负责人疏忽对数据的收集和整理,久而久之,数据丢失越来越多,数据漏洞越来越大,最后整个数据系统崩溃,无法从七零八碎的数据碎片中获取任何有效的信息,却还不敢轻易地销毁这些信息,总担心会留下一些有用的信息,于是又强行保存起来。此外,当部门主管升职或调动时,往往只会集中精力交接重点工作内容,习惯性地将这些繁杂的数据知识打包丢给下一个部门主管,因为没有规定的信息处理流程和存储规范,新主管面对这些庞大的数据时,更是不知如何处理,只能任其发展,从而形成了一
6、个恶行循环,特别是会计档案,这种不健全的管理制度,将给档案存储带来很大风险。财务档案是由会计凭证、帐簿、报表等多维记录组成的,业务流程不合理将导致财务档案不及时归档、遗漏、失实篡改。(三)会计人员素质有待提高术有专长,不同的人擅长不同的事情,所以,为了保存档案,企业还应该拿出专门的经费和人力进行专人专事的负责,因为从目前许多企业的档案存放情况来看,大多是兼任档案管理员,首先没有额外的报酬,工作人员对此事的态度也很难端正和积极负责,其次兼职人员的技术水平、经验、精力都不能满足企业的档案管理要求。因此最终将导致档案丢失,而负责人至今仍未找到为此负责的人。所以企业必须重视人才的引进和档案的使用,在选
7、人时要慎重考察其专业水平,工作能力是否能满足档案管理的要求。总之,档案长期保存面临着很大的风险,还需要管理人员、会计人员具有很强的专业、会计知识、计算机技术和档案管理能力。但目前企业的实际员工中,具备三种能力的人较少。导致业务操作、文件归档、文件更新等各环节出现断层风险,影响电子会计档案长期保存质量。(四)信息和支持系统的复杂性国家颁布了相关管理办法,将会计电算化档案按类别划分为10年、30年,具有较高的保存期限要求。正是因此,要求存储年长,因此所产生的数据内容也必然会繁杂庞大,因此对信息存储载体的质量要求较高,如采用移动硬盘,随着时间的推移,硬盘的质量也会逐渐下降,一旦硬盘发生损坏,再没有备
8、份,就会导致数据全部丢失,如果采用云端存储,那么一旦被黑客入侵,就很容易造成数据流失,泄露企业机密信息和文件,给信息安全带来极大的隐患,所以说会计档案中的信息内容复杂,这一工作难度很大。纸质档案与电子档案长期共存,还应保证档案信息的一致性。电子档案的长期保存对系统提出了更高的要求,需要软硬件的支持。二、会计电算化档案长期保存的优化策略(一)完善会计电算化档案管理系统电子会计档案具有诸多优点,它对各种业务的开展都会产生重要影响。既能提高管理水平,又能节约经营成本,提高工作效率,减少资源浪费,促进企事业单位信息化建设。电子会计档案是大势所趋,但所有这些优点都是建立在有了清晰明确的管理制度的前提下,
9、没有规则、不成文的规定,没有清晰明了的管理制度,所有这些优点都将是无稽之谈,甚至会因管理不善而给企业带来重大损失,而制定管理制度是电子档案长期保存的制度保障。因此任何企业在开展业务之初,都应重视档案管理流程的建立,从最开始就让档案管理进入良性循环,否则就会给企业埋下安全隐患。其本身的复杂性,决定了对会计档案信息的高要求、高系统。选择人员时,必须对有能力、有原则的人进行筛选,这样才能保证档案的安全、规范、保密、兼容性、智能性,否则,在档案管理过程中也会出现一些意外情况,造成档案丢失或收集遗漏,给企业的发展带来不可估量的损失。总之,企业在发展过程中,档案管理工作需要完善的管理体系来支撑。包括业务操
10、作规范、组织流程规范、风险控制制度等,涵盖了档案的归档、查询、备份、岗位职责等各个环节的管理规范。学习专业公司和同行先进管理经验,借鉴优秀管理方法,结合本单位实际,进行优化调整。对本单位现行会计管理制度进行系统梳理,对不能覆盖长期保存的档案予以完善。系统介绍每一个环节的操作方法,明确每一个岗位的职责,保证各项制度落实到位,员工严格按照操作规范管理档案。为应对系统崩溃、操作失误等突发事件,还应建立备份系统。纸制文件和电子文件长期共存是必要的,电子文件的保存也应定期做备份,以防止信息被破坏后的恢复。(二)完善专业技术体系对会计电子档案来说,档案的存储往往是专用系统,这类系统的安全性和可靠性都比较高
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