物业公司档案整理指南.docx

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1、物业公司档案整理指南 物业公司档案整理指南 一、 档案整理的标准文件 1、文书档案根据归档文件整理标准 2、基建、设备档案根据科学技术档案案卷构成的一般要求 3、会计档案管理方法 4、照片档案管理规范 5、磁性载体档案管理与爱护规范 6、企业职工档案管理工作规定 有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。 二、 整理原则 遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 三、 分类方案的编制 依据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。 就我们这些企业可参照天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表制定分类方案。大类为 11 个，在每一个大类下根据文件材料归档范围及保

2、管期限表者之若干个二级类目；部分二级类目下设置三级类目。 四、 文书档案的整理方法与要求 采纳单份文件整理方法进行整理。 1 1、 、 件的确定原则 企业文件材料原则上每份自然件为一件。 正文与定稿为一件。 正文与附件为一件，原件与复印件为一件。 正文娱文件处理单为一件。 转发文与被转发文为一件。 报表、名册、图册等每本为一件。 2 2 、文件材料归档年度的确定 安排、总结、合同、统计等材料归入文件内容针对的年度。 请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。 跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。 会议文件归入会议的开幕年度。 3 3 、文件材料保管期限的划分 企业文件材料保管期限根据永久

3、、长期、短期花粉。详细到每份文件的保管期限请参照天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表。 4 4 、文件材料的排序 在分类方案的其次级类目下，先按年度分开，在年度下根据不同 保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从 1 排序依次。 文件材料排列须要留意的几方面问题 同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料根据时间结合时间和重要程度排列。 不同级别类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。 文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。 处理材料结论性材料在前，依

4、据性材料在后。 会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。 5 5 、文件材料的装订 文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物，对于装订成册的刊物、书籍、表册等，不在拆订重装。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉。 文件页数多的实行三孔一线的装订方法。 文件页数少的实行塑料曲别针的装订方式，不得运用胶水或浆糊粘贴。 6 6 、文件材料的编号 归档的文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。 归档章项目包括：机构、年度、保管期限、室编件号、室编盒号、馆编件号、 馆编盒号、全宗号。 归档章格式 全宗号 机构问题 室编件号 馆编件号 1 年度 保管期限 室编盒号 馆

5、编盒号 2022 C 1 7 7 、归档章各项的填写要求 机构：填写按分类方案划分的该份文件的类别名。由一、二级类目序号组成，中间用 隔开，例如：0101 表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。 年度：文件型呈粘度。以四位阿拉数字标注。 保管期限：永久用Y、长期用C、短期用D。 室编件号：按文件的排列次序从1编写流水号。 室编盒号：在一级类目下按年度从1编写流水号。如党群管理支配一个流水号，其依次为，在同一年度内，根据永久、长期、短期的依次进行排列。 全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。 8 8 、文件材料编目 编目是指编制归档文件书目。也是盒内书目。其项目包括：室编件号、馆编件号、

6、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。见附件一 归档文件书目的编制要求 归档的文件材料应依据分类方案和室编件号编制归档文件书目，即根据分类排列的结果，逐类、逐件编制书目。 编目以件为单位进行，在书目中一件只编一条条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件书目中只对复文进行编目。 归档文件书目各项填写要求 件号：依归档章件号填写。用阿拉伯数字表注。 责任者：制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者，责任制者需填写全称或 规范化简称，不行填写本公司、本单位等，联合发文有本单位参加的只填写本单位，无本单位的只填写第一责任者。 文号：文件的发文字号。应照实抄录，并用阿拉伯数字表注，年度、代字

7、依次号都不能省略，文号中的年度以 4 位阿拉伯数字表注，代字依次号用阿拉伯数字表注，并用 括起来。津房202212 号。 题名：文件标题。没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题。 日期：文件的成文日期，以 8 位阿拉伯数字表注。如 页数：登记每一件归档文件的实际页数。文件中有图文的页面为一页。以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。 备注：主食文件须要说明的状况，一般状况下不填。 归档文件书目的装订与书目索引的编制。按一级类目依年度保管期限装订成一册。并要编制书目索引，置于书目前面，内容包括：类目名称、年度、保管期限、起止件号、页码等项。 8 8 、装盒 根据本盒的文件书目，整理

