档案与电子文件管理 [电子文件与纸质档案保护之比较] .docx

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1、档案与电子文件管理 电子文件与纸质档案保护之比较 (1内蒙古师范高校 青年政治学院；2内蒙古自治区团校，内蒙古 呼和浩 特 010150)摘 要：文章从载体寿命、环境条件影响、技术寿命和信 息爱护4个方面分析了电子文件与纸质档案爱护的差异，指出了其在爱护方面的特别性，必 须实行不同方法爱护。关键词：电子文件;纸质档案;差异;档案爱护中图分类号：G273.3 文献标识码：A 文章编号：10176921(2022)12010702随着计算机应用的普及和网络技术的快速发展，大多数纸质文件将被电子文件所替代。因此 ，电子文件和随之而产生的电子档案的爱护将是今后探讨的课题。电子文件与纸质档案有诸 多的不

2、同，由于电子文件具有对电子环境的依靠性、内容无法干脆识别性、电子技术和载体 的不稳定性以及载体的多样性、可变性等特性，使电子文件的爱护变得更为困难，现有的纸 质档案的爱护方法已难以适应电子档案的爱护要求，电子文件以其载体和载体与信息结合方 式的特别性对传统档案爱护理论也造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在爱护技术上 有很大的差别，这些差别将是电子时代档案爱护技术的新领域。 1 载体寿命的差异 纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在肯定的条件如高温、高湿、酸、酶、 氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案爱护过程中，留意解除发生两大化 学反应所须要的条件，就可以使纸质档案的寿

3、命达到上一百零一年甚至上千年。 电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具 有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易复原等缺点。粘和剂起着连 接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，干脆影响信息 再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的确定因素，它极易受外 磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记 录介质和爱护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物 以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质改变的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与

4、 碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5 15年。2 环境条件影响的差异 2.1 温、湿度影响的差异不相宜的温、湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张 发生水解氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散 、洇化现象。而电子文件载体受温、湿的影响方式迥然不同。在温度过高或过低条件下，聚 酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中运用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光 束精确定位和数据的读写。试验证明，保存纸质档案的标准温度为1424，相对湿 度为4560，而保存电子文件的志向温度为1620，相对湿度

5、为405 ，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。 2.2 灰尘影响的差异 灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉 菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指 污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学 成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息 消逝；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培育基、繁殖地，霉菌分泌的酶 和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件 载体。只是对纸张而

6、言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖 ”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上复原其所记录信息。而灰尘一旦对 电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出 原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特殊重要的 意义，在电子文件形成和运用过程中，要实行严密的防灰尘措施。2.3 外来磁场和机械振动影响的差异磁场和机械振动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。 外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降 低，破坏记录信息，影响读出效果。

7、此外，剧烈的机械振动也会影响磁性载体材料中磁分子 的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场 ，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避开剧烈的机械振动。2.4 光线和有害气体影响的差异 光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而 有害气体和光线特殊是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是SO2、H2S 、NO2和Cl2等具有酸性和氧化性，在肯定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使 盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光 氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。

8、同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳 定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。3 技术寿命的差异 纸质文件一旦形成，其制成材料纸张、字迹材料、字迹三者恒久结合在一起，它的寿命 与其内部诸因素和爱护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和爱护环境条 件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的 ，必需通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现 有2个方面，技术革新，使旧的存贮技术消逝。由于商业性的缘由，使由单个厂家 生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或变更产品生产而很难找到配套产品。一般说 来，大

9、多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说， 技术过时对电子文件平安性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期 存取而言，技术过时比载体损坏是更为严峻的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出 3种解决方法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶 片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这3种方法只能是在没有其他 更好措施的状况下的短暂性方法，因为随着须要保存的电子文件数量的增大，这3种方法都 将花费大量的人力物力。4 信息爱护的差异 纸质档案爱护工作的目标是使档案的载体纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信 息是

10、结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言 ，信息与载体是可分别的，电子文件信息与载体的可分别性使文件信息随时面临着被修改、 盗窃，甚至被销毁的危急。此外，电子文件信息爱护方面还面临一个不行忽视的隐形杀手 电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其 他程序的传染。因此，如何爱护信息不受损害是电子文件爱护的重要课题。目前，爱护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权 限限制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加 密变换方法对未经加密的数据作处理，使其成犯难于识读的数

11、据；数字水印法是利用某种技 术方法把作者的标记如印签、花纹等隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标记是 不会被拷贝的，这些保证了电子文件信息的惟一属性。数字时间印章法用来确保电子文件信 息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记 的时间是无法变更的。然而，爱护电子文件信息的技术只能是相对的，因为电子文件的加密 和解密技术都在不断地发展。我们只有认清电子文件与纸质档案的异同，才能做到对电子文件和纸质档案的爱护。只有如 此，才能做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子文件爱护，又能加强纸质档案的管理 ，充分发挥档案信息资源，使档案事业得到进一步发展。 参考文献1 可伟档案爱护原理与技术M呼和浩特：内蒙古高校出版社，11015. 第8页 共8页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页