数字化档案管理问题 数字化助力档案管理驶上“快车道”.docx
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1、数字化档案管理问题 数字化助力档案管理驶上“快车道” 陈旧、死板,一提起档案管理工作,许多人会联想到这些字眼,然而,在河南中烟工业公司档案室,引入数字化管理模式后,只要拿鼠标轻轻一点,想要查阅的相关资料就会立即出现在你的眼前。数字化 、高效率是这里工作的特色。 揭开数字化面纱 随着数字烟草发展纲要的出台,2004年,国家局提出了主动推动档案信息化建设的要求。也就是在这一年,河南中烟工业公司组建成立,一些重要的档案资料亟待科学归档。 档案是我们的珍贵财宝,肯定要做好档案管理工作。河南中烟工业公司从一起先便把档案工作提到特别重要的位置。为精确、客观地做好各类资料的整理、分类、归档工作,公司很快形成
2、了以主管领导挂帅、办公室副主任分管、档案室详细负责、各部门协同的四级档案管理网络,分工明确,责任到人。同时,引入了烟草企业普遍采纳的书目级档案管理系统,该系统包括文书、科技、会计、声像、实物档案等的书目管理,实现了计算机检索、统计、利用等功能。 书目级档案管理系统虽然取代了手工编目的档案管理模式,但无法实现文档一体化,查阅档案很不便利。档案管理员宋民提起老系统,摇了摇头。以前面对大堆大堆的文件资料,她每天要忙着一件一件往计算机里录入书目,工作量大,效率低。 2022年11月,河南卷烟工业实现一体化重组,电子文件大量生成,原有的档案管理手段和方式已明显不能适应档案统一化、现代化工作的须要。运用信
3、息数字化手段,提高公司档案管理水平燃眉之急。 驶向数字化快车道 数字烟草的快速发展,促进了河南中烟工业公司档案管理工作数字化进程。 2004年,河南中烟工业公司出台了信息化建设总体规划,2022年初,已完成公司本部职能中心机房工程建设,河南卷烟工业企业实现了OA系统(办公自动化系统)单点登录,公文远程传输、网上审批等。公司也为档案室配置了标准库房,彩色打印机、扫描仪、刻录机、消毒柜等现代办公设备。作为OA系统二期工程建设项目,公司从重庆某档案管理软件公司引进了一套全新的档案管理软件系统文档一体化管理系统,该系统与OA系统联网,按网络化、信息化办公的要求,对公司和8家卷烟生产厂生产经营中产生的,
4、对国家和社会具有保存和利用价值的电子公文等电子信息,实行集中采集、归档,统一管理,做到数据规范,平安保密,充分共享。 2022年6月,公司又启动了综合办公管理平台系统,建立了全公司统一的办公自动化平台,开通了短信服务系统和手机移动办公允台,档案管理被设置为网上传送公文的最终一个步骤,只要OA系统上传公文,档案管理员的手机便能收到通告办理的短信息,根据短信息提示,她们能在最短时间内将公文干脆从OA系统中转入档案文件数据库。 至此,一张看不到的网络将档案管理工作推向了数字化的快车道。 数字化功效显著 新的档案管理软件系统为公司档案管理工作带来了很大的改变。2022年5月,公司档案室与信息中心协作举
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