8、完毕的企业文件材料、备考表依次装入档案盒，并填写档案盒背脊和封面。 盒内备考表的编制： 盒内文件状况说明：说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等状况。 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。 日期：归档文件整理完毕的日期。 档案盒的填写要求 封面：单位全称 盒背脊的填写要求： 全宗号：向档案馆移交时按要求填写。 年度：填写盒内文件的形成年度，并以 4 位阿拉伯数字表注。如 2022 保管期限：填写盒内文件所属保管期限，以汉字表注。 机构问题：填写盒内文件所对应的一级类目的名称。 起止件号：用阿拉伯数字表注，填写盒内第一份文件爱女和最终一份文件

9、的件号，中间用-连接。如 135 盒号：用阿拉伯数字表注。 五、基本建设、设备仪器设施管理文件材料的整理要求 1 1 、材料的分类组卷 详细项目的管理性文件材料应放入所针对的项目内组卷 基建项目、设备仪器设施方面的文件材料按期构成或阶段分别组卷。 基建项目修理、改建形成的企业文件材料单独组卷并排列在原项目案卷之后。 设备修理、技术改造形成的企业文件材料单独组卷饼排列在原设备案卷之后。 2 2 、卷内文件的排列 (1)管理性企业文件材料按问题、时间或重要程度排列。 案卷内文件材料排列，文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 基建类文件材料按项目依据性

10、材料、基础性材料、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工验收排列。 设备类文件材料按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行修理依次排列。 3 3 、案卷的编目 卷内文件材料页号的编写 案卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。 成套图样印刷成册的文件材料，自成一卷的，原书目可代替卷内书目，不必重新编写页号；与其他材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最终，将其作为一份文件填写卷内书目，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。 卷内书目、卷内备考表不编写页号。 卷内书目的编

11、制 序号：应用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内文件材料件数的依次。 文件编号：应填写文件材料的文号或图样的土豪、设备代号、项目代号等。 责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。 文件材料题名：应填写文件材料的形成日期。 页号：应填写每件文件材料的首尾页上标注的页号。卷内书目排列在卷内文件材料首页之前。 案卷封面的编制 案卷题名应简洁、精确的说明卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或袋子、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。 立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。 起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。 保管期限：应依据保密规定填写卷内文件材料的最

12、高密级。 档号：应填写全宗号、分类号、案卷号。全宗号可为空；分类号是指按分类方案规则划分该卷档案类别名；案卷号是指档案按肯定依次排列后的流水号。 案卷脊背的编制 案卷脊背的项目有保管期限、档号、案卷题名。 卷内备考表的编制 说明包括：案卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷供应过程中须要说明的问题。 立卷人：应由责任立卷人签名。 立卷日期：应填写完成立卷的日期。 检查人：应由部门或项目负责人签名。 互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式。 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 4 4 、案卷的装订 案卷可采纳装订和不装订两种形式。 案卷内不

13、同幅面的科技文件材料要折叠为同一幅面，破损的要先修复。幅面一般 采纳国际标准 A4 型或国家通用 16 开型.图样折叠时标题栏露在右下角。 案卷内不允许有金属物。 不装订的案卷，应在每份文件材料的右上角加盖档号章。档号章的内容有：档号、序号。 六、业主档案的整理 业主档案要以每户业主为保管单位，组成一卷，卷内以件为单位按文件产生的先后依次排列，每件盖档案章、，档案章、页号、卷内文件书目、备考表的编写同基建、设备档案。整理完结后装入档案袋，档案袋封面填写小区名称、楼栋号、房间号及业主姓名。档案袋按楼栋楼层排列编写卷号，装入档案盒，盒内视档案材料多少，可装入若干档案袋，档案盒外填写小区名称、楼栋号、房间及案卷起止号等内容。 七、会计档案和职工个人及特别载体档案根据国家特地规定整理 1、会计档案管理方法 2、照片档案管理规范 3、磁性载体档案管理与爱护规范 4、企业职工档案管理工作规定 第11页 共11页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页第 11 页 共 11 页